文件档案管理一体化研究

　　摘 要：＂文件生命周期理论＂解决了档案理论与实践上的难题，对文档工作影响深远；中西方文档机构、体制的差异，决定了我国无法照搬＂文件生命周期理论＂，而只能通过有选择的借鉴，推动我国的文档一体化发展。
　　关键词： 文件生命周期理论；文档一体化
　　在当代，随着我国政治、经济的迅猛发展，社会活动日趋呈现复杂、多样的特点。而在此过程中，大量的活动伴生物——文件档案随之产生。可以预见，随着社会实践的深入，文件档案资源将永不枯竭。而如何合理的收集、整理、保管这些文件档案资源，不断提高文件档案管理的质量与效率，进而维系文件档案资源的真实、完整、有序与长远使用，着实是摆在文件档案工作者面前的现实问题。文件生命周期理论则为这一问题的解决，提供了可供参考的范例，并为今后的文档一体化管理，指明了理论探索与实践探索的方向。
　　一、文件生命周期理论相关概念的简要评述
　　首先，就让我们从基本理论层面，对＂文件生命周期理论＂的相关理论概念进行初步了解。＂文件生命周期理论＂中的＂文件＂概念是一种广义概念，较之常规意义的＂文件＂概念要宽泛得多。＂文件生命周期理论＂把文件视为＂文件的集合体＂，认为＂档案＂（非现行文件）的形成只是广义文件运动的最终结果，一切的文件运动形态，都只是＂广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分＂[1]。
　　由此，＂文件生命周期理论＂以＂文件集合体＂的形式，合理的维护了文件各阶段的整体统一性，进而将文件运动以整体的形式，跨越了从形成直至销毁或永久保存的各阶段，并且能让管理者以一个完整、清晰的视角，观察、界定文件运动的整体过程。实际上，基于这一完整过程，可以明确文件价值的阶段性变化，以及在广义文件运动过程中文件价值形态与管理形式、保管场所、服务对象之间的对应关系。而在文件价值形态转化的同时，从阶段性的广义文件运动视角出发，可将广义文件依次划分为现行文件、半现行文件与非现行文件。此三种广义文件的划分，同样适用于我国的文件档案运动过程。
　　二、中西方文档保管机构的差异、我国文档工作的融合以及推动实现文档工作一体化
　　实际上，我国的文件档案保管机构同国外存在较为明显的差异。这种差异体现在：我国的半现行文件是存放在本单位档案室或档案馆，而国外的半现行文件则送交文件中心保管。实际上，这种差异显著。根据联合国教科文组织对文件中心的定义：文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各不同行政机构的半现行文件进行经济地保管与提供利用，并在这些文件被销毁或移交档案馆之前进行系统处置的保管机构。文件中心是独立于文件形成机关和档案馆的，又处于文件形成机关与档案馆之间的过渡性机构。
　　显而易见，国外建立的＂文件中心＂，作为半先行文件的储存、管理机构，及其文件价值鉴定、销毁、移交机构，既节省了文件来源单位的空间、人力、财务资源，又避免了因单位不同，所导致的文件整理标准各异，以及鉴定、销毁程序的不统一、不规范。再者，又提高了文件管理的整体效率，减少了移交过程中不必要的时间浪费，极大的提升了文件管理的科学性、规范性与效益性。
　　此外，文件中心与形成机关档案室存在显著差异。其一，文件中心有的归属于档案行政管理机构，有的是独立运营的商业机构，而档案室则明确归属于文件形成机关。其二，二者的保管对象存在差异。文件中心保管的对象是半现行文件， 而机关档案室保管的对象包括半现行文件、乃至非现行文件。其三，二者的职能存在明显差异。文件中心承担文件的保管、鉴定以及提供利用的职责， 而机关档案室则主要承担本机关文件的收集、利用和保管工作[2]。
　　实际上，相较于西方的文件管理中心，我国各机关档案室的文档管理工作，往往存在着文档管理质量良莠不齐、管理效率偏低、执行标准不统一等诸多问题。而要解决这些问题，则必须要明确文件工作、档案工作的统一性和整体性，统一制定与执行文档工作的管理流程与标准规范，并正确处理好两者之间的有效融合和顺畅衔接的问题，以此真正实现我国文件管理与档案管理的一体化，推动我国整体的文档管理工作实现质的跨越。此外，笔者认为，在符合我国文档工作自身需求、特点的基础上，参照西方文件中心的管理模式、功能设置，对我国众多的机关档案室进行有针对性的改造，是解决文档管理工作现存问题的关键一环。具体来讲，就是要科学、合理的调整我国机关内部的档案机构设置与体系，将本机关办公室的文件管理工作与档案室的档案管理工作实现合并，统一文件档案管理工作与职能；联合不同机构部门的档案室，实现共同办公与集中布局，低成本、高效率的实现文件、档案的一体化管理，并制定和执行统一的文件档案管理业务标准与操作规范，做到文档管理的统一、标准与有序。
　　此外，基于文件生命周期理论的内在要求，参考西方国家的文档工作体制，总体来看，应将我国的机关公务文书处理工作与档案管理工作紧密联系起来，并从业务体制上将两者建立紧密的联系，把文书处理与档案管理融为一体，将档案室工作与档案馆工作紧密结合起来，形成文书处理部门、档案室、档案馆密切相联的一体化业务体制[3]。实际上，基于文件生命周期理论＂连续统一＂的思想内涵，参考相关西方国家，如法国、意大利、瑞典等国家所建立的集中式档案管理体制及其特点[4]，结合我国档案工作集中、一体化管理的现实情况与发展要求，笔者认为该建议的理由有如下几点：其一 ，＂文件生命周期理论＂根本上强调的文件运动的整体性，应该体现到文书与档案的一致性上。将文书处理与档案管理融为一体，可以深刻体现文书形成的主观意图，从而更加明确文件档案的长远价值，有利于文件档案价值的鉴定工作的进行以及文件档案潜在价值的挖掘与实现。其二，实现文书处理与档案管理的融合，可以使文书处理工作统一于国家的相关业务标准。并且，在紧密联系文件档案管理部门之间关系的同时，防止了管理衔接上的疏漏与责任推诿，做到协同配合、有的放矢、权责明确。其三，该措施不仅能降低成本、精简机构，而且能提高文书立卷、归档移交的质量与效率，同时保持文件档案管理的连续性与一致性。
　　基于上述论述，笔者认为，参照西方的文件中心，在保留我国机关部门档案室的同时，对其进行相应的功能改造、体系调整与集中布局，同时将文件形成及处理工作与档案工作在业务上实现有效融合，构建前后衔接、连续统一的文档案管理体制，进而推动落实文档工作一体化。当然，这种模式仍有待于我们在实践中检验与摸索，并使之逐步符合我国文档工作及其一体化管理的现实需要。
　　三、结束语
　　文件生命周期理论为我们指明了文档一体化的实践方向。然而，完全照搬文件生命周期理论及其管理模式，又很难满足我国文档管理的现实需要。因此，只有从我国文档工作的现实情况出发，有针对性、有选择的借鉴文件生命周期理论，因地制宜的打造符合我国国情的文档工作模式，才能最大程度的提升我国文档管理工作的整体水平。那就让我们共同努力，在探索具有本国特色的文档管理一体化的未知征途上阔步前行。
　　参考文献：
　　[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001：212.
　　[2]窦晓光.努力建设具有中国特色的档案管理体制——转型期的档案管理体制改革研究之二[J].档案学通讯，2006（1）：20.
　　[3]王仁邦.浅谈文档一体、馆室结合的业务体制[J].档案学研究，1997（1）：40.
　　[4]惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001：212.
　　作者简介：杜鹏（1986–），男，天津人，天津医科大学综合档案室，硕士研究生，助理馆员，研究方向：档案学基础理论、高校档案工作等。