跟单员的职责何在教你如何成为一名出色的跟

　　第一章 目的
　　明确跟单流程，让信息顺利、快速传达到各部门，确保订单保质按期出货。
　　第二章 范围
　　适用于PMC跟单员。
　　第三章 权责
　　第一 协助客服部报价及合同的拟定。
　　第二 合同附表的制定。
　　第三 负责从样品接单到出货全过程的跟进与管控。
　　第四 负责从正式订单接单到出货全过程的跟进与管控。
　　第五 负责客供包材的数量的跟进与监督。
　　第四章 操作步骤
　　第一 样品单
　　一 客服部书面形式下达样品单到PMC跟单员。
　　二 跟单员根据接到的样品单与物控专员询问备料情况，安排车间生产并出货。
　　三 下样品单时需备注OEM客户。
　　第二 样品单出货
　　一 样品订单完成后，与客服部确认好怎么发货，如果是快递单，必须接到清楚的地址和联系人，跟单 员把需发货的内容连同地址以书面的形式（发到部门PMC信息平台）下午3点交与仓库物流专员发 货，并且确认物流专员是否有收到此信息，发完货后以书面形式知会客服部。
　　二 收到样品单时必须查看库存，如有库存时直接开具备货单，如无库存时与4.1.2类。
　　三 样品单完成后进行分类汇总，并根据客服提供的单价整理归档。
　　第三 协助客服部给客户报价及拟定合同
　　客服部工作饱和时协助报价及拟定合同
　　第四 拟定合同附表
　　合同签完后根据合同条款用Excel做好合同附表，打印6份分发给仓库主管1份，车间文员2份，跟 单1份，客服1份，电子档发给部门经理和物控专员一份同时打印一份，并做好存档，附表必须把 合同的要求注明清楚，例如包装要求、包装方式等。如更改处及时书面通知相关部门。
　　第五 OEM订单或品牌订单
　　一 收到客服部下发的正式订单后，先审核订单,看是否与附表相符，如不符合，应第一时间反馈到客服部确定后方可接单。
　　二 对于特殊的订单或急单，跟单员组织相关部门（客服、生产、品管、设备、PMC、总经办）一起开订单评审会解决订单出货问题，如果订单不能满足交期时即时反馈到客服部。
　　三 当接到品牌订单时流程同上。
　　第六 输入SAP系统
　　一 订单确认无误以及相应货款到位后才可生产。将客户的订单输入金碟软件，如有特殊要求需在备注栏里备注清楚，待部门负责人或物控专员审核无误后通知物控专员备料，如需用到特殊馅料以书面形式通知物控专员。生产文员将系统订单转化为生产通知单。
　　二 如订单转化后出现改单现象，首先第一时间通知车间让其更改，如无生产的通知物控即时更改物料需求计划表，如有生产反馈到客服部协商解决。
　　三 审核完成后打印出来一式4份，跟单一份，财务文员一份，仓库主管一份，留底一份用来跟进。
　　第七 生产计划表
　　跟单员根据物控专员提供物料到料信息，再根据SAP系统订单及仓库提供的客供物料到料情况制定《生产总计划表》，经部门经理审批后分发到各相关部门各一份（客服、生产、仓库）。
　　第八 生产进度跟踪
　　一 生产部因物料、生产条件等其它因素影响，导致《生产通知单》无法按时完成时，应立即与生产计划员沟通，生产计划员确认后再对《生产通知单》进行相应的调整。
　　二 生产车间需每日填写《车间日报表》，每日上午9：00前，送交一份PMC跟单员，跟单员根据订单情况,编制《生产进度跟踪表》。
　　三 PMC部跟单员每日去车间巡查，对于未按指令未上线的产品,应及时询问不能上线的原因，对任何不能达成生产进度的产品，跟单员及时与生产部负责人沟通协调，并要求生产部负责人及时检讨、改善，并制定相关措施满足生产进度。
　　四 如在生产过程中发现进度落后或有品质异常情况，将影响订单交期或数量时，PMC部经理应和各相关部门负责人进行协商处理。当最终不能满足订单出货要求时，应发出联络单与客服部联系及时更改订单交期。
　　五 当出货订单欠尾数需补饼时，与生产补饼专员沟通协商处理。
　　第九 成品入库
　　生产部完成每批订单后，跟单员跟踪入库情况。
　　第十 出货通知单
　　一 根据入库（PMC信息平台）的订单知会客服部是否需要发货，如果得到发货信息，根据订单出货情况，整理出货通知单给仓库物流专员发货。
　　二 在订单多的情况下，整理出货通知单统一发到经理处，由经理下午3点统一汇总通知仓库物流专员出货。
　　三 物流完成发货后跟进产品到达时间,如果未按交期到达及时查明原因并知会客服部。
　　第五章 相关文件
　　第一 《PMC运作流程》
　　第二 《生产计划控制管理规定》
　　第三 《物料控制管理规定》
　　第四 《物流管理规定》
　　第六章 记录
　　第一 《生产通知单》
　　第二 《生产计划表》
　　第三 《生产进度跟踪表》
　　第四 《客供物料跟踪表》
　　第五 《出货计划表》
　　第六 《合同附表》