做个时间管理的高手
⇨⇦
作者：张延龙
我的《时间管理》培训通常是用李宗盛的《忙与盲》这首歌来欢迎每一位入场的学员的：
曾有一次晚餐和一张床，在什么时间地点和哪个对象，我已经遗忘，我已经遗忘生活是肥皂香水，眼影唇膏。
许多的电话在响，许多的事要备忘。许多的门与抽屉，开了又关，关了又开，如此的慌张。
我来来往往，我匆匆忙忙，从一个方向到另一个方向。
忙忙忙，忙忙忙，忙是为了自己的理想，还是为了不让别人失望？
盲盲盲，盲盲盲，盲得已经没有主张，盲得已经失去方向。
忙忙忙，盲盲盲，忙得分不清欢喜和忧伤，忙得没有时间痛哭一场！
培训一开始，我会问大家：
＂你忙吗？＂
＂要是忙的话，能有多忙？＂
＂忙得有目的吗？还是瞎忙？＂
＂是忙得心力交瘁，还是忙而快乐着？＂
当然，我还一定会问：＂各位参加时间管理培训的期望是什么？＂
众说纷纭之后，我会请学员回答以下10个问题：
你是否曾：
1、在下班回家的路上突然想起今天还有一项工作没有完成？
2、给对方打电话，放下电话后突然意识到该说的事没说？
3、看到记在某张纸上的电话却不知是谁的，然后恶作剧地把电话打过去，听到对方自报姓名后马上把电话放下？
4、认为计划赶不上变化？
5、给对方递名片时，突然意识到仅剩的两张名片上还记着别人的联系信息？
6、记不清把信息记录在哪里了？
7、别人说你的桌子太乱？
8、想做一件事，比如健身或谈恋爱、与家人多在一起等，却总没开始或找不到时间做？
9、别人答应你一件事，过了期限后你才想起来？
10、忘记某个约会后，谎称自己生了病或亲属有病？
看你有多少个问题回答为＂是＂：
1、0个：没必要参加培训。
2、1-3个：你的时间管理很棒，但还有提高的余地。
3、4-7个：日子过得还不错，但你满足吗？
4、8-10个：祝贺你！你参加培训是来对了。
培训目标：
通过本次培训，学员应能够：
-说明时间管理的实质意义
-明确高效能人士的成功习惯
-制定人生7个方面的目标
-掌握时间管理的具体方法
内容概要：
单元一：时间管理的意义——本末兼顾
单元二：时间管理的原则——要事第一
单元三：时间管理的方法——集中统筹
时间管理的意义：本末兼顾
时间管理的实质
很多人都认为，时间管理的意义在于让我们工作得更有效率。这确实是掌握时间管理技能的一大好处。然而，时间管理的本质并不如此。时间管理的根本是人生的自我管理。它应该是每个追求成功的人的必备素质。
那么，什么又是真正的成功呢？成功包含＂效能＂和＂效率＂两个方面。＂效能＂是指一个人是否在＂做正确的事＂，即是否确立了适合他自己的人生目标并为此行动：＂效率＂是指＂正确地做事＂，即在实现目标的过程中是否采取了正确的方法并行之有效。因此，时间管理不仅涉及＂效率＂，更要关注＂效能＂，才能真正体会到成功所带来的喜悦。＂效能＂为本，＂效率＂是末。
我相信，我们每个人都会或多或少地在内心深处探寻这样一个难解之谜：人活着到底是为了什么？我的人生价值何在？
既然＂效能＂为本，那么一个自然的问题是：你确立了适合自己的人生目标吗？很多学员正是带着＂如何确定人生目标＂这样的疑问来参加培训的。我们常常感叹：说起来容易，做起来难！所以，这个世界上成功的人并不多。我们都知道人活着应该有目标，这说起来确实容易；但到底怎样确立目标，什么样的目标才是正确的，这的确是个难题。
＂你的天赋才能与世界需求交叉的地方，那就是你的使命所在。＂亚里士多德其实很早就为我们指点了迷津。而遗憾的是，现实中人们所追求的，往往不是内心呼唤的自我，而是攀比与虚荣。这样得来的结果，只能是暂时的满足，更多的却是失落。你认识到自己真正的才能了吗？你知道这些才能如何满足世界的需求吗？你若想成功，就从回答这一问题开始吧，否则你很难体会到生命的意义。
当你找到了这个问题的答案，你就开始有了目标——人生效能的起点。人生不是单一的色彩，而是万花筒。要实现目标，需要关照人生的各个方面，这就是你的——人生之轮。
《高效能人士的7个习惯》的作者史蒂芬。柯维在研究并采访过大量的成功人士之后得出：真正成功的人注重人生各个方面的修炼。
练习：
-请为自己目前人生的7个方面从最满意到最不满意排序。
-你希望在哪些方面寻求大的发展？
-你为这几方面树立了目标吗？
你对人生7个方面的关照程度，将决定你人生效能的高低。
高效能（成功）人士的8个习惯
1、积极主动
2、以终为始
3、要事第一
4、双赢思维
5、知彼解己
6、统合综效
7、不断更新
8、找到心声
这8个习惯是史蒂芬。柯维博士在他两部经典著作《高效能人士的7个习惯》和《第8个习惯》中总结并倡导的。习惯1、2、3帮助你实现个人成功。习惯4、5、6和8帮助你实现人际关系和团队的成功。习惯7帮助你保持恒久的成功。这两本书值得我们每个人反复咀嚼、消化，从而化为行动。要想突破时间管理能力的瓶颈，这两本书是必读的。
8个习惯都与时间管理密切相关：
-习惯1和8要求树立正确的人生态度和时间观念。
-习惯2要求行动前要有目标，保证做正确的事。
-习惯3要求实现目标要有计划，保证正确地做事。
-习惯4、5、6说明与他人合作会更有效率。
-习惯7说明仅事业成功不代表人生的成功，时间管理要关照人生的各个方面。
8个习惯的养成，将会大大提升人生效能。＂效能＂提升之后，＂效率＂自然就成了你的关注点。
个人效率的11个方面
个人效率自我检测。请为自己的各项打分。如倾向左边的描述，分数应为1-5；如倾向右边的描述，分数应为6-10.
11项当中你分数偏低的项目，就是你时间管理＂效率＂方面需要提高的重点。
工作效率与个人效率。对于我们多数人来说，除了睡觉，生活的大部分时间都在工作中度过。一个人对工作的态度从很大程度上能反映其人生效能的高低。工作效率则往往代表了个人的生活效率。
影响一个人工作效率的原因主要有以下方面：
一、自身因素：如缺乏计划，时间观念不强，追求完美，不愿委托或授权等。
二、组织因素：如绩效管理等制度不健全，沟通不畅，文山会海等。
三、环境因素：如突发事件多，应酬多，同事时间观念不强等。
四、技术因素：如缺乏科学的时间管理方法和有效的时间管理工具等。
问题：影响你工作效率的因素是哪些？
你能改变组织和环境吗？
你一定能改变的是：你的自身因素以及找到适合自己的时间管理方法和工具。时间管理培训能够帮助你的也正是自身和技术两方面的因素。学习时间管理的意义。一、明确成功（效能）的真正含义。二、采取正确、有效率的方法和工具去实现成功。
时间管理的原则：要事第一
时间管理的一个经典游戏
桌上放有两个大小相同的类似水盆的容器和六七块大小不一的石头。其中一个容器中盛有一大半的细沙，另一个容器是空的。现在让你把所有石头和所有细沙都放到那个空的容器中，但条件是细沙和石头都不能冒过容器的上端平面，你会怎么做？
有的人会先把细沙全倒入空容器中，然后费了九牛二虎之力也无法将所有石头都塞进细沙，从而达到规定的条件。
可如果你先把所有的石头都放进空容器中，然后再倒入细沙，你会发现在摇一摇、抹一抹之后，轻而易举地就完成了任务。
在这个游戏中，容器象征着什么？细沙象征着什么？石头象征着什么？这个游戏又说明了什么？
容器象征着我们每个人有限的时间，不管是一天也好，或是一生也罢。细沙象征着那些每天纠缠着我们的似乎永远也忙不完的紧急的琐事。石头象征着关乎人生效能的大事。这个游戏说明，倘若我们总先忙琐事，那么很难成就大事。而如果我们能做到要事第一，那么处理起琐事来也会游刃有余。
事务四分类
事务依重要性与紧急性可分为四类：
我们每个人对这四类事务都会有自己的判断。但不管怎样，我们在现实中却常常落入这样的俗套：首先处理那些紧急的事务，即首先关注细沙；等有了时间才想到那些石头，即重要的事务。重要性与目标有关，凡有价值，有利于实现目标的就是要事，而紧急之事往往对别人而非对自己重要。紧急且重要的事务：一定要减少当我们过多地或被迫处理紧急之事时，那些重要而非紧急的事务迟早会变得紧迫，使我们陷入＂救火队员＂的模式之中，似乎永无宁日，也体会不到游刃有余的境界。
显而易见，要想减少这类事务的比例，平时你必须首先关注重要但不紧急的事务。
紧急但不重要的事务：可以委托授权
我们为什么会感到忙而无功，原因往往在于我们把大量的时间都花在了这类事务上面。
主管临时派的某些活就可能属于这一类事务，对于主管来说重要，对于你只是紧急。这里帮助你实现人际关系和团队成功的高效能人士习惯4、5、6和8就会发挥作用了。倘若你的人际关系很差，或委托授权的能力欠缺，那你只能独自忍受这类事务。如果人缘好，就可以找人帮你来处理这类事务。
当然，委托或授权不是倒垃圾，不能让对方感到你是把自己不爱干的事推给他。高明的委托或授权，是让你拥有更多的时间关注重要但不紧急的事，而又让被委托或被授权方感到你对他的重视和承担该项工作的价值，因为紧急之事往往对别人而非对自己重要。
如果你需要提高委托和授权的能力，建议你参加这方面的培训。
不紧急也不重要的事务：尽力去放弃
这类事务往往与你难于戒掉的习惯相关，譬如有求必应、沉迷于网游、泡吧等等。我们常说积习难改，改变习惯真得就那么难吗？
行为学的研究表明，如果坚持21天，你就很可能改变或养成一个新的习惯。当然，这21天，你需要经历如下过程。
1-15天：感到别扭
15-18天：可以自觉地去做了
18-20天：感觉做起来舒服
21天：变得自动了！
曾经有一位女学员听到这＂21天＂的说法后，按捺不住内心的激动，同我们分享她的经历。她说自己是个特别好吃的人，所以过去总觉得用一双筷子吃不过瘾。她有一天立下志愿，吃东西时能做到＂双筷齐下＂，所以她开始练习用左手吃饭。开始两周真的很别扭，但过了两周后就开始有些习惯了，到了第三周，即差不多21天时，真的变得熟练自如了！现在只要一个人吃饭，她就能左右开弓！
习惯不一定难改，难的是坚持！
重要但不紧急的事务：需要我们最为重视！
这类事务就是你人生中的大石头！人生之轮中的7个方面都属于这类事务。你每天的生活，都应围绕它们来展开。这样一来，你生活和工作行事的优先顺序是不是就出来了呢？
时间管理的方法：集中统筹
目前常用的时间管理手段
-以富兰克林-柯维公司开发的效率手册为代表的纸质工具
-以Outlook和Lotus Notes为代表的电子工具
尽管电子工具是办公现代化的体现，但它时常并不像纸质工具那么方便。这里介绍的纸质工具（即下面要讲的＂效能效率年册＂），将以上两类代表性工具的精华浓缩其中。熟练运用这套工具，会大大彰显你的职业化水准。
以终为始，我们来这样做计划：
Goal by Year，每年设定目标
Review by Month （atleastQuarter），每月（至少每季度）反思回顾
Plan by Week，每周制定计划
Live by Day！过好每一天！
首先从目标开始。每年都要把你最重要的人生目标放在首位（GoalbyYear）。放下眼前的事，屏息静气凝神你的激情所在，这是世界最需要你为之奋斗的。柯维在其《第8个习惯》一书中写道：＂一个人的使命或生活中的角色通常是发现出来的，而不是发明出来的。＂譬如我自己，生活的经历让我发现＂影响他人＂是我的一大天赋才能，因此，培训便成为了我人生的一项使命。当然，我还有许多其他与＂影响他人的才能＂相关的梦想，这都是我的激情所在，那么我的人生目标便会围绕这一主题展开。我2006年与此相关的最重要目标包括：让柯达公司各部门从我的咨询和培训工作中获得更大的收益；通过为公司内部杂志《SMILE》每期撰稿把积极的影响带给更多的员工；让家庭实现崭新的过渡（儿子离开幼儿园要上小学，新居交房还需要装修）。
最重要的目标是你无论如何都要去拚力实现的。同时，你也不要忽视人生的其他方面。这就是说，一旦确定好最重要的目标，还需对人生的其他方面作出计划和安排。譬如，我2006年的最重要目标主要与事业和家庭有关，我就会考虑在精神追求、身体健康、知识教育、经济条件和社交生活方面需要做些什么。
确立了目标，就要用行动将目标落实到每周的生活和工作中（Plan by Week）。行动切忌闷头前行，不驻足反思。每个月，至少每个季度都应该对行动进行总结。这样，你才能真正领略到时下流行的一个说法：＂活在当下＂（Live by Day）的真谛！
每年年终，你是否能像孙悦唱得那样＂这一年总得说来高兴的事挺多。身体不错，工作不错，心情也不错＂？回首刚刚过去的2006年，我的心情还真不错！最重要的目标完成得不错，人生的其他方面也不错。每周都有计划，每个月都有反思，每天过得也都挺充实快乐。新的一年，我的使命还在延续，我的激情仍在燃烧，人生之轮依旧是指引我前进的方向盘。我相信，到了2007年底，我还会像那首歌唱的那样＂家人不错，朋友不错，自己也不错＂！
与时间管理工具相关的最重要的5个概念
以下5个概念可以涵盖人生中所有要做的事。效能效率年册帮助你管理这5个概念，也就是你要做的所有的事，从而将你的计划真正落实。这5个概念是：约见、活动、未来活动、对别人的承诺、别人给你的承诺。
约见：日期已经确定，有明确的开始时间，一般也有结束时间，如会议、约见、培训、接机等。
活动：日期也已经确定，但没有规定开始时间，优先度可由自己确定，如写报告、电话通知、发邮件等。
未来活动：未确定名确日期的一般为一周以后的约见或活动，如你今年年假何时休，怎么休还有待安排，这就算未来的活动。
对别人的承诺：不一定有开始时间，但成果交付有时间期限。如项目经理承担的工作。
别人的承诺：别人向你交付的成果有时间期限。
有人可能会问，人的死亡属于什么？正常来说，死亡应该是未来的活动。但如果一个人想自杀，并且确定好了日期和时间，就成了约见。上学也属于约见。开学有日期，放假也有日期；上学有时间，放学也有时间；入学有期限，毕业也有期限。
做梦是未来的活动；你想今晚做梦，那是活动；你想一睡着就做梦，那是约见。
人生中几乎所有的事都可以被这5个概念所涵盖。
时间管理体系的两个层面
-时间安排：每项工作活动发生的时间和所需要的时间。
-信息管理：与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处。
时间管理体系是帮助你规划、记忆活动和时间安排及有关信息的一套固定系统，应包括：
时间安排工具：日历，每日时间表，每日活动表，甘特图（项目管理工具）等。
信息管理工具：电脑硬盘档案，软盘、光盘档案，纸文件档案，电话、会见记录单等。
时间管理的具体方法
一、每年制定目标。
工具：人生之轮
二、每周制定计划。
工具：周计划
三、未来活动安排。
工具：日历（大概估计日期，填写在估计日期的月份）
四、约见、会议安排。
工具：日历
五、每天的安排。
工具：＂每日安排表＂（见附录一）。这一工具的特点：a）可以用A4纸自己拷贝；b）自己填写日期，灵活、经济；c）管理时间的维度全面周到，且一目了然。
-在每日下班前计划第二天的工作
-首先将日历中的约见、会议填入时间表（参考附录2）
-将活动按优先性分成A、B、C、D类
A类：紧急且重要
B类：重要但不紧急
C类：紧急但不重要
D类：不重要也不紧急
-估计每类活动应花的时间（参考附录3）：
工作不是干了算，而是应该算了干！
对事讲效率，对人讲效果：谈事可以将时间卡得死一点，当涉及情感，人员发展等问题时，留的时间余地就要大一些。
-将活动穿插到约会的间隙内（附录2）
-第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整
-每天的工作安排应该：首先处理A、B类，然后是C类，努力完成D类，避免拖延
六、别人的承诺。
工具：每日安排表中＂别人的承诺＂部分。
譬如，当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时，你就可以直接填写一张该日期的每日安排表，并将责任人和要交付的任务记录在＂应交付的工作＂一栏中。到了该日期，这一记录就会给你提醒，从而省去你用脑子记忆的负担。
七、对别人的承诺。
工具：可能运用到以上所有工具。
因为你给别人的承诺，如项目管理，可能会包括约见，活动，未来活动和别人的承诺。
八、每个月，至少每季度要做反思回顾。
工具：成绩总结表。
九、集中统筹，将以上所有工具集中在一册中，形成自己的人生。
运用时间管理工具的好处
-工具帮你记忆，从而减轻心理、思想和头脑负担。好记性不如烂笔头！
-帮你轻松有序地完成任务，实现人生的各项目标。
怎样应对打扰
打扰的来源有5P：
一、People人：同事、上级。永远不要把客户当成是打扰，而是机会！
二、Phone电话。
三、Paper公文：信件、与自己无关的E-mail、文件、没用的名片等。
四、Personal自我打扰：开小差、与别人聊天、打私人电话等。
五、Peripheralvision视力所及的环境干扰：太漂亮或太乱的办公室、办公桌周围堆放的杂物等。
应对打扰的方式：
一、拒绝：不要有求必应，而要学会善意地拒绝。
二、推迟：帮助对方认清主次，适当推迟。
三、减少：为对方限时。
四、阻止：规定不受打扰的时间和情况。
要想避免打扰且不得罪人，就必须实践高效能人士的习惯4、5、6.
怎样应对人的打扰：
一、＂谁＂经常打扰？同他们沟通，说明自己的工作方式；同他们一起探讨如何做好时间管理。
二、经常因为＂何事＂打扰？如果无书面说明，制作出来，简明易懂；再因此受到打扰，先让对方自己阅读说明，不明白再来找你。
怎样应对电话打扰：
一、尽量设置留言电话。
二、不要一有电话就接，每天要有至少1小时的时间连续专注于重要但非紧急的工作。
三、可以留出一段时间回复电话。
怎样应对公文打扰：
一、公文的分类。活动性公文：需要你采取应对行动的公文。信息性公文：已处理完需要存档的公文。
问题：办公桌上的客户名片是什么公文？
答案：你如果需要这张名片马上与该客户联系，则此时该名片为活动性公文。联系过后，该名片就成了信息性公文。
二、电子邮件应按事务4分类的优先顺序处理。
三、办公桌上只留活动性公文，给信息性公文存档。
四、存档的原则。一般需要存档的文件是公司所有文件的10%；根据公司要求该存档的存档；无章可循的分批归档：过一段时间（一般为一个月）决定是否需存档；能用电子版存档，就不要用纸文档；需要经常用的文件，最好有纸文档；对存档的文件可注明销毁日期。
怎样应对自我打扰：
一、增强时间观念，应用时间管理方法管理好自己的时间。
二、当然，适当的＂自我＂打扰也是休息的一种方式，但千万不要因此而打扰了别人。
怎样应对周围环境的打扰：
一、改善时间管理的第一项切实工作是整理你的办公桌。这像你的办公桌吗？
＊活动性公文是否放在＂来件篮＂和＂发件篮＂中？
＊电脑屏幕周围还贴有用于提醒的黄签纸（即时贴）吗？
＊信息性公文是否还在桌面上？
＊哪些信息性文件需存档？哪些需扔掉？
＊哪些需保留一段时间再决定是否存档？有地方保留这些文件吗？
＊名片是否分类易找？
＊办公室、桌面是否成了＂周围环境＂干扰？
二、职业化的办公桌干净整洁，一般具备以下核心物品就够了：电话、电脑、常用文具、活动性文件（来件篮、发件篮）、＂效能效率年册＂。问题：
1）回顾你的＂人生之轮＂需要发展的方面。你如何针对这些方面采取行动？
2）回顾＂个人效率的11个方面＂中你的薄弱环节，现在准备如何提高？
3）你在时间管理上还有哪些独到的经验值得今后借鉴？