高校基建档案管理存在的问题及对策研究
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【摘要】目前我国各高校对基建档案的管理缺乏足够的重视，普遍存在着归档意识差、归档不完整、档案管理制度不完善、档案管理和利用水平不高等现象。本文从基建档案的重要性出发，对当前高校基建档案管理中存在的主要问题进行了全面分析，并提出完善基建档案管理的途径和方式，以期为高校基建档案管理工作提供有益的思路。
【关键词】高校;基建档案管理;对策研究
随着国家对高等教育投入的不断加大，我国一大批高校经历了扩张规模、建设新校区的发展阶段。在此过程中，大量的基建项目工程档案形成。这些基建档案既是工程竣工验收的必需文本，也是日后工程维护、改扩建的重要依据，因此，对各高校基建档案管理工作提出了更高的要求。
一、高校基建档案的特点
高校的基建档案除了普通档案具有的职能性、原始性、价值性等特点之外，还具有以下几个特点：一是档案的管理周期长，它主要体现在一项工作从计划审批到竣工验收甚至维修所需要的一个时间段，档案从内容到数量都相当庞大。二是专业性强，因为基建项目是一项专业技术性很强的作业，有着严苛的标准体系，所以在档案的管理方面对其科学性有较高的要求。三是成套性，基建档案涉及从开始到建成的所有相关资料，会形成一套完整的文件。四是复杂性，基建档案不仅数量庞大，而且涉及部门广、环节多;档案的管理过程必须注重统一管理。五是可利用性强。
二、高校基建档案管理普遍存在的问题
从目前各高校基建档案管理工作的总体情况来看，普遍存在有关部门重视程度不够、管理制度不完善、管理人员缺乏专门的业务技能培训等突出问题，也由此造成了基建档案材料不齐全、利用不合理等现象。具体来说，主要存在以下几方面问题：
（一）基建档案管理人员配备不足。一般而言，高校的基建工作都是在学校领导、基建部门以及建设人员的直接参与下完成的，整个过程都没有配备档案部门专业管理人员，缺乏主动介入，导致了档案管理人员对项目缺乏了解。而现有档案管理人员对基建档案归档意识薄弱，存在对基建档案归档指导不够、管理工作效率不高的突出问题。尤其是近年来，伴随着各高校新建分校区、基建项目全面铺开，更是加大了档案部门的工作量。如果档案管理人员的积极性不高、认识不足，就会影响档案的归档时间，甚至会导致基建档案的遗失。
（二）基建档案管理运行机制不畅。由于新校区建设项目庞大，往往都是向多个单位发包完成，大量基建档案生成于各个单位和环节当中，因此，极易造成档案归档工作脱节的问题。从职责分工来看，各分承包单位应负责基建档案的收集、整理和汇总工作，或者由建设单位委托一个承包单位对基建档案汇总整理。但是由于档案管理人员没有加入到基建项目的建设中，不能与施工部门进行交流，各部门又缺乏统一规范的运行机制，达不到统一的归档标准，所以无法实现档案汇总整理。即使个别单位发现了这种问题，也无法及时去更正这些问题。
（三）基建档案管理制度不够完善。很多高校的档案管理部门对基建档案的工作规范和管理水平不足，缺乏详细科学的归档标准，甚至对基建档案的归档范围、归档流程都没有切实可行的办法，导致学校基建档案管理成为纸上谈兵，无法指导具体工作。同时，档案部门资金不足，没有足够的资金购买专业设备对图文进行处理或复制，这样就会导致基建资料不够完善。特别是随着互联网技术的发展，原有的档案保存技术、方法已经远远不能满足档案管理工作的需求。
三、高校基建档案管理的原则和方法
如何采取有效措施，保证高校建设中各项基建项目档案的齐全、完整和合理开发利用，为国家建设和学校的建设发展服务，是每一个建设者和管理者的重要任务和职责，档案工作者更是责无旁贷。我们认为，提高高校基建档案管理水平应当坚持以下原则和方法：
（一）统一性。高校基建档案统一领导，统一管理，责任明确，责任到人，以确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
（二）完整性。基建档案应全面反映基建项目从申请立项到竣工验收的整个过程，建立切实可行的归档进度表，加快归档工作進程，保证档案的完整性。具体来说，可以实行＂工程竣工档案保证金制度＂，将工程款的5%作为押金，利用经济手段治理来保证档案的完整性。
（三）准确性。在基建项目的各个阶段都重视文件材料的价值，如文字材料要有主要负责人签字，以单位名义形成的文件要加盖公章，图纸标签栏不得有漏签等，基建档案归档前应认真审核，保证基建档案的准确。
（四）系统性。基建档案应制定详细的归档范围，按不同类目及时收集、整理，在建设项目各个阶段生成的的文件材料原件，如工程前期的文件材料和工程竣工验收合格后的的各种文件都要及时归档，便于管理和使用。
（五）安全性。基建档案必须妥善保管，有完整的查阅与借阅制度，以确保档案的安全。
高校的基建档案内容复杂多样，因此对基建档案管理工作有着很高的要求。我们认为，通过以上举措，可以理顺高校基建档案工作的运行机制，有效提高基建档案管理工作的科学化水平，从而为我国高等教育事业的全面发展提供有力保障。
【参考文献】
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