论秘书应具备的业务能力素质

　　【摘要】秘书工作的特点决定了这项工作对从业人员综合能力有较高的要求，而所谓业务能力恰恰是一名合格秘书基本素质的体现。尤其是在现阶段社会发展的新形势下，秘书工作被赋予了不同以往的职能，秘书这个职业也起了越来越重要的作用。因此，要想成为一名合格的秘书，自身的业务素质必须过硬，才能应对越来越复杂的工作。
　　【关键词】秘书工作；认识事物能力；語言文字运用能力；组织协调社交能力
　　秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理日常事务、并为领导的决策提供服务的工作人员，其工作针对的主要是领导者，工作性质是辅助管理。秘书的业务素质表现为与秘书的本职工作密切相关的一些能力要求。由于秘书工作的内容丰富多样，所以秘书的能力要求也很多。那么，一名合格的秘书从业者应该具备怎么样的业务能力素质呢？
　　一、认识事物的能力
　　这种能力是指人们在经验的基础上，对客观事物的本质和规律能够正确把握。秘书工作综合性强，涉及范围广，经常会遇到各种各样的问题，这就要求从业人员具有较强的认识和理解能力。
　　二、语言文字运用能力
　　语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。秘书部门是各部门工作联系的枢纽，信息交汇的中心，这要求秘书从业人员必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。
　　（一）阅读能力。秘书人员需要经常性的处理大量文字材料，因此必须善于阅读。一是要会精读，对重要文件或经典著作逐句逐字研究，从字里行间领会其微言大义。二是要能够速读和泛读，善于大致浏览，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。
　　（二）言谈能力。语言能力是秘书的基本功之一。会说话这是一门学问，而且是事关办事成败的基础。秘书人员语言能力的基本要求是：口齿清楚，表达准确，简练明晰，措辞得体。懂得说话的艺术还包括了感染力、说服力、风度、礼貌等，需要从业人员由浅而深去掌握。
　　（三）理解和领会能力。要有较高的理解领会能力，要会听话并理解别人的话，关键要听得快，听得清，记得牢。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，注意力集中，要具有灵敏的反应力和深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力。
　　（四）文字处理能力。文字处理能力是秘书人员的基本功。秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作技巧。同时，秘书人员的文字处理还要求较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息，以及较强的分析和认识问题的能力，是一种综合能力。
　　三、组织协调社交能力。
　　（一）协调能力。搞好协调是秘书部门的一项经常性工作。秘书人员的协调能力是指在领导的交办下，积极主动地沟通信息，调节关系，统一步调，促进工作灵活运行，提高工作效率。一是对上协调，树立全局意识。二是横向协调，树立协商意识。三是对下协调，要树立服务意识。
　　（二）社交能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力又是处理人际关系的重要因素。现代秘书人员经常需要跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作，因而应具有较强的社会活动能力，善于待人接物，要成为承上启下、协调左右、联系内外的行家。交际能力又大多体现在协调工作和与领导的相处当中，而这两方面对于秘书人员事业的发展至关重要，所以提高这种素质，需要秘书人员不断锻炼自己的社交能力，掌握公关的技能，谙熟人际交往的艺术。
　　（三）办事能力。秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力。秘书人员所从事的管理事务，都要有秘书人员独立思考，独立完成。秘书虽不必是＂专才＂，但一定是能文能武、遇事不慌、繁简巨细都能应付的＂通才＂，具有独立办事能力和组织管理能力。
　　（四）应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的，计划和方案常常会与现实不相符，有时会突然变化，与预定大相径庭。秘书承担大量事物性工作，常会出现一些意想不到的情况，这就要求秘书人员遇事不慌、临危不乱，要具有处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要机动灵活，以达到预期目的。
　　四、熟练掌握办公自动化设备的能力
　　随着时代的发展，现代技术在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，对秘书提出了更高的要求，它要求秘书人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。在目前条件下，秘书人员应掌握的主要技能有：会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话、复印机、传真机等，还要懂得其简单构造，掌握维修保养方法。同时，学会用电脑起草、修改文件，以及档案资料检索，缩微摄影技术等。秘书人员不仅要学会硬件操作，而且软件编制，成为既懂秘书业务又懂电脑技术的通才。
　　综上所述，秘书人员业务能力素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好领导的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业不断向前发展。
　　【参考文献】
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