高校财务网上预约报账实操问题再探索
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◇中图分类号：F810 文献标识码：A 文章编号：1002-5812（2016）17-0082-03
摘要：财务网上预约报账系统的应用是顺应目前高校经费快增、财务管理细化和财务人员编制限制等供需矛盾所催生的改革举措。但该系统在实操运转过程中仍然存在诸多问题。从师生角度主要是认知和经费负责人、报账人与系统设定衔接等问题；从财会实操角度主要是系统设计与本校财务管理系统信息安全兼容、部分功能缺失和财会人员受理预约报账后续纠错难度较大等问题。解决这些问题首先要立足学校全员参与的共识，聚焦新财务管理的再造、系统自身适应本校财务实际设计的优化、创新和系统实操能力的培育，在改革中不断发现新问题，解决新问题，推进高校财务管理更加科学化、制度化、信息化进程。
关键词：高校财务 网上预约报账 实践问题建议
高校财务的科学管理是其人才培育的重要支撑条件，而这种保障条件已随着近年来高校规模的扩张、经费来源渠道的扩展与数量几何式增长等发生了根本的变化。再加之近年来国家财政部、教育部、科技部等部门陆续出台了严格的财务和项目经费管理规定，对高校原有的财务管理模式提出新的挑战，因受制于现实财务人员编制之不足，以财务网上预约报账系统等为重要内容的财务规范化信息管理改革举措应运而生。网上财务报账系统是对传统报账流程的颠覆性再造，它以网络化、信息化、自动化为手段，实现报销单填写的规范化、业务审批的流程化、财务审核的透明化、资金支付的及时化，其突出优势：一是效率高，比传统报销节约30%—50%的时间；二是规范化，网上报账操作界面流程按财务制度设计，不规范的报账无法操作；三是财会人员由繁琐的手工核算核准变为简化的程序操作，由核算型转变为核算管理型，实施了项目经费的预算控制与管理；四是和谐了财会人员与师生的关系，从相互＂相对立＂的关系变为规范管理的＂相同＂利益维护体。
尽管该系统的设定较为科学，但在具体的财务实操中，由于不同高校财务管理现状的差异和现有财务系统不能兼容等缺憾，更因为网上预约隐去人的直观性，再加之师生的意愿与接受程度不尽相同等，许多学校应用该系统多是解决了报账＂排队难＂的问题，无法达到网上预约报销全过程的网络化无缝衔接。本文以作者单位所使用的预约报账系统为例来探讨该系统实操存在的问题并提出相应的改进意见。
一、学校师生参与并融入该系统实操存在的问题
（一）师生认知问题。
一是系统应用初期师生的心理排斥。大多数师生受传统财务管理方式的影响根深蒂固，依然认为财务报销业务是财务人员的本职，对自己参与其中有着本能的拒绝与排斥。而网上预约报账是一个相对开放的系统，师生必须融入其中，这似乎增加了师生＂不该承担＂的工作量，让＂教授干会计的活，学生接出纳的班＂，也使财务人员哭笑不得，百口莫辩。新型财务管理模式纳入了师生参与，既是一种理念的改革，本身又需要师生＂多余＂的学习、掌握并使用，容易使广大师生在新引入使用时产生连带式抱怨：传统的管理方式需要花费大量的时间和精力来报账，新的管理方式却增加了学习并必须掌握使用网上预约报账系统。
二是师生年龄差异性认知。在高校财务服务对象中，年轻师生对网上预约报账系统有极强的认可度，其主动性普遍较强，学习积极、接受更快、应用最多；而年龄偏大的教师被动接受的多，主动性不强。而恰恰是这部分较年长的教师，他们的科研教学任务重，作为负责人的项目经费多，时间忙，认为报销实行预约程序麻烦，不如当面报销方便，不愿意花时间学习预约报销程序，即便是采用网上报账，也往往漏洞百出，反复修改，预约失败，重复递交，进而对使用网上预约报账失去信心。
（二）预约实操问题。
一是＂授权＂预约的缺失。在网上预约报账系统中，有一个重要的先行步骤是＂授权＂，即项目经费负责人最重要的一个环节是授权。没有授权，除非项目经费负责人自己在网上预约，但实践中这些教职工往往因各种原因不会直接预约，其他人如果没有得到合理授权，也就没有项目报销内容可选，更无法完成操作。其实这里的授权，是有时间和操作类别的严格限制设定，细分为若干具体的操作系统，如日常报销授权或差旅报销授权或借款系统授权、甚或申报系统授权，等等，但这些均在实际运行中不明晰，授权变为无限授权，增加项目经费管理的风险。另外一个普遍现象是授权＂卡脖＂，比如校级财务放权到学院一级管理，学院的公用经费来源广、头绪多，不同项目管理要求各异，责任管理又要求＂一枝笔＂。那么，这些数额较大、门类诸多的经费如何安全授权，授权于谁，确属一个实际问题。基于此，我校全面网上预约报账已实施多时，但90%的学院一级公用经费网上预约工作一直无法开展。
二是报账信息缺失的问题。一方面表现为预约方式的缺失。网上预约报账，如果录入一笔报账信息会出现一张预约号并对应一张记账凭证，显然是资源浪费；而涉及多种报账业务同时预约，由于预约程序不可能按财务制度详细分类，故会出现所有预约数据自动生成一张记账凭证，违背了不同内容和类别的原始凭证不能汇填在同一张记账凭证的财务制度规定；如果将这种表象一张但内涵复杂的凭证交于财务人员。往往则会因票据和经费来源多且混杂而出错，反而降低了报账效率，体现不出这种方法的优势。另一方面报账人相关知识的缺失。财务票据的分类具有很强的专业性，但网上预约报账系统为了方便广大师生进行网上预约，将财务票据尽可能地分成通俗易懂的科目类别，预约人员只需对号入座即可。然而，财务报销票据种类繁多，有些票据还要视具体的情况由会计处理确定。我校在预约报账系统试运行的初期，能将票据分类完全正确的预约单不足20%。再加上会计制度在实际工作中的详细要求，师生送来的预约单不是少了经手人签字就是所附单据手续不全，或是预约了不符合财务制度规定的票据，师生为此要反复多次补全手续，即便如此也会出现查看修改录入数据时却发现部分必需数据丢失， 或是单据预约失败等。为此，大大增加了财务人员的工作量和工作压力。
三是款项支付信息缺失。网上预约报账的基本目标是实行无现金支付，不受理现金业务，结算只实行转账汇款，一般分为网银对公和网银对个人账户两类。这里的网银对个人账户主要包括师生个人相关联的银行汇款信息和其他人的个人户名的汇款信息。网银对公一般是指以单位名称为户名的银行汇款信息。无论网银对个人还是网银对公，汇款信息均有户名、开户行和账号。实行银校直联网银汇款开通以后，网银转账汇款的速度方便快捷，特别是对校内的师生个人相关联的中行转账汇款，几乎可以达到实时到账。但是网银快速有一个最基本也最关键的前提：即汇款信息必须准确无误。不是100%正确的汇款信息，只能等拿到银行的退汇单据，再核对正确的信息后重新汇入。
二、财务人员实操过程中存在的问题
（一）系统设计对接学校财务管理现实的缺失问题。
一是符合不同类别项目管理要求的预约报销资金额度无法掌控。预约系统与财务报销系统虽属同一个财务综合服务平台，但由于诸多现实问题一般均相对独立。这种＂两张皮＂现实使预约系统难以根据财务报销系统来设置不同类别项目预约报销的额度限制，只要项目经费有足够的余额，网上预约系统即可接受，完成财务报销预约，自动生成预约单；但当预约单送达财务人员生成财务凭证时，如果发现预约额度不能对应项目经费要求，财务凭证无法生成，则该次预约报销业务被迫中断，重新预约，这给预约报销与财会人员均造成困扰。
二是大批量的资金跨行发放受限。例如集中发放大批量的学生助学金，我校目前网上预约报账系统中的申报系统只接受同一银行的批量网银对个人账号发放业务，无法进行跨银行大批量对个人业务。再加之申报系统中对每次发放人数的限制，一般每次只能有几百人，这样一次性大批量网银对个人账号发放业务需要许多次操作才能完成，否则网银则无法通过。
三是退汇修正难以快捷实施。网上预约报账不受理现金业务，只接受转账汇款，大量的转款业务因多种原因产生了较多的退汇问题，财务人员又不能与预约人当面交流，故复汇很难快捷完成。如果批量一次性对若干个人账号转款业务中，只要有一个人账号错误，即可能导致全部退汇；更何况大量的国库支付业务若发生退汇，因其审核程序较多，复汇则所需时间更长。跨行汇款若信息有误，由于网银系统无法自身核对账号，只能等银行退汇后再做后续处理。
四是实际报销金额与预约报账短信通知金额不一致。预约报账系统提供后续的短信追踪服务，财务人员审核处理预约单业务以后，预约报销人员会接到预约单生成金额的提示，这在预约金额与报账金额相一致情况下实现了追踪服务目标。但相当情况下，实际报销金额与预约报账金额难以一致，财会人员又不能进入预约系统按照财务制度来矫正或增减金额，故这种不对称的短信通知往往产生了误会或不信任效果。例如：差旅费报销是目前财务管理中一项十分严格的审核业务，而预约系统规则比较机械，没有因人设定的＂随机应变＂，财务人员处理该项预约单时，会严格按照相关制度审核票据，并根据当事人的级别和标准调整报账标准，增减相应的差费补助，这样预约单金额与实际报销金额不可能一致，但预约人仅能收到预约金额，实际报销金额未知；特别是预约单报销票据有手续不全或是金额计算不准确时，实际报销金额也会与预约单金额不相符时亦会生产这种情况。如果预约报账以财务人员审核通过的报销金额为准，并在汇款成功到账时短信通知，服务效果更人性化。
五是预约系统的兼容性和系统实操链环节网络化衔接问题。第一，网上预约系统没有和学校财务管理系统、特别是实操过程需要兼容的财务管理子系统兼容、学费管理系统、税收与非税收管理系统、科技项目管理系统、日常开支较频繁的其他系统等的兼容。许多系统连结仍然靠人工操作，易于出错；第二，网上预约系统没有实现与银行无现金支付系统连结，尽管实现网银支付或公务卡支付，但这些结算都需要二次录入金额、账号等支付信息，没有达到高校财务系统与银行系统的资金支付摘要和支付金额全部从账务凭证分录中自动提取的无缝对接，进而实现银行自动实时付款的全自动资金管理模式，这既增大了差错风险，又增加了财务人员的工作量，仍然是该系统＂无现金报销＂终极目标实现的障碍。第三，该系统没有实现网上签批的一条龙服务功能，相关环节靠人工操作。
（二）财务配套管理改革措施对接系统实操的缺失问题。
网上预约报账系统的实施是高校财务管理的重要改革，但形成传统财务管理管理惯性的财务人员，往往难以应对。第一，预约报账的时空无序连锁产生的问题。网上预约报账不受时间、地点和数量的限制，理论上可以无限预约。在有限的时间内财务人员无法在财务承诺的期限内受理完较大数量预约单，特别是每学期末的集中报账期，财务人员一天收的预约单一周内可能都处理不完。如果再加之预约后续处理有问题需要电话沟通交流矫正的预约单，耗费的时间会更多。第二，财务管理流程再造与人员匹配问题。例如网上预约报账银行汇款业务量大幅增长，该岗位的工作量超负荷，而现金出纳岗位工作量大幅较少，如何平衡和协调，值得探讨。第三，财务人员人性化实操能力问题。财务人员尽管应对网上预约报账进行过许多培训与学习，但预约系统与财务系统相对独立，许多财务信息特有的高度的保密性与不可替代性，预约系统无法实地向财务人员开放，报销人员在预约系统使用初期大量的咨询与操作困难，无法通过财务人员得到详尽快速的解答。这种信息不对称带来彼此不理解和沟通困难等时有发生。
三、网上预约报账实操问题改进的建议
（一）向高层开放，中层跟进，全方位普及。实施网上预约报账的培训学习历来主要面向报销人员，而报销人员一般不是经费的负责人，校、院级和专家往往是经费负责人，这种不对称现实使预约报账相关知识无法传达到上层，＂授权＂者不知，工作较难顺利展开。特别是学院一级的公用经费报销，往往会因权责制度等无法得到负责人＂授权＂，即便得到部分＂授权＂，也在预约后续矫正的沟通中比较困难。故对学校全方位、各层面的相关知识宣传、培训，进而达成共识，该系统才能有效运转。在学校管理下移机制下，有必要设立学院一级预约预审制度。
（二）预约报账系统自身的改造更新优化，完善网上预约报账系统的细节控制。毕竟预约报账系统不是为高效自身打量设计的系统，更不是针对某一学校财务管理现状设计的特有报账系统。如预约项目经费额度问题，需要项目管理与报账两个子系统之间数据融合与共享设计；借鉴大型企业和国外经验，自主开发以ERP系统为基础的预约报账系统和审批系统、财务管理子系统、无现金支付自动生成的网银无缝连接系统等的互联兼容。在此前提下， 根据财务制度和纪律规范，利用技术手段保证相关信息不会遭到篡改，重点防范信息的遗失，建立起相应的预警机制，防止财务风险。使用先进的数据加密技术，确保财务信息录入的安全性，并及时进行服务器更新维护。预约报账系统实操过程出现的跟踪信息服务不对称，大批量网银对个人账户发放和跨行业务优化处理，以及系统运作速度和稳定性等问题，均需要依据各校实际优化更新系统功能。
（三）强化全员参与实操与安全防范能力培训。网上预约报账系统需要学校领导与项目负责人、报销人和财务人员的共同参与才能实现其网上程序＂物流化＂操作，无现金支付对接的自动化流程，进而达到高效、快捷、安全运行的目标。任何一方仅知其重要但实操能力达不到要求，这一＂物流＂就难按照财务规范快捷实现。这种实操能力的培训在关注全员参与前提下，首先要重视财务人员实操能力及其示范效应的扩展，其中最急需的是对不使用的预约系统实操与应对异常的纠错能力的培训。特别值得一提的是财务安全防范能力的培训。毕竟网上财务运行的＂机械性＂没有融入财务安全制度和纪律，更没有融入需要保密的信息内容，解密风险可能会时有发生。
网上预约报账系统的实施是高校财管理模式改革的重要举措。它既有学校经费大举扩容的业务需求与传统管理模式低效相互摩擦挤压催生的必然性，也有现实财务管理细化规范和必须的透明化要求的客观性，更有高效财务管理由核算变为核算跟踪管理的迫切性，还有现实财务人员编制与需求矛盾的现实性。固然在该系统实施期、特别是在实施初期会出现广大师生的认知与规范参与问题、财务人员的实操能力问题、系统自身与本单位财务管理衔接等问题，这些均是新的管理模式实施过程中需要不断改革、改进和优化完善的方面，能发现问题就一定能找出解决问题的思路和方法，只有在不断地发现问题、解决问题过程中，才能不断推进高校财务管理的更加科学化、制度化、信息化进程。J
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