办公室人员常用操作第二部分

　　Excel 在网络优化工作中起的作用，是不言而喻的。比如利用Excel制作工参、分析话统指标、统计数据等等。灵活的使用Excel可以极大的提高我们的工作效率，本文将讲述常用操作第二部分内容。
　　一、 Excel 常用操作
　　9、冻结窗口功能
　　有时候我们在看数据时，希望将某一行数据的冻结不动，此时我们会使用冻结窗口功能，快捷键：Alt+W+F。具体操作如下：
　　10、自动换行功能
　　有时候，一个单元格中的文字太多，在此单元格中不能完全显示，我们可以使用自动换行，让其在单元格中完全显示。首先选择需要调整的单元格，右击选择＂设置单元格格式＂，选择＂对齐＂窗口，选择＂自动换行＂，快捷键：Ctrl+1，操作如下图所示：
　　同样我们可以再单元格设置窗口中设置数值的格式，比如小数点位、百分比、文本等格式。
　　11、剪切，粘贴命令的鼠标操作
　　一般情况下，我们都是采用这两个命令来完成复制和粘贴，但是使用鼠标可以一次完成。具体操作：选择需要剪切的范围，移动鼠标到选中范围的右上角，当出现
　　时，按住鼠标左键拖动到希望粘贴的地方。
　　12、强制换行功能
　　有些时候我们需要在一个单元格中输入较长的文字，此时我们就用到了强制换行功能。选择Alt+Enter即可进行强制换行，没必要再去用空格将文本挤到下一行了
　　13、自动设定合适行高列宽
　　如果某单元格中文字未完全显示，鼠标放在该列列标题的右边界，双击
　　，即可以设置为＂最适合的列宽＂。如果某单元格分行后未完全显示，鼠标放在该行行标题的下边界，双击，即可设置为＂最适合的行高＂。如果所有行及列需要调整，只需全部选定单元格，然后双击某列的右边框及某行的右边框，即可自动调整好所有单元格的行高及列宽。
　　14、查找及替换功能
　　我们经常在工参中查找某些信息，或者将某些值替换为别的值。此时我们会使用使用查找及替换功能，快捷键：Ctrl+F，弹出查找及替换窗口，输入需要查找的值即可。有些时候我们需要将表格中的空格去掉，只需在查找内容中输入＂空格＂，替换为＂不填＂即可把表格中的空格去除掉。如下图所示：
　　15、设置数据有效性
　　有些时候我们为了确保数据的正确而设定条件验证、限制单元格数据的输入。常见的有效性条件有:整数、小数、序列、日期、时间、文本长度。以上有效性条件除＂序列＂之外，其他的都可设定一个区间值。比如在某单元格中设置工作地区为＂绍兴，湖州，嘉兴，舟山＂，操作步骤：选择＂数据＂->＂有效性＂，在设置对话框中选择＂序列＂，输入＂绍兴，湖州，嘉兴，舟山＂即可，如下图所示：
　　16、排序功能
　　1) 简单排序
　　很多情况下我们为了更加的方便的分析数据，经常会对数据进行排序，简单排序只针对数据清单中的某一列进行排序，一般情况下我们只需点击工具栏中的＂升序＂
　　、＂降序＂
　　进行排序。
　　同时需要注意的是：如果对选定区域旁边有数据，会提示是否＂扩展选定区域＂，或者只以＂当前选定区域排序＂，一般情况下我们选择＂扩展选定区域＂，因为只对选定区域排序而未改变相邻单元格的排序，会造成整个数据顺序变乱。具体区别如下图所示：
　　2) 复杂排序
　　如果在数据清单中首先被选择的关键字段的值是相同的，往往要再按另一字段的值来排序，那么前者称为主关键字，后者称为此关键字，还可以有第三关键字，这样的操作用菜单命令来实现排序操作。如下：
　　17、合并单元格中的数据
　　许多情况下我们需要合并两个单元格中的数据，比如合并NCC和BCC，这样我们会用到＂&＂（和号）运算符，如下所示：
　　18、数据透视表
　　数据透视表是一种自动提取、组织和汇总数据的交互表，利用它可以使我们能够简介的全面的对数据重新组织和统计数据。比如有一些重复的数据需要筛选出不重复的数据并统计各个数据出现的次数，具体操作如下：
　　首先单击＂数据＂->＂数据透视表和数据透视图＂命令，如下图所示：
　　点击＂下一步＂选择需要统计的数据：
　　然后点击＂下一步＂选择＂新建工作表＂：
　　点击＂完成＂，会出现如下对话框：
　　将需要统计的数据拖到相应的位置：
　　这样就会筛选出不重复出现的数据，并且还统计出了各个数值出现的次数。比高级筛选方法还要简单。以上只是数据透视表中的一小部分功能，下一部分将讲述EXCEL常用函数。
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