种浪费时间因素的分析与消除方法

　　浪费时间因素分析之一：电话打扰
　　原因
　　消除办法
　　1．不了解严重性
　　做电话时间记录。对电话来源内容和原因作估计。
　　2．处理电话无计划
　　制订阻挡、委派、合并的计划。
　　3．喜欢社会交往
　　在其他场合进行社交严守工作的优先次序。
　　4．自负
　　客观地看待自己。不要过高估计你对别人的作用。
　　5．很想接电话
　　把为工作和为社交打电话加以区别。
　　6．没有躲避电话的计划
　　闭门谢客；秘书阻挡；确定打电话的时间。
　　7．想保持消息灵通
　　在有计划、更可靠的基础上实现。认识到你的管理小组成员很自然地要使你及时了解他们正在做每一件事，不仅仅是基本情况。
　　8．对细节感兴趣
　　认清卷入细节的危险。从例行公事和细节中解脱出来。
　　9．安装和使用自用电话
　　授权
　　10．缺乏授权
　　更多地授权。直接询问应该负责任的人。
　　11．未列出讨论项目
　　自己来组织。作出通话计划。列出讨论要点。
　　12．下属依赖性太强
　　拒绝替他们决策。鼓励首创精神。允许犯错误。
　　13．事实不完备
　　事先准备
　　14．唯恐冒犯别人
　　不要过于敏感，优秀的秘书从来不会随便冒犯别人。集中精力于优先安排的工作。
　　15．缺乏自我约束
　　制订计划，实施，监督进度。给秘书或助手指定责任。
　　16．无法结束谈话
　　学会并使用以下谈话技巧：
　　－－－预先限制谈话时间（＂是的汤姆，我只能谈几分钟。＂）
　　－－－暗示谈话结束（＂比尔，在我们挂上电话以前……＂）
　　一直言相告（＂对不起，琼，现在我必须要走了。＂）
　　17．不切实际的时间预算
　　利用秘书提醒需要注意的事项，来中止这种时间预算。电话前装置3分钟计时器。自己记录一天的时间，弄清楚打一次电话的时间比预计的要多多少。
　　18．缺乏管理自己秘书的能力
　　学习。制订计划。实行。训练秘书或者调换训练有素，经验丰富的秘书。
　　19．阻挡电话无效
　　分析问题。制订计划。与同事们讨论以避免吃惊和冒犯。与秘书讨论以增进她的理解和信心。实行计划。支持秘书。
　　20．没有秘书
　　如果你全部或部分时间需要秘书，就做可行性研究以说明需要。如果你已有助手，让他起秘书作用。如果不需要秘书，就学会在确定时间获取消息的办法，使用隐蔽工作点。切断电话线。
　　21．打错的电话
　　配备人员名单与电话号码表。将电话使用说明通知全体人员。使＂常用电话＂号码醒目。
　　22．职责不清
　　澄清
　　23．＂详尽答复＂政策
　　认识这是对时间和才能的浪费。修改或取消这个政策。
　　24．落后的电话系统
　　改进使之符合要求。
　　浪费时间因素分析之二：顺便来访人员
　　原因
　　消除办法
　　1．不了解严重性
　　作来访时间记录（公事和私事：预定和未预定的）。对来访内容和原因作估价。
　　2．处理采访无计划
　　制订阻挡计划。安排约会。
　　3．自负
　　客观地看待自己。不要过高估计。
　　4．喜欢社会交往
　　你对别人的作用。把来访安排在喝咖啡和午餐时。
　　在其他场合进行社交（喝咖啡、午餐）。严守工作的优先次序。
　　5．有会客的欲望
　　把为工作和为社交去会客加以区别。
　　6．没有躲避来访的计划
　　修改＂开门办公＂实行＂闭门谢客＂，秘书阻挡；隐蔽的工作地点。
　　7，想保持消息灵通
　　在有计划、更可靠的基础上实现。
　　8．对细节感兴趣
　　谈清卷入细节的危险。
　　9．唯恐冒犯别人
　　不要过于敏感。
　　10．缺乏授权
　　更多地授权。直接询问应该负责任的人。
　　11．替你的下属决策
　　只作下属不能作的决策。不做任何你能够授权别人去做的事。
　　12．要求或期待下属过多地征求你的意见
　　实行例外管理。只期待偏离计划。
　　13．无法结束来访
　　把他打发办公室去。在你的办公室外边见面。起来到门口等候其离开。预先限制来访时间。预示见面结束。（我离开前还有什么事吗？）利用秘书提醒你紧急事务以打断来访。直言相告。（对不起，现在我必须去处理别的事情。）站起来到门口去。
　　14．不切实际的时间预算外部的
　　对一天的全部来访者做记录。认清预计社交时间的困难性。
　　15．开门办公政策
　　认识＂开门办公＂并非意味着有形的开门，而是欢迎需要得到帮助的人。将＂开门办公＂修改为有规律地集中一段时间关门。最好是＂闭门谢客＂。
　　16．阻挡来访无效
　　训练秘书学会毫不冒犯地阻挡所有来访者。把秘书的办公桌放在关键位置便于进行阻挡。
　　17．没有秘书
　　如果你全部或部分时间需要秘书，就进行可行性研究以说明需要。为此使用时间记录。如果你已有助手，让他起秘书作用。如果没有，就集中精力发展上述其他办法。
　　18．找错门的来访者
　　训练接待员。告知别人。
　　19．职责混淆
　　澄清各自的职责并加以公布。
　　浪费时间因素分析之三：会议
　　原因
　　消除办法
　　会议之前
　　1．没有目的
　　没有目的就不要开会，要尽可能写出会议目的。
　　2．没有议事日程
　　没有议事日程就不要开会。预定会议应有书面议事日程；如果是未预定的会议，应有口头议事日程以保证与会者有所准备并按议程讨论。
　　3．与会者不适当（过多或过少）
　　只接纳需要出席的人。
　　4．开会时间不适当
　　保证选择恰当的时机。
　　5．地点不适当
　　选择的地点要与会议的目的相一致，能够避免各种打扰，有充足的必需物品，距离大部分与会者最近。
　　6．没有计划
　　考虑和安排适当的计划，以期开最有效的会议。
　　7．会议过多
　　检查有无＂定期＂开会的必要。偶尔停开一次－－看看会发生什么。或者在允许的条件下削减会议时间。
　　8．会议过少
　　估计参与管理、信息交流和协调合作的需要。相应地作出安排。
　　9．不全面的会议通知
　　发出的书面会议通知应具有全部要点，包括预期的建议和必须准备的各种材料。
　　10．不按时开会
　　按时开会。（如果为等待迟到者而推迟开会，领导者就是在惩罚。按时到会者，却奖赏了姗姗来迟者！）
　　会议期间
　　11．社交活动
　　把社交活动留到更恰当的场合。认真对待工作。制订政策并让每一个人知道。
　　12．允许打扰
　　除非是明显的紧急事件，任何情况下都不允许打扰。传送消息要在中间休息和午餐时进行。
　　13．偏离议事日程
　　期望并要求坚持议事日程。抵制各种＂秘密的议事日程＂的做法。
　　14．没有规定结束时间或者没有给各个议题分配时间
　　对会议和需要讨论的各项议程的时间限制要与问题的重要性相一致。
　　15．要求别人陪会
　　预期的任务完成后就可以离开。
　　16．犹豫不决
　　时刻专注于目标并竭力促使其实现。
　　17．没有足够的信息便做出决策
　　召集会议前要保证能得到不可缺少的信息资料，使用它。
　　18．不按时结束会议
　　按时结束。否则无法马上计划后面的时间。
　　19．未做会议总结
　　对各种结论做出总结以保证思想统一，并提醒各个与会者所分配的任务。
　　会议以后
　　20．没有会议记录
　　简要的会议记录中要包括各项决议。分派事项和最后时限。当天的会议记录当天分发。
　　21．没有贯彻
　　要保证所有的决议都得到有效的贯彻。下次会议议程首先以＂尚未结束的工作＂为题列举出没有完成的事项。要求现状报告直至工作完成。
　　22．当事务或目标完成后仍未解散委员会
　　清理名单并解散这种委员会。
　　浪费时间因素分析之四：危机管理
　　原因
　　消除办法
　　1．不了解重要性
　　做危机时间记录。分析根源、原因、严重性以及可控制的因素。
　　2．缺乏计划
　　把各种危机及其原因分类。估计出观的可能性。制订计划预防各种意外事件以保证更有效的处理。
　　3．不善预测
　　对出乎意料的事情做出预测。（墨菲第三定律——假如事情要出错，那就无法避免。）有所准备的行动远比事后补救的行动更有效。
　　4．计划过多
　　（试图做过多的事情）
　　减少计划，每天留出20%的时间不订计划，这样留有余地来应付各种危机。
　　5．反应过头
　　（把所有问题都作为危机对待）
　　限制你的反应，办法是：（a）有意忽略可以被忽略的问题；（b）把所有别人能处理的问题授权给别人处理；（c）只处理那些非你处理不可的问题。
　　6．预防式管理
　　要认识到发生新的火灾比扑灭一场火灾更重要。预防活动比补救活动更为可取。
　　7．拖延（外部的）
　　认识到推迟关键性行动会带来最后时限的压力，以及由于这种压力而常常削弱判断力的内在危险。
　　8．不切实际的时间预算
　　（管理者或上司制订的）
　　承认任何事情都比你想象的要多花费时间（墨菲第二定律）。分析过低估计时间需要的特点，然后给所有关键性预算增加适当的缓冲时间，如20%。
　　9．频繁变换优先次序
　　（管理者或上司决定的）
　　变换工作的优先次序就意味着搁置未完成的任务，如果做得过分，还会损伤士气。测算代价，与上司一起讨论，提出减少变换优先次序的建议。
　　10．机械故障
　　（人的错误）
　　预先采取措施，组织各种资源（人力和其他的）迅速调整，最有效地补偿损失。
　　11．下级报喜不报忧
　　提出关于错误的哲理（学习过程）。与下属讨论。强调必须尽快报告那些可能导致危机的坏消息。
　　12不充分、不准确、过时的信息资料
　　确定对计划、决策和反馈具有决定意义的信息资料；改善信息系统，保证信息渠道畅通。
　　13．忽略一个决策可能带来的消极后果
　　分析可能出现错误的东西。制订应急计划。
　　浪费时间因素之五：缺少目标，优先次序，每日计划
　　原因
　　消除办法
　　1．不了解重要性
　　认识重要性。
　　2．缺少制度
　　建立计划表。每日目标，优先次序和最后时限。查看工作记时表。
　　3．没有制订计划的时间
　　安排时间。把最重要的工作放在首位。认识计划最初要花费的时间，最终会节省3－4倍的时间，而且能得到更好的效果。
　　4． 危机定向
　　（假定危机不可避免）
　　承认工作中的失误。除了天意，绝大部分危机相对来说是可以预知的。多给一点时间。事先预测可能出现的事故。
　　5．没有目标也能成功
　　要承认虽然可能会成功，但不是由于你的行动。有计划的结果比听其自然的结果更能预知成功。
　　6．缺乏自我约束
　　给你自己规定最后时限。努力制订为期一个月的目标，优先次序和每日计划。借助秘书或助手监督进展情况。评价效果。
　　7．行动定向
　　（宁愿行动而不愿思考）
　　认识绝大多数问题是由未加思考的行动引起的。知道做什么可以使你成功一次，而知道为什么要做则可以使你成功多次。所以要花时间去通盘考虑，然后行动。
　　8．害怕承担义务
　　认识目标虽然意味着义务，但你成功以后它也意味着知识。
　　9．缺少工作说明
　　认识当各种主要成绩的内容明确以后，各项目标就容易提出了。
　　10．指定各项任务的优先次序不容易
　　虽然不容易，但这是各项管理活动中最易见效的。确定精力应集中在什么地方。
　　11．认为没有＂典型的＂时间，所以无法实施计划，或者认为紧急事件总是要破坏计划的实施
　　认识大多数管理人员往往每天都在以同样或类似的方式浪费时间。虽然各种紧急事件会扰乱一天的工作，但是，如果事先为全天制订了计划，而且最重要的工作已经在紧急事件之前完成，那么紧急事件带来的损失就会很容易地被减少到最低限度。
　　浪费时间因素分析之六：杂乱无章的办公桌和个人混乱
　　原因
　　消除办法
　　1．不了解重要性
　　认识办公桌上文件杂乱堆积是主要打扰因素和造成文件丢失的因素（找回文件的时间）。采用工作时间记录以便对找回文件的时间作估价。
　　2．缺乏制度
　　设立备忘录，将各种文件归档
　　1． 自负（被一些人视为繁忙、重要和不可缺少的象征）
　　认识到这也许象征着个人混乱。犹豫不决、拖延、不可靠 、优先次序不清以及由于丢失文件而不得不错过最后时限。
　　4．害怕失去控制
　　认识＂计划表＂和＂进度控制表＂比把所有文件都堆放在办公桌上更能提供有效的控制。
　　5．担心遗忘
　　（同上）
　　6．没有授权
　　你自己不要做你能够授权别人去做的事，你不仅过重地负担了别人的工作，而且使别人无法获得经验。
　　7．允许各种打扰
　　阻挡。留一些时间用于有计划的躲避以完成你的工作。
　　8．搁置未完成的任务
　　任意变换工作，搁置未完成的任务，会降低效能和大幅度地减弱各种实际效果。养成圆满完成任务的习惯，规定完整的下属工作，抑制各种打扰，完成一项任务再进行另一项。
　　9．拖延（犹豫不决）
　　首先处理最棘手或最优先安排的事项。自己确定最后时限并实行自我报到你办公桌上的文件能够立刻处理80%。不时处理，使文件保持流动；一次性处理。
　　10．阅读速度慢
　　有区别地加以选择。只浏览要点。学习快速阅读。
　　11．缺乏目标、优先次序和每日计划
　　承认糟糕的计划会造成频繁变换优先次序。搁置未完成的任务和犹豫不决。制订工作计划。执行工作计划。
　　12．任务安排得不适当
　　（外部的）
　　按照优先次序和实际的时间预算进行安排。
　　13．不得力的秘书
　　训练和允许秘书清理你的办公桌。传送消息是她的职责，不是你的。不移动的文件要有标记。在数量上保持最低限度。
　　14．没有阻挡
　　秘书把胡乱邮寄的广告拒之门外，把各种请求转交能够处理的其他人，代替你答复。
　　15．没有秘书
　　把书面工作减少到最低限度。在原件上批复。简化文书归档制度。只保留必需的。
　　16．人员不足
　　鉴定问题。作可行性研究以说明增加人员的必要性。
　　17．文件过多，便函癖，讯息联系过频
　　把过频的讯息联系减少到最低限度，强调简洁，口头互通信息。
　　浪费时间因素分析之七：无效授权
　　原因
　　消除办法
　　1．不可靠——害怕失败
　　承认。认识到风险是固有的，允许犯错误，从错误中学习。
　　2．下属缺乏信心
　　训练，提高，信赖。
　　3．让自己陷入细节和例行公事
　　不做能够授权别人做的事；使自己摆脱细节。
　　4．有职无权
　　授予的职责应与职权相当。
　　5．不清楚。不全面或混乱的指示
　　保证各种指示清楚、完整、不含糊。要求下属重述以保证理解。
　　6．嫉妒下属的能力
　　客观地认识自己。提高自信心。培养接班人。
　　7．自己能够把工作做得更快更好
　　降低＂可接受＂的标准，不以自己的工作水平为标准，避免至善主义。
　　8．＂执行＂比＂管理＂更舒服
　　认识实践导致成功，成功使人满足。控制。
　　9．希望每个人＂了解全部细节＂
　　不应如此，因为有些人已被授予处理的责任。
　　10．来采取适当的控制措施
　　建立各种计划，详细的时间表，进度报告，最后时限检查。
　　11．控制过度
　　放宽。强调完成目标的方法和程序。测定效果而不是活动。
　　12．没有贯彻
　　不断检查进度以便及时采取纠正措施。
　　13．人员不足或下属过于劳累
　　限制期望的事物并减少下属职责。
　　14．不适当。未经训练的职员
　　训练，再指定，再招收；更严格地甄选。
　　15．上交问题
　　拒绝替下级作决策，如果他们需要帮助，要求得到正确的问题。
　　16．问题不清楚
　　保持坦率。要求下属指出并与你及时掌握。
　　浪费时间因素分析之八：即刻想干的事太多
　　原因
　　消除办法
　　1．没有计划
　　确定目标，优先次序，每日最后时限。制订完成它们的策略。
　　2．不切实际的时间预算
　　认识每一件事情做起来都比你想象的要花费更多的时间（墨菲第二定律）。分析低估时间的特点，然后给所有关键的时间预算，增加适当的缓冲时间，比如20%。
　　3．着手稍晚
　　提前计划。早一点开始。即使简单的方案也要使用有关的图表。留有一定的时间。
　　4．应付紧急事件
　　对＂紧急的＂和真正＂重要的＂加以区别。更严格地拣选，优先处理事项。正确地权衡近期需要与长期目标之间的关系。
　　5．反应过度
　　限制你对紧急情况和重要需求的反应，学会必要时说＂不＂字，授权。
　　6．成就感
　　问你自己试图证明什么。实事求是。保持洞察力。如果标准过高就应适当降低。
　　7．不安全感
　　如果超出你的能力，对照规则，更改安排，直至切合实际。
　　8．很想取宠于上司
　　再仔细研究一下上司真的想要……短期的取宠还是长期的成功？
　　9．确定优先次序太困难
　　进行区别。定期与上司共同检查优先安排事项。同上司在优先事项上保持一致极其重要。
　　10．抱负过大
　　承认。调整到符合实际的程度。
　　11．行动定向
　　不要混淆运动与进展，活动与成果。工作中多点精明，少点辛苦，认真想一想你怎样更迅速地达到目标。
　　12．自负。过于自信
　　当心。控制。
　　13．想靠从不说＂不＂字来表示与人为善（外部的）
　　说＂不＂字。有许多无须冒犯又能够表示拒绝的办法。（提供可选择的方案。道歉等等）
　　14．人员不足
　　这是超负荷工作的普遍借口。既然你毫无怨言地完成了所有工作，为什么上司要雇用一个助手做可行性研究。简单地证明需要更多的帮助。在适宜的时候表示拒绝。如果情况毫无希望，寻找其他工作。
　　15．工作或上司的要求过分
　　同上
　　浪费时间因素分析之九：讯息联系缺乏或不明确
　　原因
　　消除办法
　　1．不了解重要性
　　认识
　　2．缺少时间
　　抽出时间。优先保证。
　　3．不倾听意见或不注意
　　发展和锻炼听取意见的技能专心。
　　4．目的不明确
　　澄清。
　　5．利用不正确的渠道
　　选择适宜的渠道（电话。信函。备忘录。会谈）。
　　6．时间选择不恰当
　　选择适宜的时间。
　　7．发音不清
　　检查。改善。
　　8．讯息联系过多
　　简短。不重复。
　　9．讯息联系不足
　　对信息资料的合理性需要做出估价。通过职员会议，企业报刊，备忘录来提供。
　　10．没有保证有效讯息联系的各种政策和程序
　　制订能保证组织重点需要的政策和程序。
　　11．缺乏接受能力
　　检查接受能力：＂你愿意谈一谈……＂
　　12．措词的多种含义
　　认识各种措词对于不同的人有不同的含义。恰当地选用措词。
　　13．不同的价值体系
　　认识经历。训练和环境给表达信息带来了不同的背景。
　　14．曲解或失去消息
　　检查干扰、噪音。活动。估价潜在的影响。把组织层次减少到最低限度。
　　15．语言障碍
　　估价并调整以期适应。
　　16．缺少反馈
　　获得反馈。采取纠正措施。
　　浪费时间因素分析之十不充分、不准确、过时的信息资料
　　原因
　　消除办法
　　1．不了解重要性
　　认识并安排优先事项。
　　2．缺乏制度
　　确定计划、决策和效果的反馈所需要的信息资料。然后确保这些信息资料的可得性、可靠性和及时性。
　　3．难以了解所需要的信息资料
　　讨论并做出决定。
　　4．没有检查信息资料的可靠性
　　不做任何假定。不需过多评价。定期检查。
　　5．提供不需要或没有要求的信息资料
　　避免不必要的、过多的讯息联系。紧扣要点。
　　6．没有估价所要求信息资料的优先次序或紧急性
　　做出估价并相应分配时间。使信息资料、优生次序的分类标准化。
　　7．缺乏审查所需信息资料的优先次序和紧迫性的统一方法
　　找出方法。
　　8．没有预料获取信息资料时可能有的耽搁
　　预料各种耽搁。相应地制订计划。
　　9．缺少获取所需信息资料应有的权力
　　澄清权限。使用＂最后答复时限＂
　　10．别人提供所需信息、资料时犹豫不决或延迟
　　使用＂及时通报＂备忘录。