讲真不会开会的公司离倒闭就不远了

　　这是＂弘禾师兄＂的第23期分享
　　作者 | 弘禾师兄
　　来源 | 弘禾师兄（jxbj100)
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　　当一个公司开始走下坡路的时候，从两个方面可以看出来，一是严控考勤打卡，另一个就是开会太多。
　　国际知名管理咨询公司Bain & Company，曾针对美国17家大型公司发起过一项关于会议的调研。
　　调研结果显示，这17家公司的雇员中，15%的时间都用在了开会上，高层管理平均每周有2天时间用于开会上。
　　其中20%的人平均每半小时，至少会发送3封邮件。
　　如此频繁的会议，不仅占用大家的工作时间，也会严重影响大家的工作效率。
　　工作中，很多人被这样的会议捆绑，甚至感到力不从心，其实你真正讨厌的并不是开会本身，而是讨厌没有效果的会议。
　　无效会议的几大特点
　　1、开会没目标
　　有的公司老板一声令下，领导便召集部门员工去会议，在踏进会议室的那一刻，大家都很懵，根本不知道这会议要干啥。
　　会议过程中，你一言我一语，会议都快结束了，有些人还不清楚本次会议到底要解决的核心问题是什么。
　　这样的会议毫无目标，不仅浪费大家的时间，还会让大家产生厌烦的情绪。
　　2、开会没主持
　　有些公司的会议，没有设立主持人，对会议的环节，人员的发言都没有限制和制约，当大家跑题时，也没有负责人及时将大家拉回到主题，无形中浪费了很多时间，也让会议效果大打折扣。
　　3、发言没主次
　　会议组织者把部门的所有人召集到了一起开会，之前并未通知大家开会要讨论什么，谁来发言，结果大家都因为没有提前做准备。
　　在老板要求每个人发言时，要么大家逃避发言选择沉默，要么就是发言就杂乱无章，毫无逻辑。
　　这无疑是场无效会议，长此以往，还会对大家的积极性产生很大影响。
　　4、问题说太多
　　开会的目的是解决问题，但是一场会议讨论的问题太多，难免分不清主次。
　　5、问题没解决
　　开会时还有一种常见的现象，就是将会议变成工作汇报，每个部门都是把自己的成果展示出来，并不会提及什么问题，企业存在的问题，跨部门沟通的问题，业务存在的问题等。
　　结果就会导致上次会议的问题还没有解决，加上这次会议的问题越积越多，陷入一个恶性循环中。
　　6、结果没跟进
　　会议开的热火朝天，问题讨论的深入浅出，甚至罗列出一大页纸的问题。
　　可是会后如何跟进与解决，没有明确的解决方案，没有明确的负责人，没有明确的完成时间节点。
　　这样的会议只是问题的生产会，并不是问题的解决会。
　　无效会议是企业管理中一种常见的现象，如果不能在会议中很好的解决问题，那么你的会议多半是无效的会议，不仅浪费时间，还影响大家的工作效率。
　　因此，如何解决这一现象成为众多企业的管理者需要重点考虑的问题。
　　高效会议的方法
　　1、 会前准备的5W2H原则
　　（1）谁（Who）：明确本次会议由什么人参加，所有与这次会议相关的人员都有谁；
　　（2）讨论什么（What）：明确会议讨论的内容及主题，不必每件事都进行讨论，选择最有价值的部分进行即可；
　　（3）何时（When）：开会的时间尽量在活动进行之后，立即进行反思与讨论；
　　（4）何地（Where）：选择离行动越近的时间和地点，有助于开放学习的地方；
　　（5）多久（How long）：时间尽量不要过长，1小时内最好，15分钟左右最佳，但应使内容得到充分的讨论。
　　（6）提前多久通知（How long notice）：开会前要提前通知参会人员，提前多久要看会议的类别而定。
　　设定会议的形式可以是正式的，也可以是非正式的，但尽量减少学习与行动之间的循环时间。
　　会议也不一定非是问题导向，也可以是为了学习而进行的。
　　2、 会中讨论：讨论如何进行
　　（1）明确行动目标是什么？
　　当初行动时候的目标是什么？当初想达成的结果是什么？结果是否如实达成？是怎样达成的？
　　（2）明确过程中发生了什么？
　　实施过程中发生了什么事？为什么会发生？怎么发生的？
　　但是想要真实客观的重现过去所发生的事，并不是很容易，人们的推论过程和不同的角度观点都会造成偏颇，有两个方法可以有效预防这种情况：
　　① 按照时间先后顺序对事件进行重新梳理；
　　② 优先分析会议参与人员认为关键的事件；
　　（3）经验总结，从过程中学到了什么？
　　在事件发生的过程中，我们有哪些收获？如果再进行此类事件，我们怎么做能做的更好？
　　（4）将会议所得经验进行转化
　　将好的经验进行固化，形成之后做同样事物标准，将需改进的问题进行优化，提出新的解决方法。
　　（5）下一步的行动
　　规划下一步的行动，考虑接下来该做些什么？哪些是可以直接行动的？分别由哪些人进行跟进？什么时间跟进完成？要有明确的规划、负责人和完成的时间节点。
　　（6）经验传递
　　将会议梳理出来的知识和经验，分享给需要的其他组织或人，将积累的经验进行传递。
　　3、 会中如何记录
　　（1）会议主持
　　会议要找到一个主持人，提前安排好会议议程，并在会议过程中把控时间和发言人；
　　（2）把控时间与顺序
　　提前罗列好开会发言人的顺序与时间；
　　（3）领导点评
　　如需，每个人发言过后，可由领导逐一进行点评；
　　（4）会议记录
　　会议进行过程中，安排专人负责记录会议纪要，并于会后进行输出。
　　4、 会议纪要模板
　　分享给你一个会议纪要模板，希望对你有帮助。
　　5、 会后跟进
　　会后将下一步的工作安排进行实施与跟进，待下次会议时，及时将上次会议的后续问题进行复盘与总结。
　　最后的话
　　频繁的会议，不仅占用大家的工作时间，也会严重影响工作效率，让会议变得高效，需要掌握以下几个技能：
　　1、会前的5W2H原则
　　谁（Who），讨论什么（What），何时（When），何地（Where），开多久（How long），提前多久通知（How long notice）
　　2、会中讨论：讨论如何进行
　　明确行动目标是什么？
　　明确过程中发生了什么？
　　经验总结，从过程中学到了什么？
　　将会议所得经验进行转化；
　　确定下一步的行动；
　　经验分享传递。
　　3、会中如何记录
　　设立会议主持；
　　把控时间与顺序；
　　领导点评；
　　会议记录。
　　4、会后持续跟进进度