做到这点你也可以成为时间管理高手

　　文／小鱼
　　即使是经验丰富的管理者，也会在工作中很多管理者在工作中都会遇到同样的问题：
　　没有足够的时间去完成所有的事情。
　　＂我今天一天都在回客户邮件，没有任何思考时间＂
　　＂不仅要处理工作难题，还要管理团队，好想有分身啊＂
　　＂事情太多，完全没有头绪＂
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　　如果你还陷在上述这种苦恼中，那你一定要好好思考时间和任务管理的重要性了。
　　不仅仅是管理者，时间管理对每个人来说都是一个挑战，只是管理者面临着更高更多样的要求。
　　管理学大师德鲁克认为：有效的时间管理，需要你记录自己的时间，知道时间消耗在了什么地方；然后学着管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；最后，你需要集中自己的时间，成为连续的时间段后对其进行有效管理。
　　01、如何进行时间管理
　　我们可以按照德鲁克的做法，记录自己某几天的时间是如何度过的。一周过去后，可以让你清楚明白自己什么情况下效率最高，什么情况下效率最低。
　　《管理是个技术活》中列出了详细的时间管理清单，可以帮助管理者进行高效的时间管理：
　　①制定一个时间表，并尽可能坚持。例如，在一天的开始或结束时回复邮件，拨打电话。每天结束的时候花点时间整理你的工作空间，这样你就为第二天作好了准备。
　　②保持你的工作空间整洁有序。不要让诸如待办清单一类的东西杂乱地堆放在桌子上。这样你能很快地找到那些重要文件。
　　③使用待办事项清单。列出所有需要完成的任务，这是一种很好的方式， 可以让你在完成一项任务后，继续前行，并体验成就感。当你布置任务时，要具体且详细。如果你有重大的项目或任务，把它们切分成小任务。最后，将清单放在显眼的位置，不要让它混杂在你的书桌上。
　　④优先考虑这些任务。这样你就不会花太多的时间在那些看起来很紧急的事情上（比如接电话），而没有足够的时间在那些真正重要的事情上（例如关心客户需求）。
　　⑤管理干扰事物。不要觉得一收到邮件或信息就必须回复。不是每个人都需要即刻关注。当有人在没有预约的情况下前来拜访时，你可以说自己正在处理一些重要的事情，询问他们可否在完成工作后再行接待。
　　⑥不要拖延。有时候，大型项目会让人望而生畏，所以你很容易把它们推到一边，直到你有一整天的时间来处理它们。问题是，这天似乎永远不会到来。如果你每天花少量的时间在大项目上，完成与之相关的任务，你就不会感到不知所措。
　　⑦避免承担太多。学会说＂不＂，这可能是最大的挑战，尤其是老板的要求。提供一个备选方案——例如一页的总结或多页的报告。解释为什么你不能参加那个会议，但是如果部门需要代表，你可以派人代替你。
　　作为管理者，你能做的最重要的事情之一就是管理你的时间并充分利用它。只有这样，你才能取得更多成就！
　　02、如何处理任务优先级
　　很多管理者觉得时间不够用，是因为没有明确区分事务的优先级。
　　经常花费很多时间在不着急的工作上，从而导致自己手忙脚乱。
　　当你检查待办事项清单时，你需要明确哪些任务是紧急的，哪些是重要的。这两者的区别在于紧急任务不管其结果如何，都需要立即注意，而重要任务如果没有完成才会产生后果。
　　当你判断一项任务是否重要时，问自己以下问题：
　　如果任务没有完成，会对其他人或其他项目产生什么影响？
　　该任务影响到多少人或多少项目？
　　是否有一些任务必须在该任务完成后才能开始？
　　该任务有价值吗？
　　显然，重要的任务必须先完成。为了进一步区分它们的优先级，要弄清楚哪些任务时间紧迫、有截止日期。这可以帮助你筛选出最重要的任务，这样你就可以首先专注于它们。
　　那些既重要又有截止日期的任务会排在最前面，而那些即将到截止日期的任务显然需要首先完成。
　　还有，清单上有任务逾期吗？如果有，后果是什么？你能在截止日期前得到延期吗？
　　说到时间，你还需要决定清单上每个任务需要花费多少时间。你可以标记那些可以快速完成的。如果你已经完成了一些重要的事情，没有时间或精力在午餐前或一天结束前完成另一项重要的任务，那就把注意力转移到轻松、低强度的任务上。立即处理它们，它们会很快从你的列表中移除。
　　为了进一步帮助你区分清单里的优先级，你需要考虑以下事情：
　　1.不想做的且不需要做的事。
　　2.不想做但必须做的事。
　　3.想做且必须做的事。
　　4.想做但不需要做的事。
　　去掉你不需要做的事——上述的1和4。看看2和3的任务。你很想跳到第3类——想做且必须做的事。
　　然而，你首先要解决第2类问题。将你不想做的事情整理在一起，然后激励自己去完成。例如，戴上耳机，一边听音乐一边工作。这将帮助你心情愉悦地完成此项任务。
　　优秀的管理者既聪明又勤奋，他们会集中精力和时间。给任务设定优先级可以帮助你专注于那些重要的事情。