浅谈事业单位档案管理中存在的问题及解决办法

　　【摘要】事业单位档案不仅能够反映事业单位现阶段的工作状态，还对事业单位的发展创新起到十分重要的作用。本文分析了事业单位档案管理工作中存在的问题，提出有效的解决办法，期望事业单位档案管理工作迈上新台阶。
　　【关键词】事业单位档案;问题;解决办法
　　一、档案管理中存在的主要问题
　　一是档案管理人员思维方式落后。一些事业单位的档案管理工作理念较为陈旧，部分单位领导存在重业务、轻档案的倾向，认为档案管理可有可无，遇到上级检查才突击应付，使档案工作处于被动状态，思维方式较为传统，管理模式和运行机制缺少创新举措，无法适应日益进步的经济社会发展需求。对《档案法》和《档案管理办法》等国家相关的政策制度和各级各类法律、法规的学习、理解、运用能力不够，贯彻执行力度不到位。
　　二是档案管理方式陈旧。一些事业单位的日常人事、业务、资产等档案信息处理方式仍停留在陈旧、单一的登记造册流程上，档案管理的标准化、制度化、程序化和规范化运作体系还不健全。档案管理职能部门对于档案信息的管理与运用缺乏统一的管理机制和科学、合理的监督机制，尚无统一的标准和质量要求。
　　三是档案管理的基础设施陈旧落后。一些事业单位没有给予档案管理工作足够的经费支持和设备维护，致使档案室的硬件条件和基础设施比较差，仪器设备配置不齐全。现代化的档案资源开发利用不够，电脑、扫描仪、影印设备和操作软件等软硬件设施更新不及时，不能满足现代化的光盘和电子档案处理需求。
　　四是档案管理人员业务素质不高。事业单位的档案管理人员兼职居多，人员流动性比较大，尤其是一些档案管理人员缺乏基本的计算机操作、档案查阅、资料整理和归类等基础的专业能力。
　　五是过期档案销毁不及时。《档案管理办法》明确规定＂档案的保管期限分为永久、定期两类＂，其中定期类保管期满确无保存价值的档案可以销毁。但很多基层事业单位对于远远超过保管期限且符合销毁条件的档案，并未进行销毁以至成为
　　＂僵尸档案＂。这类档案不但严重占据了储存空间，而且造成资源浪费。
　　六是档案管理制度体系不够完善。由于对档案管理工作不重视，部分事业单位在档案管理方面，没有结合单位实际建立完善的档案工作规章制度体系，造成了档案管理工作标准要求不够细化、具体，导致档案管理标准化、规范化程度不高。
　　七是档案资料的开发利用水平偏低。现阶段不少事业单位在档案管理方面存在重档案归集，轻开发利用的现象。档案管理过程中主动服务的意识不够强，对于档案资料的编研开发利用不够，档案管理对单位的服务功能没有充分发挥出来，档案资料的开发和服务水平需要不断改进提升。
　　二、解决问题的主要办法
　　一是完善机制，转变观念。我国社会主义现代化进程的日益发展和档案工作自身的变化，只要我们以社会发展需求为导向，不断适应档案事业发展的需要，更好地为知识经济、信息经济服务，积极探索档案管理的新思路、新模式。提高各级各类事业单位对档案管理工作的重视程度，不断完善各级各类事业单位党委和政府职能部门、档案部门归口负责、协调管理、社会机构共同参与的档案管理工作体制。同时，转变传统档案管理观念。切实改变档案工作＂重藏轻用＂的观念，积极主动开展信息资源，使＂死档案＂变成＂活信息＂，要求档案工作者端正服务思想，以饱满的工作热情和严谨的工作作风对待本职工作，积极准确地提供档案，满足利用者的需求，人们在利用档案的过程中，普遍存在着求便的心理，提供出有价值，适合需要的材料，使静态的档案信息变成动态的信息，发挥档案的作用，让利用者满意。
　　二是积极转变各级各类事业单位档案服务方式。推进网上查询和跨馆查阅利用方式的普及，提升档案工作服务社会的能力;发挥好档案管理的政府信息公开职能，完善相关服务设施，建立健全政府信息接收工作机制，认真做好政府信息接收、管理、公开工作;规范并支持社会力量参与档案事务，扩大档案资源开放程度，拓展档案查询检索范围，推进档案工作服务方式的灵活化、服务范围的广泛化、服务效益的显著化。同时，加强事业单位档案室的数字化、信息化、网络化和多媒体化等基础设施建设工作。事业单位各档案室应加大档案信息资源的开发力度，尤其把网络化和数字化档案室建设作为事业单位的重点工作和主要任务，推动形成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字化档案室管理运营体系，建立覆盖连接各级各类事业单位档案的资源管理和网络共享体系，促进档案资源利用的最大化和高效化。
　　三是不断完善档案管理的基础设施建设。从场馆建设、规划设计、功能布局、接收范围和资源共享等方面入手，系统、扎实推进事业单位档案管理的基础设施和基本保障条件建设。同时，从工作职责权限确定、职能机构人员配置、档案整理储存、安全保密措施等方面，进一步明确建立档案室工作新格局的有效途径。
　　四是加强档案管理干部职工队伍建设。进一步加强档案管理岗位的人力资源建设，定期开展经验交流和相互学习，配置专业知识结构合理、年龄梯队搭配科学的档案管理工作人员队伍，加强档案从业人员的基本业务素质培养、培训，送出去深造等渠道，选拔培养高、精、尖的电子档案管理应用人才，使他们既懂得档案基本知识又懂得现代化理论，既懂得专业知识，又能熟练掌握现代化设备的操作技能，只有掌握全过程，才能适应现代化的需要。努力提高档案从业人员的整体素质，为全面提高事业单位档案管理工作水平和质量提供保障。
　　五是及时清理过期档案，定期进行鉴定销毁。按照《档案法》及《档案管理办法》等有关文件要求，努力做好档案的立卷、归档工作，及时清理档案，这是档案工作人员义不容辞的职责。因此，档案管理人员定期梳理待销毁档案清单，由单位档案管理机构牵头，组织单位审计、纪检监察等机构或人员共同进行，严格履行销毁必鉴定、先鉴定后销毁的原则，同时消除单位负责人不愿销毁过期档案的错误认识，从而推动档案销毁工作有序进行。
　　六是规范档案管理制度。促进事业单位档案管理工作规范化、标准化，最根本的是应该在档案管理制度方面进行规范完善，确保单位的档案不散、不乱、不丢、不坏。在档案管理制度建设方面，重点突出以下几个方面：规范立卷归档制度，以归档范围、时间、要求、手续等进行规范，确保单位内部的归档统一。规范档案借阅制度，对档案使用、查阅、借阅的要求、程序、时限等进行规定，避免出现档案材料损坏、丢失和泄密。规范电子档案管理制度，尤其是针对电子档案信息安全，建立电子档案数据及档案保存双套制，实行电子档案动态化管理。
　　七是推进档案管理不断转型。对于档案管理工作来说，应该主动适应时代的发展变化，尤其是在电子政务、电子商务以及大数据、云计算、人工智能等发展的形势下，深入研究分析对于档案工作模式、基础设施、政策法规、标准规范等方面的一系列新要求，积极推进档案管理工作不断转型。特别是对电子文件归档和电子档案存储、备份等重点难点问题，在档案资料编研、档案资源的深度利用、档案利用效果提升等方面，积极探索、采取措施、创新改进，实现档案管理工作水平的不断提升。这些问题表明，事业单位传统的档案管理方式已经不能满足新时期档案管理工作的具体化、精细化、规范化和制度化要求。因此，进一步科学优化和高效管理事业单位档案工作势在必行。
　　总之，在事业单位的日常工作中，档案管理工作必不可少，它是昨天的写实，今天的依据，明天的借鉴。采用有效的措施改善事业单位档案管理的不足，积极探索现代化自动化办公设备与系统的强大功能，敢于尝试勇于创新，利用先进的信息技术，不断完善档案数据信息库，健全事业单位档案管理的制度，提高档案管理人员的專业素质。档案管理工作只有不断在实际工作中积极探索和完善，才能顺应时代不断发展的要求，全面提升事业单位档案管理工作的针对性、有效性，最大程度地服务社会发展。