如何提高效率
⇨⇦
Google时代工作方法：如何提高效率？
心理导读：《Google时代的工作方法》教你如何解放大脑，发现你想要的，做你想做的？如何使工作和生活条理化，如何提高工作效率。 ——www.xinli001.com
今天分享的笔记是作者是Google公司前任首席信息官道格拉斯·梅里尔写的《Google 时代的工作方法》，下面第一次阅读的短评：
《Google时代的工作方法》，评分3.5。全书从他自身的经历出发来讲解利用科技来提高效率，把工作和生活融为一体，而不是平衡。实际上他说的东西都比较简单：寻找问题所在、明确目标、建立过滤机制，形成有序组织。每章后面的总结不错，书中提供了不少Google产品的小技巧，可以了解一下。如果你是爱好者，这些基本都是常识，如果你对Google不了解，学会之后能提高不少效率和时间。在书店看的，用手机整理些部分笔记，以后有机会再找来读一遍，进一步完善下笔记。书中中纸质与数字工具的选择和使用，可以了解一下。
总体来说，这本书值得一看，但书中的情况跟国内有很大的差距，导致这本书含金量没有胜间合代的《效率提升10倍的Google化知性生产技巧》高，需要自己好好总结一下，找出对自己有用的东西。昨晚把手机中的笔记和照片从新整理了一下，实际上全书核心就是建立系统，使工作和生活条理化，贯穿全书的主线就是21条实现有序组织的相关原理，虽然这本书说是建立系统，但这本书本身的结构就比较松散。
下面的摘自本书第15章：真的可以如此有效，全书的核心内容都在这里，跟大家分享一下。
关于有序组织的原理：
1.为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。
2.让信息尽可能快地离开大脑。
3.多重任务通常会让你降低效率。
4.利用故事去记忆。
5.仅仅因为一直都是按照特定方式做某事，并不意味着永远就该这样做。
6.知识不是力量，共享知识才是力量。
7.进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。
8.对自己要坦诚，但是千万不要自我评判。
9.要懂得什么时候忽略制约。
10.在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去。
11.在实现目标的方式上要灵活变通。
12.不要给信息归档，用的时候去搜索就行了。
13.大脑中只保存真正需要记忆的内容。
14.大块内容要化整为零。
15.每周拿出些时间回顾关键信息。
16.没有一个完美无缺的组织方法。
17.在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。
18.尽量使用已经上手的工具。
19.及时加注解，有助于以后了解背景信息。
20.把类似的任务放在一起。
21.把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡。
有些原理可能对你非常适用，有些则不然。无论是哪种情况，我都推荐你至少现在就尝试着把其中几条原理应用到自己的生活中，看看哪些原理最适合应对你现在可能面临的挑战。
你该如何做到这一点呢？我举个例子：考虑一下我们在职业生涯中谁都会遇到的挑战—找工作。这是一件大事，因为风险很大，而且可能在整个过程中都会承受巨大的压力，让你有种不堪重负的感觉。当然，找工作要有高效的关系网，要写出能打动别人的个人简历，要在面试中把自己最好的一面呈现出来。不过，求职最终也是一个需要井然有序地稳步进行的过程，涉及对大量信息的组织管理。因此，在谋求一份新工作的过程中，你可以运用书中介绍的一些原理，具体做法如下。
第四条原理：利用故事去记忆。
在你面试的时候，人家希望你对应聘的公司有足够的了解，这就需要你记住一些东西。在你力图记住有关该公司或公司所在行业的重要信息时，你可以把这些信息编排在故事中。此外，精心挑选几个故事—尤其是能够表现你在其他的工作中所取得的重要成绩的故事，讲给面试你的人听（这里的＂故事＂指的是趣闻轶事，而不是凭空杜撰的瞎话），这是很有用的。毕竟他们可能还要面试很多人，讲故事有助于让人记住你。
第五条原理：仅仅因为一直都是按照某种特定方式做某事，并不意味着永远就该这样做。
放在这个例子当中就是：创造性地思考要应聘的公司面临的问题。如果你能以建设性的方式提出与众不同的新看法，那你肯定会展现自己的价值，从而提高求职成功的可能性。
第七条原理：进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。
你缺乏某项特定工作招聘条件中列出的经验、技能和教育背景吗？有些条件能改变吗？（你要记住，有些招聘要求其实超出了实际需要，目的是防止出现太多的应聘者。）在申请一个岗位之前，确定什么是你的实际制约，这样有助于你专注于一个目标，避免浪费时间，而且也可以尽可能地避免失望。我也会赶紧提醒你注意第九条原理，那就是要懂得什么时候忽略制约。至于要记得第十一条所说的在如何实现目标的方式上要灵活变通，那就更不用多说了。
第十五条原理：每周拿出些时间回顾关键信息。
在找工作这件事上，这条原理意味着你每天可以拿出一个小时，查看网上招聘信息，回顾你为之前的面试和自己联系过的人所作的评注，阅读自己收藏的关于某些公司的网页内容。此时也别忘了第十四条原理：大块内容要化整为零。找工作是一项大工程，最好的办法通常是一次进行一步骤。
第十七条原理：在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。
在找工作这个实例当中，这条原理可以稍作修正：在数字信息中加上相应的关键词，以便潜在雇主容易找到你。对我们今天所做的很多事情而言，搜索都是至关重要的—在找工作的时候，尤其如此。大部分公司都使用一些软件工具，有意把投放简历的大部分应聘者过滤掉。简历中如果不包含特定的关键词，那就不会有人看你的简历（当然，在公司里有你认识的人除外）。要特别注意在求职简历中放入有效的关键词，并在写求职信的时候把大部分关键词包含进来，这一点十分重要，原因就在这里。
第十八条原理：尽量使用已经上手的工具。
在找工作的过程中，你会积累很多信息，诸如已经向哪些公司发出了申请，在什么时候跟谁联系过，他们对你的第一轮面试结果如何，后面的安排是什么。怎样掌握所有信息呢？你可以买一个数据库应用程序，也可以在网上找一个项目管理工具软件。使用一个新工具，且不说会增加成本，起码还有一个学习过程。在汇集上述所有信息的时候，我首先会使用Google文档中的电子表格之类自己已经熟悉的工具。在Google文档的电子表格中，你可以保存所有信息，也可以通过整齐有序的表格形象直观地显示求职过程中的注解内容。因为是Google公司在线提供的电子表格，因而无论在什么地方都可以添加条目，阅读信息。如果不用Google文档，你也可以使用微软公司的Excel表格，并在电脑和智能手机之间保持同步（尽管我基本上不是非常热衷于同步功能）。概而言之，面临找工作这样重大挑战的时候，尽量首先使用原来已经上手的工具。如果这些工具无法满足要求，再去寻找其他管用的工具。
当然，并非我在有序组织方面的所有原理都适用于你面临的每一个挑战。但是我敢保证，至少某些原理会在某些时候适用于某些挑战。我希望，在你每次面临新情况的时候，本书能帮你弄明白如何应用这些组织原理，或者是这些原理的变通。
记得我在书评中说过的关于纸质与电子文档的选择吗？
我在这里并不是要告诉你，相对数字设备而言，纸质工具什么时候该用，什么时候不该用。那是只有你自己才能作出的决定。我在这里所说的主旨在于，在你作这些决定的时候，心中要记着相关信息的目标。针对需要处理的信息，你要确定什么时候最有可能用到，如何去使用，需要保存的期限是多长，以及你打算与谁共享。然后找出一套自己能够坚持执行的、合理方便的办法。
如何形成自己的组织方法，从而能为每一项任务找到合适的工具呢？一开始要对自己所使用的工具和方法加以客观的评估。先把自己使用的所有工具及其使用方式列一个表，始终要记住你赖以组织安排工作和生活的任何东西都是一个工具：便笺贴、iPhone应用程序、邮箱（实体的或电子的）以及手头可用的任何东西。然后，对你之所以如此行事的前提予以检讨。尽量明确在什么地方、什么时候，你所采用的方法会失效—毕竟每一种组织方法都有其效应拐点。一个好计划就是尽量确定拐点在哪儿，并能找到绕开拐点的途径。
当我试图确定该使用哪种工具的时候，我会自问几个有关信息目标的问题：我为什么需要这一信息？今后我会如何使用、何时使用以及在何处使用这一信息？这条信息的有效期有多长？除我之外，还有谁能从中受益？
何时适宜使用纸质文档
把材料从大脑中移走。我喜欢使用纸质文档，原因之一就是不用把内容记在脑中。记在纸上感觉更踏实、更可靠，也更顺手。我喜欢用笔记下偶然闪现的念头，或者是一直困扰自己的问题，通常都是在非常忙碌的时候这么做。记在纸上还有一个好处，就是可以随时随地在小本上写下点点滴滴的内容。解决问题。把一些内容随手写在纸上也有助于我灵机一动，计上心来。
拿着一张张纸走来走去，大脑得以在不同的内容之间建立联系，从而找到孤立思考时想不到的解决方案。你也可以试验一下这个方法。只要把记事本上的纸撕下来，写好之后贴在墙上即可。或者去买块比较大的白板，放在办公室里。创造足够的物理空间，让信息能够来回碰撞，让想法得以不断提炼，这样可以激发自己的思维，而这也是死盯着电脑屏幕无法做到的。我建议你把解决问题时捕捉到的想法和需要用到的信息写在纸上，而不是把仅仅需要被动参考的内容写在纸上，原因就在这里。
消化吸收写下来的信息。在我必须要阅读某些材料并对此作出反应的时候，我也倾向于使用纸张。把纸质文件悉数保存起来，然后定期清理无用文件。如果这种方法对你无效，也还有其他办法可以尽量减少纸质文档带来的问题。每次查看纸质文档的时候，可以将其扫描下来，然后以PDF文件保存到计算机上。
保存法务文档。法务文档是我仍然愿意以纸质形式保存管理的另一类信息资料，我也推荐你这么做。首先，在纸上验证签名或签章的真实性要容易得多。而且很多政府机构还是只接受纸质文档。我建议你把最重要的纸质法务文档（诸如遗嘱、委托书、合同之类）保存在保险柜里，或者存放在银行的保险箱里。同时也要尽量形成这些资料的PDF文档。
上述内容可以概括为：
为亟待处理的事情写便条
为一筹莫展的事情寻灵感
给有待解决的问题找方案
为金融税务及法律事务存文件
纸质文档在这些方面发挥的作用十分出色。
纸质文档的不利之处
纸质文档在其他场合经常是不够理想。在以下场合，我建议你不要使用纸质文档：
内容繁多的时候。无论什么时候，只要有大量无序存储的信息，纸质文档都不是很好的选择。利用纸质文档，无法实现快速查找，而在计算机中以数字形式存储信息时，则可以快速找到有关内容。要在纸质文档中找到特定内容，你只能在自己认为可能出现的地方苦苦搜寻。前面已经讨论过，这可是一件苦差事。此外，笔记本、文件夹之类实物都要占用物理空间。如果把那么多的信息存放在电脑硬盘或互联网上，这要比在租金昂贵的办公室里安放文件柜便宜得多，而且也实用得多。
自己不知道何时何地用到的时候。信息以数字形式存储，比以纸质形式存储具有更大的灵活性。利用数字化工具，你无须事先确定将来在什么地方、什么时候、以什么方式使用相关信息。
别人可能需要使用的时候。有些信息需要跟别人共享，这种信息的最佳存储方式就是以数字形式保存，而不是以纸质文档保存。数字信息比纸质信息更容易共享。
你一定要知道的
组织个人信息时，很难决定什么时候用纸质工具，什么时候用数字工具，原因如下。
在随时记录信息方面，纸张是一个极好的工具。不过，纸质工具也有很多局限，特别是跟数字信息存储方式比较，局限尤其明显。
依恋情结、长期习惯、年龄偏好以及信任问题也会影响我们选择哪种工具来组织信息。
我们正处于从纸质工具向数字工具过渡的过程中。一些机构并没有让这种过渡来得更容易。电子文档只是纸质文档的翻版而已，因而无法发掘新兴传媒更好地满足人们要求的方式。
在任何时候，都要尽可能地利用生活中处理信息的目标来引导存储信息的方式—是以纸质形式存储，还是以数字形式存储。
何时使用纸质工具
记在纸上是触发灵感、计上心来的好办法。如果你的目标是解决某个问题或提出一种想法，那就把你想到的随时写在纸上，然后撕下纸贴起来，让写有相关内容的纸片靠在一起，这样可以帮助你纵观全局，把握主题。
如果目标是记住或者真正吸收信息，那就把它打印出来，而不是对着电脑显示器看。在纸上可以注意到从电子文档上无法捕捉到的内容。
如果头脑中考虑的事情很杂乱，那么把它们写到纸上。这个办法简便易行，可以帮助你理清思路。
要确保使用数字格式的信息比用纸质信息更高效。账单就是一个典型的实例。管理电子账单要比使用纸质账单更费劲。
把纸质形式的法务文档存放在安全的地方。不过也要给自己发封电子邮件，以提示自己这些文件放在哪里，同时要把法务文档的PDF版本作为附件。有谁应该掌握这些文件的副本并且应该知道原始文件的存放位置，也可以把电子邮件抄送给他们。
随身携带一个小记事本。不能在电脑或手机上输入文字的时候，你可能需要这样一个小本来快速记事。
什么时候选用数字工具
当有很多随机信息的时候，或者需要与别人共享信息的时候，应该首选数字化信息存储，而不是使用纸张工具。采用数字化信息存储，会有更多的信息访问方式，你也不大可能找不到信息，信息共享和信息搜索都很容易实现。
虽然应该保存（诸如遗嘱与合同之类）重要文件或机密文件的纸质版本，但也应该留存其电子版本，以备原始文件丢失或损毁时使用。这些电子文件同样也可以快速搜索查看。
可以考虑把较为重要的文档存放到网上，这样就不必担心信息的存储介质日后会过时和遭到淘汰。
如有可能，尽量使用语音信息转换成文本内容的业务。这样就不必在收听语音信息的时候手忙脚乱地作记录。这还能提供一个可搜索的书面文档，便于与别人共享。