新时期文书工作的服务创新意识
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摘 要：办公室文书工作是一个综合性服务性工作，同时也是一项非常严肃的政策性、业务性很强的工作。在单位内部起着联系沟通各级各部门上情下达、下情上达的作用，对外又是服务的窗口直接关系到本单位的形象和声誉。文书工作要改进工作方法增强创新服务意识提高服务水平，加强沟通联系提高综合协调能力。
关键词： 办公室工作；服务意识；责任意识 ；创新意识
各单位办公室文书工作是一项责任强、要求高、细致认真的工作。公文工作流畅有效是办公室工作质量和工作效率的体现。为单位日常事务工作的正常运转提供强有力基础保障。如何做好办公室服务性工作及时有效的发挥职能作用，有待我们进一步的思考与探索。
一、文书工作的重要性
（一）文书工作是行政管理的重要组成部分也是单位办公室工作的主要内容，其重点是文件编辑、传递、使用、保存或销毁管理工作
文书工作质量与办事效率对其单位上下各部门的工作成效有直接影响。文书事务需要及时、准确地、有效处理和安全地管理往来公文，严格按照具体工作程序来实现办公室文书工作的职能，正确地发挥承上启下、联系左右、办理业务的作用；在日常工作和业务活动中，文书起着沟通联系上下各级，相互协调的作用，不仅要随时向领导介绍所送公文的要素提醒公文的急缓、密级。还要协助领导完成工作及时处理交办事项。还要通过各种有关报表、资料了解掌握情况有针对性的指导、提示、催办所部署的工作在各部门贯彻执行办理情况。
（二）文书档案记载社会的前进历程，客观地反映着领导决策、问题处理、基本工作过程、研究开发等方面成果
及时、准确、系统、完整地提供档案信息是为以后工作提供可靠文字、数据依据。
二、文书工作的突出问题
（一）相当一部分文书工作人员缺乏服务意识、工作缺乏主动性、忽视理论学习和业务能力提高，只关注文件的收发，传递、收集，整理入档等简单的工作
很多文书人员仅仅是文件的传阅者，而忽略了在领导的决策过程中参谋和助手的作用。忽略了观察积累、基础调研、收集信息、经验总结及时反馈的工作。不注重跟踪管理，与其他部门沟通联系不及时，没能有效掌握文件处理的情况，给上下各部门工作带来诸多不便。
（二）在实际的文件处理过程不能规范的处理好收发的各种文件，特别是涉密文件销毁回收程序不规范
在文件处理过程中不能确保文件处理及时、快捷、准确、保密。不能正确的对文件进行分类处置，一味的按流程办事不能灵活掌握轻重缓急的文件及时有效处置问题。
（三）在文件保存、收集归档过程中、查阅程序管理过程中不规范
主要是档号不规范、案卷标题不规范、大部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱、查阅困难、无登记等现象比较严重。
（四）文书档案管理空间相对封闭、方法古板陈旧、工作思维和思路受到人员老龄化影响和制约
文书档案管理人员的文化程度、业务素质和专业技能还不适应新时期文书档案工作的需要，特别是进入信息化时代以来，熟悉文书档案工作内容，能进行文书档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏、硬件设施陈旧不合要求大多以纸质保存为主；有制度执行不到位等问题造成很多文件缺失；给档案的查阅利用带来很大的困难。
三、提升业务能力、增强服务创新意识、提高服务水平。
（一）目前加强文书人员的业务培训提升业务能力是当务之急的工作
定期组织文书人员参加各种培训学习，特别是在电子公文处理、档案管理方面的学习，要不断增加和丰富文书人员的知识内涵，学习新的管理理念、新的管理技术，学习公文管理的新方法，使专业知识得到提高和更新，改变知识老化和知识面较窄的状况，不断加强理论业务知识的学习，提高业务能力；在工作中还要抓好细节工作，主要从制度上细化、明确人员分工、资料记录详实、分类详细、备案准确、归档标准、方便查阅等方面入手，只要从这几方面把好细节关，才能做好文书档案管理工作从而保证文书档案工作的顺利进行。
（二）严格按照各级文件规定及时、高效、遵守保密的原则进行文件处理
文书工作由收文和发文的各环节构成，各个环节即相对独立又相互衔接各具特定内容和功能。要遵守一定的工作纪律和遵循业务流程规范性处理不得随意更改变动；在文件的管理工作中，文书部门要不断适应新形势需要，是细化量化管理，促进文件管理规范化、制度化不断规范文件管理改进文件管理的方式创新管理手段，文件管理的收发、承办、催办、传阅、立卷、归档和销毁等处理过程都要规范化，严格按制度办事提高文件管理水平，发挥文件效用实行目标管理。
（三）不断创新档案收集归档方式，努力提升档案管理软硬件水平使档案管理高效规范
各类行政文件在失去实效后要存档保存管理工作。对阅办完毕的文件要及时回收特别是上级重要文件要按时回收，防止遗失。对收回的文件要分类存放，以备查寻。这就要求文书管理人员不仅有高度的责任感和良好的职业道德、一丝不苟的工作态度，还要有开拓创新精神，还要结合自己的工作岗位要求，注重计算机技术、信息化技术的学习，努力掌握先进的电子技术，积极改进文件管理方式推进电子档案，电子政务档案信息化管理。为档案信息资源开发利用打下良好基础，通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务，从而提高办事效率和档案的利用率。
在文书工作中我们已经作了一些积极的努力和探索，但仍存在一些问题。今后我们还要不断学习、总结办公经验，提高办公效率。随时与各级领导沟通、深入基层征求意见，按领导的要求，不断改进工作的方式、方法，做好上传下达，让上级文件、领导的指示精神，及时、准确的传递到位，。用我们的实际行动，为各级领导、基层单位创造快捷、高效的办文环境。采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的新需要，促进文书事业建设又快又好地发展。
参考文献：
[1] 李辉红.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技，2009（02）1-4.
[2] 褚立慧.文书档案管理中存在的问题与对策研究[J].黑河学刊，2011（02）1-4.
作者简介：张天然（1965–），女，天津人，天津工程职业技术学院院办工作。