办公自动化环境下医院档案管理工作的相关要点探讨
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【摘 要】在社会办公自动化水平的不断提高下，医院档案管理也开始朝着技术化、信息化、现代化的方向发展。文章在阐述办公自动化内涵、特点的基础上，结合现阶段医院档案管理存在的问题，就如何在办公自动化环境下开展医院档案管理进行分析，以供参考。
【关键词】办公自动化；医院档案；管理；改善策略
随着我国经济的不断发展，我国迎来了数字化信息时代。数字信息化已经渗透在每个人的周围当中。无论是政府办公还是单位已经利用数字信息进行档案管理。与传统的档案管理相比，传统档案虽具有真实性以及安全性，但随着各种新型档案载体的出现，与传统的档案不同，电子档案在管理理念和管理方式上具有一定的便利性，办公自动化管理一方面可以提高档案的工作效率，另一方面能够完善档案管理，对我国医院档案管理工作的高效开展有重要意义。
一、医院档案信息化管理的必要性
在办公自动化背景下，很多医院对管理理念和管理方式进行创新和改革，加强了对各种新技术的应用，使得医院管理水平有了很大提升。档案管理是医院管理过程中的重要环节，是对医院经营过程中的各种档案进行收集、整理、保存、利用的过程，对于医院的可持续发展有十分重要的意义。在信息时代背景下，医院档案管理模式如果不能实现转型，则会导致医院档案管理的发展受到阻碍。信息技术、效率成为医院之间竞争的一个重要因素，在对医院档案进行管理时实现自动化和信息化管理，不仅可以提高医院档案管理的管理效率，而且还可以减少传统档案管理过程中的出错率，为医院提供更多准确、有效的档案资料。此外，当前我国的信息计算机技术已经发展到一定的程度，为医院档案信息化管理提供了必要的支持。比如＂大数据技术＂、＂石技术＂等，这些都可以为海量档案信息的收集、保存、利用等提供必要的支持，使得档案管理信息化和智能化更具有可操作性。
二、办公自动化环境下的医院档案管理要点
（一）办公自动化与医院档案管理一体化
现今随着档案管理工作的不断发展，传统的管理档案受到新型的档案管理冲击。由纸质档案转化为办公自动化档案，由单一的档案管理方式转变为多型的总和档案。随着医院的不断改革和发展，其新技术也在不断地更新，医院的档案数量每日剧增，而传统的医院档案已经不适应当今医院的发展现状，尤其在管理体制方面。现今社会的发展导致人们在生活方面追求高效率高质量，因此采用传统的体制已经满足不了人们的需求和问题的产生。办公自动化在管理档案方面具有高效率、高质量。
（二）规范化标准化的档案归档
通常档案主要分为纸质档案以及电子档案。如今随着档案的发展办公自动化已经能够利用资源进行归档，得以实现信息化以及网络技术。建立一个高标准的系统，利用计算机平台进行规范，这样能有效地发挥其作用和优势。
（三）医院部门之间的共同协作
与传统的档案相比，办公自动化环境的档案一般都是独立且以文件为主要单位，医院的自动化档案将直接处理好的文件直接归档。然而自动化档案是一项需要档案部门以及信息技术部门一起完成的文件归档，任何一个缺一不可，缺少一个部门那么这个档案是不完整的。因此在自动化办公系统建立过程中，应该将两个部门的工作分配好以及设计好，这样档案才能发挥其优势。
三、办公自动化背景下醫院档案管理策略
（一）完善医院电子档案系统提高信息化水平
完善的电子档案管理系统对医院档案管理办公自动化水平的提升具有重要的促进意义。鉴于此，医院必须完善电子档案系统，提高档案管理的信息化水平。首先，医院要对办公自动化系统进行深入研究。对办公自动化系统进行深入、全面、广泛的研究是提升办公自动化水平的第一步，有了研究做基础，办公自动化系统的运用、升级、更新便显得游刃有余、得心应手了；其次，医院要加大资金投入，开发兼容性强、性价比高的办公系统，使该办公系统不仅能满足客户需求，又能实现文件传输、文件管理等的一体化，最大限度提升办公系统运行效率，推动电子档案管理质量的提升；最后，医院可建立专门的电子档案管理信息化系统，为医院各部门搭建信息化档案资源共享平台，提升档案信息的利用率。
（二）加强医院档案自动化管理的网络安全建设
为了保证医院档案自动化管理的安全，需要加强对构成医院档案自动化管理系统设施、软件、硬件的管理，从而保证医院档案自动化管理各网络系统应用不受损害，促进医院档案自动化管理系统的稳定运行。在医院档案自动化管理过程中还需要加强对数据加密技术、攻击检测技术、数据恢复技术的综合应用，保证患者个人信息的安全，维护医院和患者双方各自的利益。另外，在实现医院档案自动化信息管理的同时，还需要加强对档案信息安全的保护，对自动化环境下医院档案管理应用操作作出明确的规定，并借助计算机技术进一步提升医院档案自动化管理的实用性和科学性。
（三）医院档案管理要做到统一标准规范管理
为提升医院电子档案管理效率，医院档案管理必须做到统一标准、规范管理。具体来说，可从以下三方面着手：第一，文书管理与电子档案管理要做到统一标准。文书管理与档案管理分属于不同的管理部门，文书部门负责文档前期工作，而档案部门负责文档接收、规整、管理等后期工作，但二者在管理上要规范体制，统一标准，这样才能使二者相互配合，相互协调，共同服务于医院管理工作开展；第二，制定规范、统一的档案管理业务流程进行标准。办公自动化环境中，医院档案管理必须要有严格、规范统一的管理流程与标准，以此来引导工作人员规范进行，提高电子档案管理效率；第三，统一技术操作标准。电子档案管理与纸质档案管理不同，需要有统一的技术操作标准。例如，在流程设计时，应采用兼容性强、性能相对较好的系统，并对相关的技术标准（数据接口标准、数据安全标准、数据转化标准等）进行规范化处理。
（四）加强信息系统建设—以病案归档为例
病案是患者就医的医疗记录档案，真实客观的记录了医务人员对患者进行的问诊、检查、诊断治疗与护理等的医疗活动情况。病案管理的第一步是病案回收，病案的整理、编码、输机、环节和终末质量监控均建立在此基础上；病案能否按时回收更影响到各种医疗统计数据能否按时限上报；影响到患者复印、医疗保险理赔、医保部门、医疗管理部门等的利用。因此，保证住院病案的及时回收是一项非常重要和紧迫的工作。为提升病案归档效率医院可以加强相关信息系统建设，如，在医院信息系统（HIS）、医技综合查询系统上设置提醒功能，只要临床医师、医技检查科室人员登陆该系统，若已出院患者的病案未完成打印、住院患者的检查报告未出等，系统自动检测并弹出提示对话框，提示内容包括患者姓名、病案号、出院科室、出院日期等，提示对话框可手动关闭，甚至可设置为必须完成操作后才能进行新的操作，否则继续弹出提示框。
四、结束语
综上所述，在办公自动化环境下进行医院档案管理工作的开展是一项繁琐复杂、循序渐进的系统工程，不可一蹴而就。医院要强化对档案管理信息化的重视，并加大资金投入，完善硬件建设；建立统一规范的医院档案管理标准等，为办公自动化提供良好的外在条件。与此同时，医院档案管理人员也要不断提升自身综合素质，以扎实的基础知识、较高的工作技能以及良好的工作状态投入医院档案的信息化管理中，真正提高医院档案管理工作的质量与效率。
【参考文献】
[1]王坤.基于办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业，2016，13（24）：148-149.