如何加强基层单位文明创建档案管理
⇨⇦
张林艳 颜萍
【摘要】本文以宜昌市为例，从档案分类、档案管理和管理模式论述了如何加强基层单位文明创建档案管理，并对工作中还存在的一些亟须提高与改进之处提出了对策和建议。
【关键词】基层单位；文明创建；档案管理
文明单位创建工作是群众性精神文明创建体系的重要组成部分，是加强基层单位建设，提高员工素质，培育优秀文化，树立社会形象，塑造城市精神，推动社会主义核心价值体系建设，加强和完善社会建设和社会管理的重要措施。文明单位是基层经济文明、政治文明、精神文明、生态文明和社会文明五个文明建设综合性成果的最高荣誉称号。文明单位的创建过程是一个长期、动态的过程，也是一个有规划、成系统的过程。因此，收集、整理和管理好文明创建档案资料，是基层单位文明创建的一项重要内容，也是上级部门检查考核基层单位开展精神文明创建活动的重要依据，对基层单位今后精神文明建设的发展具有重要作用。以下笔者就以宜昌市为例，谈谈如何加强这方面的工作，供大家学习参考。
一、档案管理
文明单位创建档案是反映创建单位精神文明建设活动的重要凭证，具有重要查考价值，每个创建单位都要不断加强和完善创建档案管理工作，由于创建工作是长期的、持续的，材料的形成是随时随地的，需要工作人员在明确材料收集范围的前提下，注重平时的收集、整理与存放工作。
（一）档案收集。档案收集工作属于基础性工作，内容包括班子建设、队伍建设、创建活动、内部管理、业务工作、表彰荣誉等，它贯穿于日常文明单位创建活动的方方面面，需要注意对原始材料的日常积累。从目前来讲，创建档案一般包括文字材料、照片材料和声像材料三种。
1.文字材料。在所有类别材料里，文字材料所占比重最大，是最主要的收集对象，作为一种传统展现方式，这也是目前为止最为成熟一项工作。工作人员应严格按照考核要求，对单位活动材料进行收集，各部门通力合作，注意各方面活动材料的留存备案。
2.照片材料。相对于文字来讲，照片具有直观、形象的特点，对于展现文明单位的风采有着不可替代的重要作用。文明单位创建活动中不可避免会产生一些照片材料，大部分是当时的照片，还有一些是处理过的照片，这些照片材料对于充实创建材料种类、体现创建风采、展现单位及员工风貌发挥着举足轻重的作用。
3.声像材料。在日常工作中，一些重要会议或活动仅仅由文字或照片材料作原始记录早已不能满足建档要求，需要形成声像材料。较之于照片材料，声像材料更加直观，易于理解和接受，也反映了文明单位创建方式的与时俱进。
无论哪种材料，都需要及时地收集留存，创建活动是流逝性的，不会重演，使得作为初始步骤的收集工作尤为重要。比如单位组织的各项文体活动，在活动开展之前应该有相应的方案、计划类材料，活动结束后会产生结果类材料。当然，在活动过程中也会产生大量照片或声像材料，这是活动开展情况的有力证明，需要妥善收集、整理，以充实台账。
（二）档案整理。文明单位考评标准细化指标多，涉及到整理工作量大又复杂。因此，在收集材料之初，就需要遵循一项原则，既全面又体现特色。
1.筛选。每年活动会产生大量的材料，工作人员在收集材料之初就应该做好各类材料筛选工作，严格按照考核细则的要求进行。在遵守全面原则的同时，尽量精简、不重复、不冗余。筛选工作力求全面，对照各项指标，根据创建实际情况逐条逐项收集，力求齐全、完整、不漏一条。
2.归类。创建工作材料在收集中筛选，在筛选中归类，一环扣一环，紧密承接，由筛选到分类应该是逐渐细化的，按照考核中的一、二、三…指标逐层细分。需要指出的是，类别过大材料内容会显得过于笼统，辨识度不高。过小则显得过于繁乱，也会增加工作量。建议根据单位实际情况确定分类。分类工作突出一个＂细＂字，要把筛选出的材料根据指标要求分类细化到每个小指标，方便以后上报考评工作。
3.汇编。归类工作之后要进行排序，并编制目录，一类一目录，内容顺序可按时间排列，也可按具体指标顺序排列。目录无固定格式，可以根据本单位具体情况自行编制。汇编工作需要展示创建特色，有详略，有重点地铺陈材料、汇编内容，对本单位特色工作、项目、经验等，要多做、多写、多备材料，将本单位文明创建特色做大、做靓。
（三）档案存放。文明单位两年一评，周期较长，除了注意日常材料点滴收集外，之后存放工作也是不可忽视的。加之档案不可再生性，对存放有较高要求。
1.装盒。材料都要装入统一的文件盒，文件盒以满足A4纸的装入要求即可，无硬性要求。材料按类别分別装盒，按形成时间或内容排序，做到一类一盒，并在文件盒外部做好标注，便于管理。另外，文件盒中的材料注意随收集随归类。
2.保存。文件盒应装入专门的档案柜，如果实在没有条件，也可在档案柜中专门安排一个部分存放创建工作档案。此外，还要注意档案柜日常防火防潮防虫等，保证创建工作档案的干燥整洁。
二、管理模式
文明单位创建工作档案涵盖了两年内文明创建活动的方方面面，是创建活动实际开展情况的体现，很多单位作为历届＂文明单位＂，对本单位文明创建工作档案已形成较完善的管理制度，总结出一定管理模式。
（一）制订规划。在每一届文明单位创建工作之初，根据创建主管部门和上级有关要求，结合本单实际情况制订本届文明单位创建规划。档案收集整理人员应熟悉本单位创建规划的内容，提早做好准备。对于新出现的创建要求，要及时吸纳到材料收集的准备工作之中。
（二）有序推进。文明单位届期比较长，创建活动比较多，而且是不间断地进行的，每次活动都会有大量文字、照片、声像等材料形成。材料形成的即时性决定了日常收集工作必须严格遵循随办随归的原则，以防遗漏。对于随办随归的材料在收集时可以简要梳理一下，剔除冗余材料，保留主要的、重要的材料，否则档案材料越积越多，增加届满前档案整理工作量。
（三）强化保障。随着传统纸质档案、照片档案、声像档案、电子档案等类型和数量的不断增多，各创建单位应根据各类档案保管利用的实际要求，不断完善创建工作档案保管设施和环境，确保文明单位档案管理工作的有序健康开展。此外，还要配备专门档案收集和整理人员，并广泛宣传动员，提高全员参与积极性，增强档案材料送交的积极性和主动性。
（四）不断完善。文明单位创建工作是一个循序渐进的过程，需要总结经验，逐渐完善。在每一届文明单位工作结束后，应该对本届文明单位创建工作经验进行认真分析，总结经验，查找问题。对于档案收集整理中的切合实际的做法加以发扬并优化，对不够完善的做法加以改进，对查找出来的问题逐条纠正并提出预防措施，以保证档案管理工作的有序推进。
三、对策及建议
宜昌市从1982年开始开展文明单位考评工作，历次考评主要是靠材料展现。30多年的时间，文明单位创建工作档案管理水平逐渐发展完善。另外，国家、省、市及区文明办也根据社会的发展在不断修正《文明单位创建考评细则》，为文明单位创建活动健康发展提供了规范性文件依据。但是，文明创建中的档案管理工作中还存在一些亟须提高与改进之处。
（一）内容上体现特色。文明单位考评指标是既定的，所有参评单位务必按照指标要求收集材料。因各单位考评材料中绝大多数会是共性材料，所以各单位考评材料略显千篇一律。如何使本单位的考评材料在各参评单位中脫颖而出，给人留下深刻印象，完全靠特色材料。因此，创建工作档案材料体现指标要求，突出创建特色显得尤为重要。这就要求创建工作档案在收集进程中要突出重点，展现特色，立足发展。在共性工作档案材料中，做到人有我优，在特色工作档案材料中，做到人无我有。
（二）形式上力求多元化。目前文明单位创建工作主要以纸质材料来体现，电子文档材料还不够全面细致。文明单位考试评工作不应仅仅局限于纸质材料，还应有相应的声像、电子文档等材料。加之现在考评工作早已在网上进行，创建电子档案已是不可避免。另外，创建档案的电子化、网络化也有利于考评工作更加公开透明、公平公正。如何恰当地利用新技术新形式展现文明单位创建风采，开创考评材料多元化新局面，需要我们开动脑筋、大胆创新。因此，创建单位应在做好纸质档案收集整理工作的基础上，逐渐充实完善电子档案，推动文明单位创建工作档案管理的可持续发展。