电力企业公文起草及处理的注意事项

　　公文是企业在实施管理和领导过程中所形成的具有特定或法定效力的规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线方针政策以及上级公司和企业工作部署、发布规章和措施、请示和答复问题、安排生产经营活动、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。目前，在实际应用过程中，笔者发现，在公文处理的时效性、安全性和准确性等方面，企业各部门保持较好，但在规范性方面还存在较大差距，在一定程度上影响了公文处理的效率。下面，从公文起草和处理的常见问题入手，阐述一下相关注意事项。
　　一、公文起草的相关内容要求
　　目前电力企业各基层部门发送的公文很多存在内容不规范的现象，应注意以下细节和要求：
　　1.符合国家的法律、法规和方针、政策，符合电力工业的实际情况和公司的具体情况，符合公司的有关规定。一定要注意杜绝违规内容的出现。
　　2.情况属实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短，避免错别字。拟稿人和各级领导要把好关口。要注意语言的规范，使用书面语言，特别是会议纪要，较多存在口语化现象，照录领导原话，如＂××部门要将××设备捋一捋＂，可改成＂××部门要对××设备进行一次全面梳理＂。会议纪要不是会议记录，没必要把会上每个人的讲话都原文记载，对会议的要素、主要工作安排记录清楚即可。
　　3.人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日，如＂17年＂是错误的，应为＂2017年＂；引用公文应先引发文机关，再引标题，最后引发文字号，并加括号，如＂根据《中共中央组织部办公厅关于进一步规范党费工作的通知》（组电明字〔2017〕5号）＂；使用简称时，一般先用全称，并注明简称；使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。
　　4.必须使用国家法定计量单位。
　　5.公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
　　6.要选择正确的文种。如＂请示＂不能误为＂申请＂，无隶属关系行文应选择＂函＂而不能为＂报告＂。
　　7.目前企业公文系统发文模版粘贴文档后，格式会发生较大变化。为不影响核稿审查，拟稿人拟稿时要去掉文件中的自动编号、超链接等，对公文的字体、字号、行距、字距按标准格式进行调整，字距为标准并取消对齐网格，特别是公文中的框图、表格等，要保持原有格式。
　　8.起草应用文公文要注意站位。部门在起草党委文件、企业文件或代表企业进行工作汇报、经验交流、表态发言时，要注意不能站在部门的角度，要从企业的角度组织材料。
　　二、公文起草的格式要求
　　除公文内容外，公文格式的规范性也非常重要，主要应注意以下几点：
　　1.材料标题由发文单位名称、事由和文种组成（顺序不能颠倒，企业内行文不加发文单位名称），字体为＂方正小标宋体简体＂二号（不加粗），居中，呈梯形或倒梯形布置，一般不超过50个字（三行）。结构层次序数：第一层为＂一、＂，第二层为＂（一）＂，第三层为＂1.＂，第四层为＂（1）＂。如果层次少于两级，第一层为＂一、＂，第二次可为＂1.＂。材料正文中的第一层标题用＂黑体＂三号（不加粗），第二层标题用＂楷体＂三号加粗，第三层标题用＂仿宋＂三号加粗。
　　2.正文内容字体为＂仿宋_GB2312，三号，不加粗＂，首行缩进2字符，报送材料每页22行，每行28个字。公文系统里面的页边距已设置为上37mm、下35mm、左28mm、右26mm。OA下发的通知、通报类等材料可设置为上37mm、下28mm、左25mm、右25mm（不同材料可采用不同的页面设置，仅供参考），行间距一般为固定值28磅，文字颜色均为黑色。
　　3.材料中的表格要居中，尽量使同一表格在同一页面内，保持表格中的内容完整性，跨页时表头重复显示，行高为最小值。字体选用＂宋体，五号或小四＂，单倍行距，表头加粗，字数较少时横向纵向均居中，字数较多时靠左居中。
　　4.材料要插入页码。页码设置为页面底端外侧显示，用4号＂宋体＂，数字左右各放一条一字线。
　　5.应用文公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称，附件名称后不加标点符号。正文中附件的名称、顺序要与附件中附件名称、顺序完全一致。如有多个附件，序号应用阿拉伯数字，并纵向排列。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
　　6.成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），右空四字编排。如＂二○一七年四月二十九日＂是错误的，应为＂2017年4月29日＂。
　　三、公文处理注意事项
　　1.公文中的主送单位、抄送单位名称必须为单位全称或规范简称、统称。如＂××××电力股份有限公司＂，可简称为＂××××公司＂，不能称为＂××××电力公司＂。最好是使用标准的全称。拟稿时如不确定，可以电话查询或上官方网站查询。
　　2.关于有保密要求的公文，按＂涉密不上网，上网不涉密＂的最新规定，牵扯到秘密的文件，一律走纸质公文。
　　4.紧急公文，应根据紧急程度，用三号黑体字，在公文左上角标注＂急＂＂特急＂。
　　5.应用文公文的标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不用标点符号。
　　6.要明确发文范围。凡是成立企业层面领导机构，有企业领导担任组长或副组长的公文，要报分管企业领导同意，经企业领导研究后，方可成立相应机构和人员。行文时，要行企业层面的公文，不可行部室公文；通過OA下发通知时，落款要为企业名称，不可为部门名称。
　　7.向国家部委、省政府行文时，要严格公文格式、程序，需经上级公司行文后，方可对外报送，禁止越级行文。如确实因工作时间的需要，要与对口的上级公司部门汇报，征得同意，并请上级公司对口部门与公司分管领导、总经部（办公室）做好沟通。
　　8.会议纪要的发放范围，如果不是企业范围的下发，就不要笼统抄送为各有关部门，拟稿人在起草纪要时就要把所要下发的部门明确列出。
　　9.公文的流转程序为拟稿—部门领导审核—送核稿—办公室核稿—审查—签发。通常在送核稿这一环节容易出错，应该发送给文书，不要直接发送给核稿人。
　　总之，电力企业各级单位、部门公文起草人和部门负责人要高度重视公文管理，严格按照上述要求起草相关文件，并按权限分级把关，确保格式、内容、流程规范，从而提高公文质量，提升管理效率。