论高校数字化图书馆建设中信息系统项目采购管理

　　【摘 要】本文以某高校实施的数字化图书馆信息系统工程项目为例，探讨了信息系统项目的采购管理在项目实施过程中的重要性。并分别论述了项目采购计划的编制、项目采购的时机和方式、项目合同编制、招标以及项目采购的外包管理。在该项目的采购管理过程中，科学地运用了信息系统项目采购管理的一般知识及其指导方法，有效地制定了项目采购计划并保障其顺利实施，降低了项目的成本并顺利地完成了项目。
　　【关键词】采购管理；外包；合同；项目收尾；图书馆；数字化
　　[中图分类号]TP3 [文献标识码]A
　　一、引言
　　本文作者在研读《信息系统项目管理师》和PMBOK项目管理知识体系后，为了理论与实践相结合，有幸作为某公司项目经理助理身份，参与了某高校数字化图书馆项目建设为例，探讨了信息系统项目的采购管理在项目实施过程中的重要性。并分别论述了项目采购计划的编制、项目采购合同编制、项目招标及供货商选择、外包管理，以及项目合同管理和收尾工作。
　　二、项目背景、采购概况
　　2013年6月，我作为某公司的项目经理助理参与某高校数字图书馆的项目建设。该项目投资约500万元，采用招标的方式进行。我公司为最终中标单位，该项目建设周期为3个月。该项目涉及到网络建设、服务器集群、SAN存储、应用软件二次开发等方面，该项目跨专业，跨行业，属于典型的信息系统集成项目。
　　项目采购管理是从项目外采购所需产品和服务的过程。通过流程化、标准化的采购管理和运作，运用高效合理活动，可以达到降低成本、增加公司利润的作用。本人担任职某高校数字化图书馆建设的项目经理助理，负责该项目信息系统工程建设方面的项目管理工作。由于高校数字化图书馆建设涉及的工程内容较广，竣工日期要求非常严格，肯定会涉及到工程外包，同时要求设备采购的进程必须满足项目进度的要求。在工作过程中，我灵活运用信息系统项目采购管理的一般理论和方法，科学的制定采购计划，把握了采购的时机和方式，取得了较好的效果。最终按期完成了项目任务。
　　三、采购计划编制
　　业主单位要求我们必须在今年的9月1日之前完成职教园数字化校园系统工程一期的建设工作，这是一个硬性的指标，并在合同中做出了明确的约定。合同一签订，关于设备采购的各种问题随之而来，由于该系统工程的工期是固定的，而且时间相当的紧张；业主与我们签订的付款方式为除合同签订后预付款之外，其他的付款全部是支付相应的进度款。更为致命的是因为接近年底，由于公司财力原因，能够用于支付数字化图书馆项目工程项目采购的资金不是太充足；大多数的目标合作设备厂商的付款条件一般是款到付款；系统分包商一般要求必须支付合同预付款等等。可以说，项目采购工作如果不能顺利的完成的话，势必会造成工程施工进度进程中的无米下锅的窘境，以至于造成整个工程实施的失败。
　　本人作为该项目的项目经理助理要为整个工程的实施过程负责，面对项目采购面临的种种困难，必须逐一克服。＂凡事预则立，不预则废＂，项目采购计划的制定便是第一要务。考虑到上述制约项目采购计划的各种因素，制定该项目的项目采购计划必须权衡诸如采购时间、采购方式、工程进度、当前价格、市场供求状况等各种因素。由于，施工进度计划是必须严格执行的，所以发生在施工进度关键路径上的采购工作必须按照时间严格执行，即便是损失采购过程的某些局部利益；没有发生在施工进度计划关键路径上的项目采购工作，我们计划采用各种技巧和策略与设备供应商展开洽商，力图最大限度地降低项目采购的成本。这样项目采购便基本满足了施工进度的要求。
　　四、根据采购合同计划编制合同，招标，选择好供应商
　　在招标过程中，我们先在本市的政府采购中心网站登记相关招标信息，并举行最初的供应商碰头会，以便我们就参与投标的各个供应商一个初步了解，也有利于潜在供应商对我们的项目有一个清晰，共同的理解。投标过程中，我们先根据本行业信息系统的要求，设置筛选系统——要求竞标企业必须拥有计算机信息系统集成二级（或以上）资质和国家涉密计算机系统集成乙级（或以上）资质，同时是否具有数字化图书馆系统开发经验也作为一个必备的条件。然后根据前期研讨会确定的项目技术参数及验收标准，按照重要程度对每一个评价标准设定一个权重，按照供方所得项目技术标准综合分，结合项目建设价格作为选择供方的依据。经过几轮评选活动后，我们选择了杭州一家上市公司作为本软件的开发商。该公司是软件行业的上市公司，拥有多个类型项目的成功案列。
　　合同方面采用了固定总价合同，开发时间为2013年6月～2013年8月末，共3个月，2013年9月份验收。付款原则是，验收时付80%，系统运行1年后付另外的20%。采购的产品每拖后一周，供方要赔偿总合同款的2%。网络设备、服务器设备和数据库管理系统等软硬件都是标准化程度较高的产品，我们根据多家兄弟单位的推荐，选择了一家信誉良好且价格合理的信息系统集成商提供相应产品，并通过合同严格规定了供货时间。
　　五、项目采购的外包管理
　　还是考虑到施工进度的要求和采购成本的制约，数字化图书馆项目工程的实施全部由我们公司自行实施是不合适的。如综合布线系统和机房工程中的机房装修部分。这样的工作，需要的大量的普工和各种工具，特别是工具，如果我们自行购置，施工完成后的折旧、保养等工作也会有不少的花费。通过分析，类似这种工作，对于我们最好的施工方式便是施工外包。通过外包，我们既转移了部分施工的风险又节约了部分施工的成本。于是，我们决定将数字化图书馆项目工程中的软件二次开发、综合布线、和机房装修工程的施工全部外包。
　　有一家我们经常合作的施工单位是我们的首选外包单位，但是考虑到数字化图书馆项目工程中的上述外包工程系统多、工作量大、工期紧等诸多原因，我们意识到，把所有外包工程全部包给一家施工单位风险极大，为了化解这样的一些风险，我们最后还是决定将数字化图书馆项目工程中需要外包的施工分别承包给了3个施工单位。
　　六、跟踪项目实施，进行合同管理，完成合同收尾工作
　　在顺利完成招投标工作并签署了合同之后，我们要求开发商按照合同约定制定项目进度计划。并要求开发商严格按照项目进度计划执行。在项目的实施过程中，項目组每周末、月末提交工作绩效报告，详细准确地汇报项目进展状况。还有周例会制度，例会上项目进度报告和项目计划进度被反应在同一甘特图上以发现偏差。做好对项目的分析评估工作，整理绩效报告，监控项目在成本、进度和技术方面的绩效。
　　在合同支付方面，按照验收后支付80%，试运行一年后支付剩下的20%。合同收尾阶段，我们对项目的采购过程进行了审计，效果基本令人满意。我对相关的合同资料都进行了汇集整理，并归档保存。
　　我和团队经过三个月的并肩作战，终于在2013年8月底按期完成了该项目，该项目历时3个多月顺利通过了验收，并获得了建设方的好评。能够取得这样的成绩，很大程度上得益于良好得项目采购管理工作，合理的制定项目采购计划；策略的把握采购的时机和方式；合理的管理采购外包，都是保障项目采购工作正确实施的关键因素。
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