高效的时间管理是怎样炼就的

　　事业上的成功离不开高效的时间管理。高效的时间管理可以让企业提高工作效率，减少管理成本，在规定时间内完成超额的任务。高效的时间管理可以让自己掌握正确的时间管理技巧，制定适合自己的时间管理计划，拥有充分的个人休闲时间。
　　要想能够真正地了解时间并且管理＂时间＂，我们有必要对时间的本质有深刻的认识，首先让我们先了解时间的四项独特性：
　　供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。
　　无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。
　　无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。
　　无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一旦丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。
　　什么是时间管理，＂时间管理＂所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是＂时间＂，它是指面对时间而进行的＂自管理者管理＂。所谓＂时间的浪费＂，是指对目标毫无贡献的时间消耗。
　　所谓＂自管理者管理＂——你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。
　　以下具体介绍了几种时间管理方法。
　　积极利用情绪良好的时段，以提高工作效率
　　想做某一件事情，但是懒于动手，这种所谓＂缺少干劲＂的状态，相信每一个人都曾经有这种经验。有一些人说，遇到这种＂没劲＂的场合，只要自己勉强干上三十分钟到一个小时，注意力就会慢慢地产生，效率也会逐渐地提高。不过采取这种做法，在到达＂干劲十足＂以前的三十分钟乃至一小时之间，工作效率会很差。
　　因为勉强工作，你在精神方面免不了会感觉到痛苦。基于此，绝对不能称之为良策。以你来说，遇到＂不起劲＂时，就会立刻把手边的工作置于一旁，再从＂非做不可的工作＂之中，找出自己最喜欢的工作，立刻着手去做。因为是自己喜欢的工作，自然就会产生工作热情，效率自然也会提高。
　　总而言之，一开始就制造＂有劲＂的状态，然后再着手于你感到＂不想做的事情＂。如此，你就不会感到它像先前一般，叫人很难做下去。
　　为了提高效率，不妨在接近限期时，仍然做别的工作
　　很多人都认为，只要耗费时间工作总能够完成任务，实际上不见得完全如此。时间太充足的话，势必将在无关紧要之处多耗费时间，做起事来拖拖拉拉，缺乏一份紧张感。
　　对自己来说，除非接近限期，否则都是先做别的工作。只有到了＂不做将会来不及＂时，才着手做本份工作。处于这种情况时，由于限期将至，效率会有很大的提高。管理者称之为＂期限届满的效果＂。
　　感到效率直线下降时，应该＂积极的休息＂
　　上午工作的状态一般来说都不会太差，但是到了下午，由于疲劳的累积，工作效率将逐渐下降。遇到这种情况，适度的休息是必要的。与其驱使浑浑沌沌的头脑＂长期作战＂，不如以适当的休息几分钟，使精神恢复清爽后继续投入工作，如此才能提高工作效率。
　　发生麻烦时，先让精神放松一下，然后再开始工作
　　管理者使精神转为轻松，不仅仅是对疲劳有效。比如做错了事，被上司批评，顾客抱怨发牢骚时，将有很长时间叫你感到苦恼。心中感到苦恼时，即使勉强地工作，效率也不会提高。这时不妨让自己放松一下，想到遇到问题首先是必须解决问题，再以一种积极的心态投入工作。
　　也可以投入单纯的工作，如此内心就会逐渐地风平浪静，新的干劲也会跟着产生了。比如整理资料、整理杂记本都很不错。
　　利用六分钟为一单位的行动记录表，就可以发现＂看不到的时间＂
　　常常听到周围的人老是把＂没有时间……＂这一句话挂在嘴边。有些人为了争取更多的时间，甚至削减自己的睡眠时间。以长远的眼光来看，缩短睡眠时间将在效率方面带来负面的作用。
　　与其这样做，不如重估一下自己使用时间的方法，提醒各位管理者，不妨书写一下自己的行动记录，即记下几点几分到几点几分做了些什么?
　　以办公室来说，全体职员都使用＂时间分析单＂(以每六分钟为一单位，记录各人的工作。)提议以六分钟为单位，是因它为一小时的十分之一，即等于零点一小时，合计起来比较简单方便。实际地做这种记录的话，就可以获得许多的信息，对于提高工作效率、有效地利用时间以及休息的计算方面都非常有帮助。
　　对于感到厌恶的工作，可准备＂成功报酬＂给自己或家人，以激发干劲
　　人类对自己喜欢的工作，可以长久的集中精力。反之，如果是自己厌恶的工作，仅仅数分钟就会感到痛苦异常。有时实在提不起劲，甚至想半途而废。但是，工作岂能说不做就不做？大多数的人在责任感和紧迫感的驱使下，勉强的做下去。
　　然而，在强迫之下做事，效率是绝对不可能提高的，只能应付的拖延下去而已。于是，管理者就挖空心思，想起这个问题＂如何使苦差事在比较快乐的气氛下进行呢……＂，但是，工作的内容往往很少能够改变，至于所谓的＂快乐＂，只好由自己来制造。
　　想来又想去，管理学家认为单纯而最有效的方法，莫过于准备一份＂成功报酬＂，告诉自己做完工作，就能立刻去做＂某某事＂。这里所谓的＂某某事＂，只要是任何对你有吸引力的东西都行。
　　例如，写完了这份报告书，就可以跟女朋友去逛街上馆子，或者去看哪部一直想看的电影。如果是短时间内就能完成的事，就告诉自己，做完这项工作，立刻去喝一杯香醇的咖啡。
　　相信很多人都有这种经历，那就是在学生时代，父母对你说＂这一次考试的成绩很好的话，就买那件你想要的东西送给你。＂为了得到梦寐以求的东西，对于自己厌恶的科目，你会狠下功夫。管理学家所说的＂成功报酬＂原理跟这件事相同。
　　只要把日常的工作＂格式化＂，就可以防止工作的错误与疏忽
　　为了使工作有效率的进行，最好把各种工作＂格式化＂，即把来自经验的诀窍＂格式化＂。如此，不管在何时何地，任何人都可以采取最好的方法，在没有错误的情况下开始工作。对于这种工作的格式化，有些公司已经开始实施，不过对成为格式化对象者，几乎都是高度或者复杂的工作。
　　在日常生活里面，管理者认为可以大幅度的活用＂格式化＂。实际上，由于工作的诀窍不明了，而引起错误及疏忽者，不仅限于专业工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在办公室时，委托别人替你听电话，并且抄录电话的内容。如果抄录的内容，还是不能使你弄清楚对方之意的话，你就得去请教抄录者。
　　诸如此类，如果在一天里发生几次的话，时间的损失就很惊人了。遇到这种情形，就算责备抄录者也不能解决问题。如果事前就规定抄录电话的格式，那就不可能发生错误。在管理者的办公室里，从专业的审查书类的写法，到电话的应答，邮件的处理等日常业务，都规定处理的格式，而且全部的工作人员都懂得其中诀窍。
　　每次有新职员进入公司，都必须弄懂所谓的＂格式＂。在决定＂格式＂之际，有一件事必须特别注意，那就是不能一开始就期待＂完整＂。不管期待如何的完整，仍然会发生意外的事情。因此必须在这种心理下规定＂格式＂，再经过实际运用后，不断地添加内容。
　　经过如此的过程，才能够完成＂活的格式＂。对于所谓的＂格式＂，不妨加入一些小小的信息。以书写格式来说，不妨提出该书类必须走的路程、所需时间、受理窗口的号码、公休日和何时最不拥挤等。这些乍看之下，似乎不重要的信息是否被加入，其效果将有天壤之别。
　　有些人由于忽略了这种小信息，而白跑了一趟，以致大幅度地浪费时间与精力。这种格式，恰如指示到达目的地的一幅地图。看到这幅地图的人，为了能够利用最短距离，走到目的地，必须加入适当的信息。
　　对于千篇一律的工作，只要怀疑以前的做法，就可以提高效率
　　很多人以抱怨的口吻说：＂到公司上班，每次都做千篇一律的工作，实在叫人感到厌倦……。＂的确，每天都依照上司的命令做事，很难以叫人产生干劲。不过，对于这种千篇一律的工作，只要不盲从以往的做法，自己想出一些点子的话，就能够使你感到趣味盎然。
　　知道自己能够集中精力的限度，即可把它利用于提高效率
　　不管干劲如何的充足，人们能够集中精力做一件事的时间，总是有限度的。如果无视于这一点，只一心一意地面对桌子坐着，仍然不能提高工作效率，反而会使它不断的降低。你最好弄清楚自己能够集中精力的时间，再配合工作，把工作分成几节进行，如此效果比较好。
　　一般来说，一个人能集中精力做一件事的时间，大约为九十分钟。正因为如此，大学的课堂，电影的放映时间都被设定于九十分钟前后。不过，电影的放映时间都被设定于九十分钟则后。不过，这并非铁则，仍然有个人差异。同时，根据工作的内容，能够集中精神的时间也不一样。
　　不管是什么人，只要是自己感到兴趣的事情，集中精神两、三小时根本就不成问题。如果窗外有烦人的噪音，则能够集中精神的时间也会缩短。集中精神这一件事，往往会受到环境的左右。把这些现象联想起来，当可判断，能集中精神的时间的确有个限度。
　　因此，最重要的一件事情，是从经验中，找出最适合于自己的集中精神时间。一旦获知并把握自己能集中精神的时间，那就能够找出提高工作效率的方法。如果你认为自己集中精神的限度为六十分钟，那就全力投入于六十分钟的工作。做满了六十分钟的工作，休息一会儿，使自己轻松一下，再集中精神另做六十分钟的工作。
　　如此的话，工作效率也会在无形中提高。或者改变工作的内容也不错。譬如做好一段校对的工作之后，改成会客，如此，即可使精神为之一振。一提起工作，有些人以为必须整天面对着桌子进行。事实上并非如此，不时的管理自己，提高效率，这才是真正的工作。
　　使用＂进度表＂把必须做的事＂视觉化＂，如此就能用眼睛体会到成就感
　　工作必须长期地延续下去，那就必须知道目前完成了多少?还剩下多少?如果不能确实地把握的话，将陷入不安之地，工作效率也无法提高。因此，必须实现的目标越大，越能够客观的确认其进行状况。为了做到这一点，必须把它＂视觉化＂。
　　对你来说，遇到报考大学，参加政府举办的考试时，都以自制＂进度表＂的方式，使目标的完成＂视觉化＂。在一张纸上画了细小的格子，格子的横面写着完成目标必须做的事情，每当完成一件事情，就使用红笔把该格子涂掉。
　　这样做的话，就可以一目了然的看出，自己正处于起点与目标之间的那一点。对于下一步应该做什么才能胸有成竹，不至于感到茫然。在这种情况下，工作自然能够很有效率地开展下去。而且，涂掉一个格子所产生的成就感，能够增强对下一步挑战的信心。
　　除此之外，使用这种＂进度表＂的好处，那就是能看出目标与实绩之间的差距。早晨在决定工作程序时，虽然列下了今日工作的范围，但是，有时却无法达到这个范围。到这时，如果有工作＂进度表＂的话，就能够一眼看出完成了目标的几个百分点。
　　如果不会达到最后目标的话，又可以当成发现问题点的反省资料。目标只是驱使工作有效率进行的手段，并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目标与实绩之间的差距。如果没有这个过程的话，无论到何时都不可能有进步。
　　只要意识到自己的时间浪费，工作的效率就会完全不同
　　一旦认为时间很充裕的话，往往就会毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果认为今天做不完，明天再来，或者加班的话，效率就会一天比一天差。时间也有代价。如果不会在一定的时间内，赚得自己时间价值以上的东西的话，收入将会为负值。
　　正因为如此，时常存有自己时间价值的意识判断。如此，想提高生产积极性的意识就会发生作用，自然就能够很有效率地进行工作。不仅散漫的习惯会消失，而且又能够激发产生提高工作效率的构想。
　　当大学毕业，进入国际性会计事务所上班时，才对时间的价值有了强烈的意识。这家会计事务所的主要业务有会计监查、税务，和财政问题等。几乎所有的经费都属于人的费用。因此，制订收费标准时，都以时间做为准则。因此，不会把时间有意义、有效率地使用的话，报酬可能少于花费。正因为看到企业界严酷的现实，因此才有了＂时间并非免费＂的意识。
　　一直到今天，虽然已拥有自己的事务所，但是仍然活用这宝贵的经验，时时想着时间的价值。或许对于事务人员来说，欲利用有形之物，比较生产性与时间价值间的平衡，似乎有一点困难。然而，只要从工资、年薪、加班费等的金额，算出自己一个小时有多少＂代价＂时，你对时间的意识就会大幅度的改变。
　　完成一件工作之后，尽早地写下解决问题的诀窍
　　不管如何辛苦，一旦完成了一件工作，绝大多数人都会满足于结果，而很少去注意其过程。其实，这种态度是不对的，也可以说非常可惜。越是重复出现错误的工作，越能得到新的窍门和反省问题。如果把这种贵重的＂副产品＂忽略掉，它就会被赶到意识的角落。遇到下次又得做同样的工作时，就得重头再来。
　　因此，在做完一件事以后，一定要以备忘录的方式，把跟下一次工作有关的新发现，反省的事项记录下来。如此，把眼睛能看到的＂东西＂记录下来，下次就不至于犯同样的错误，也不会在同一个地方浪费时间，就算是委托他人，也可以很有效率地进行。