高校校报档案的保存与利用价值刍议
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金松 赵瑞红
【摘要】高校校报档案是高校档案的重要组成部分，保存和利用好高校校报档案对做好高校校报工作、学校校史研究等具有重要意义。本文分析了高校校报档案的保存和利用价值，并提出高校校报档案管理和建设的对策。
【关键词】高校校报；档案；价值；保存；利用
作为公开出版物的高校校报档案刊登的消息、通讯、新闻照片等图文资料，客观记录并反映了高校在不同时期教学、科研、人才培养等诸多方面的真实情况，是极具价值的信息资源，具有历史性、社会性、确定性和原始记录性等特点。就校报工作者及档案工作者而言，做好高校校报档案的保存与利用工作，最大程度地挖掘校报档案价值并发挥其不可替代的作用对高校校史研究以及在新媒体时代背景下办好高校校报，提升高校校报的竞争力和影响力等具有重要意义。
一 、高校校报档案的涵义与价值
高校校报档案是指校报在编辑出版过程中形成的有价值的文件材料，主要包括高校校报编辑部编辑出版的高校校报及电子稿件、新闻报道计划、新闻报道策划，重要稿件的原稿、审稿单，出版发行记录及相关高校的交流报纸等。新闻是易碎品，不能长期保鲜。但是今天的新闻就是明天的历史，高校校报档案是校报采编人员在长期的办报过程中直接形成的，是第一手资料，具有真实性与原始记录性，对于高校史学研究和做好新闻宣传工作具有重要价值和意义。
（一）高校校报档案是高校重大活动和重要事件的信息资源库。自1895年中国高校第一份校报——《北洋大学校季刊》在北洋大学（今天津大学）创刊，南洋公学（今上海交通大学）、浙江大学、清华大学、北京大学、武汉大学等相继创办了校报，记录高校发展变迁过程中的点点滴滴。高校发展过程中发生的重大活动和重要事件在高校校报上多有体现，利用校报可以查阅到高校在不同历史时期各个相关领域建设和发展的记录和报道，是名副其实的信息资源库。
（二）高校校报档案是高校发展变迁的真实记录，是高校史学研究的一个重要来源。高校校史能够反映学校的历史概貌、理清学校发展脉络，能够为师生了解和研究校史、为治校提供可资借鉴的历史经验。而要做好校史的研究，就要对史料进行考据。在相关史料中查到的往往是具体的特定的史料，看不到高校在某段历史时期发展的完整线索，而且不能保证其准确性和真实性。而高校校报档案却能弥补这方面的不足。例如，中国海洋大学在历次《中国海洋大学大事记》的编纂时，除了查阅学校和地方档案馆的现存档案外，《中国海洋大学报》历史报纸就成了编写工作必备的资料来源。因为以校报档案为线索，能查到时间上具有连续性、内容上具有丰富性、载体上具有集中性的资料，而这些资料具有较高的可信度，能直接作为资料来应用。
（三）高校校报档案对于做好深度报道，提升高校校报竞争力和影响力也具有重要意义。新媒体时代，作为传统媒体的报纸面临严峻挑战，高校校园内的校报也受到微信、微博等冲击，面临严峻的局面。高校校报虽存在出版周期较长、时效性较差等不足，但由于高校校报档案形成了新媒体所不具备的深厚积淀，校报采编人员可以直接从中寻找所需要的背景资料，增加新闻报道的信息含量，增强新闻报道的厚重感和可读性，从而提升新闻报道的价值。此外，高校校报档案也可成为校园新媒体的再次制作和传播提供优质的稿源信息，从而促进报网的互动和融合发展。
综上，校报档案是高校档案的重要组成部分，对校报工作、学校校史研究等具有不可替代的借鉴价值。信息化背景下，要深入、全面、最大程度地发挥校报档案的价值和作用，除了做好校报档案的及时完整归档及科学保管等基础工作外，校报档案的提供利用途径多样化也是至关重要的。
二、高校校报档案的保存
与高校其他档案信息不同，校报档案相对直观、丰富，资料价值较大，需要永久保存，做好报纸档案的保存工作具有重要的价值和意义。一般来说，报纸档案的保存不外乎两种方式：一种是纸质档案的物理保存，另外一种是把报纸刊载的内容，包括文字、图片和版式设计等直接储存为数据信息的数字化保存形式。
（一）高校校報档案的物理保存。与社会媒体一样，高校校报的出版印刷也是以新闻纸为载体，由于新闻纸是以机械木浆为原料生产的，具有吸湿性强，机械强度弱，对保存环境和空气的化学性质、温湿度等要求较高，且长时间暴露在空气中容易被氧化变色、变脆。此外，由于报纸是用油墨在新闻纸上印刷，报纸受潮后，很容易出现字迹模糊不清等现象。
高校校报由于体制、经费以及人员编制等原因所限，自身不能满足校报档案的物理保存场所要求和硬件设施等，往往以合订本的形式进行最原始的保存。从1931年5月4日《中国海洋大学报》的前身《国立青岛大学周刊》创刊，期间又因学校的变迁，《中国海洋大学报》经历了《国立山东大学周刊》《山大生活》《新山大》《山东大学》《山东海洋学院》《山东海洋学院报》《青岛海洋大学》《青岛海洋大学报》和现今的《中国海洋大学报》等不同阶段，80多年来出版近2000期，形成了相当可观的报纸档案。要保证高校校报档案的完整性和安全性，就要准备备份复制件，专门用于查阅利用。《中国海洋大学报》在每年寒假之后的春季学期开学伊始，都要将上一年度所出版的报纸装订成合订本向校档案馆归档保存，除留存必要的数量外，还要向校内相关部门和校友等社会人士赠阅，并按照规定每年定期向国家图书馆和国家档案馆送缴已出版报纸样本。
（二）高校校报档案的数字化保存。高校校报档案的数字化保存是储存高校校报的数据信息和版面编排描述信息，把高校校报刊载的内容以及排版信息等直接储存为数据信息，或通过电脑录入、光电扫描等将报纸由纸质转变电子版再进行保存。这种保存的优点在于有限的空间能够储存海量的数据，节省储存空间且更加高效便捷，易于检索利用。从2007年起，《中国海洋大学报》就实现了网络数字版与纸质版的同步出版，当传统意义上的纸质报纸还在发行过程中时，校内外读者已经能够从互联网和手机客户端上阅读到数字报纸。
三、高校校报档案的利用
随着现代技术的发展、校报档案保存方式的多样化，校报档案的利用渠道和方式也随之多样化。档案的价值也可得以更多方面体现，为高校的整体规划和文化建设发挥不可替代的作用，这也是档案管理的根本目的。
一是对于需要使用查阅原版纸质档案的，特别是年代久远的老报纸，由于光线的照射等原因会出现报纸变黄变脆易碎的现象，为了保护历史报纸，一般情况下尽量避免查阅，即使查阅也要按照档案利用操作规程和程序，如佩戴专用手套，轻拿轻放，复制利用等。
二是随着档案技术的发展，对于需要查阅原版报纸的，现在也很少用直接翻阅的方式了，一般是先对报纸拍照，将报纸版面信息固化在微缩胶片上，或者使用更为先进的数码相机拍摄后进行处理，制作索引，通过缩微胶片进行读取。大多高校校报编辑部物理保存的校报档案不具备这样的查阅技术，但可以借助本校档案管理部门来实现，以加大对校报档案的保护。
三是可以通过数字技术复制年代久远的历史报纸。利用高校校报数字档案的内容信息和版式编排信息等可以仿制曾经出版的报纸样张，尤其是存量较少但是具有重大纪念意义的孤本类型的报纸，这样既可以满足高校教学、科研和纪念活动等的需求，又可以满足收藏等特殊活动的需求。例如，在纪念中国海洋大学校报创刊80周年的活动中，編辑部策划了寻找创刊号的活动，若能找到创刊号，对于补充和完善中国海洋大学校史和校报历史意义非凡。但是由于历史原因，《中国海洋大学报》的前身《国立青岛大学周刊》于1931年5月4日出版的创刊号成了孤本，全国仅在北京大学图书馆藏有一套。获悉信息后，中国海洋大学报编辑部专程派人去北京大学图书馆将创刊号通过技术手段仿制若干份，并将仿制版典藏于学校图书馆、档案馆和校报编辑部资料室，并向知名校友等赠送，这样一来既满足了纪念活动的需求，也为日后他人作学术研究和了解学校在那段特定历史岁月中的教学科研等情况提供了史料依据。
四是利用网络技术和搜索引擎迅速检索信息。要求证高校在某个历史时期的重大活动和事件，往往需要借助校报档案。有了高校校报数字档案后，可以凭借互联网技术精准地达到目的，甚至可以调阅当时的版面信息，从而寻找丰富的内容。
五是高校校报数字档案在推动报网融合和高校校报新媒体建设方面也起着重要作用。如今中国正在进入信息高速传播的新媒体时代，作为传统纸媒的高校校报也面临严峻挑战。但是，无论新媒体发展程度如何之高，都需要有内容的创作和生产，高校校报的数字档案可以成为新媒体的再制作、再传播提供丰富的信息资源，增强报道的厚重感和可读性，提升新闻价值。而高校校报与新媒体的互动，则可丰富高校校报数字档案的内容，使其利用附加值更高。如今，为了摆脱传统纸媒的尴尬境地，越来越多的高校校报开始探索创办微信微博等新媒体，以提升报纸的品牌影响力和竞争力。高校校报的数字档案使得高校校报的新媒体建设拥有得天独厚的资源优势，对于高校校报新媒体开拓报道的深度和力度具有重要意义。
另外，校报档案是高校其他工作的信息助手。高校校报的数字档案在校园规划与文化建设等方面也起着重要作用。校园规划在高校各个时期发展过程中本着一种怎样的理念和思路，当时的社会背景是什么以及取得的建设效果等，都可以在高校校报中体现出来，这对于未来高校校园规划工作是有益的借鉴和参考。而校园文化建设对于推动高校发展，培养高素质人才具有重要意义，作为高校校园主流媒体的高校校报在推动和促进校园文化建设方面发挥着不可替代的作用。
四、高校校报档案管理和建设的对策
（一）尽快实现高校校报档案的数字化。由于体制、经费和技术等原因，仍有许多高校无法实现高校校报档案的数字化，致使报纸档案的保存仍以物理保存为主，这不仅给利用带来不便，而且容易导致报纸档案的磨损，不利于原始档案的保护，减缓档案的寿命。
（二）建立高校校报档案信息数据库。首先，应对高校校报档案资料及数据进行收集、整理和录入，选择优质平台、软件，以便加强数据库的维护和管理，提高报纸档案的利用。
（三）高校校报编辑部要加强体制建设，规范校报档案管理。高校校报编辑部要遵循国家档案法律法规和学校档案管理制度，加强制度建设，规范档案员职责，把档案工作纳入单位日常工作中，确保高校校报档案的立卷归档都有章可依，有章必依。
（四）高校校报采编人员要强化档案意识，自觉提高档案工作水平。做好高校校报档案的归档和利用工作，关键在于人，也即高校校报的全体采编人员。具体来说，第一，高校校报编辑要自觉强化大局意识，要清晰地了解学校的历史沿革、文化传统及改革与发展，为报纸档案的保存和利用做好文化积淀。第二，强化归档意识，在日常工作中注意报纸档案的积累、整理和立卷，确保归档环节做到应归尽归，避免档案材料漏归造成遗失，为日后的档案利用打下基础。第三，强化档案利用意识，档案利用是档案整个过程中的最终环节，也是实现档案使用价值的环节，因此，校报采编人员增强报纸档案的利用意识，在报纸编辑出版过程中或归档保存后都要积极利用校报档案，充分发挥报纸档案的作用。当然，高校校报采编人员熟悉相关档案归档软件的使用方法，提高计算机的操作应用水平也是应有之意。
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