信息时代档案管理面临的挑战及应对策略
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【摘要】信息化时代，档案管理面临理念、技术、安全等诸多挑战，传统的档案管理已经无法适应快速发展的社会经济环境。为应对挑战，必须转换管理理念、加快数字平台建设、加強安全防范，促进档案管理的科学发展。本文对档案信息化建设过程中遇到的挑战及应对措施进行剖析。
【关键词】档案管理；信息化；数字档案；挑战及策略
随着经济的迅猛发展，档案管理在企事业单位发展进程中具有极其重要的作用，但由于档案管理还存在许多问题，因此，面临新的挑战，必须寻求相应的解决途径和策略。
一、信息化时代档案管理面临的传统挑战
（一）管理理念陈旧。传统的档案管理是较为混乱的，对于档案管理工作的实用价值以及重要性都缺乏清晰的认识。仅仅将其当作是文字材料的历史记录，没有进行统一的规划设计，制约了管理效能的有效发挥，并成为阻碍企事业单位发展的障碍。
（二）技术手段滞后。在传统的档案管理之中，基本是采用手工的方式来对文献资料、数据信息等各种内容进行分类、整理、归档，管理和维护的成本都很高，使得档案管理的经济效益降低。档案建设跟不上信息技术步伐，成为影响档案创新的主要瓶颈。
（三）安全存在隐患。传统档案管理的安全系数低下，网络技术的便捷、高效给档案管理虽带来了诸多便利，但也伴随一些负面效应。有部分投机分子通过木马程序、病毒以及各种黑客手段，进行远程操控或者是进行破坏性的操作，窃取档案之中的内容，给单位带来相当大的威胁以及损害。
二、信息化时代档案管理采取的应对策略
（一）优化档案管理理念。1.管理服务方面的优化与创新。在管理服务方面，要突破传统意识，创新管理思路，拓宽服务范围，分析档案资料在市场中的应用前景，发挥档案信息的市场价值，便于档案资源的社会共享。2.管理制度方面的优化与创新。在现代化档案管理中，还需要更为完善与齐备的档案管理制度，并且需要从现代档案管理的各个环节入手，对其进行全面的创新与优化，使得其能够满足数字化、电子化档案管理趋势的发展。3.管理知识方面的优化与创新。在档案管理建设中，档案管理人员的知识结构和层次要不断拓宽和深化，要能够全面、专业地运用数字化档案管理知识，要将档案管理知识与社会经济知识、文化知识、历史知识、科学知识相融合。4.管理方式方面的优化与创新。在全新的信息环境下，要实现对档案资料的快速查询、检索、利用，必须以数字化、电子化档案管理模式替代传统的纸质、手工档案管理方式，档案管理要走科学化、系统化、智能化的发展方向。
（二）加快数字档案建设。1.数字档案建设的重要意义。传统的档案都是使用的纸质载体，采用的是手动管理，如果遇到了不可抗力或者是人为篡改的时候，档案的完整性与生命周期就容易受到严重的威胁。但是数字档案不仅仅可以确保原始数据的完整性以及安全性，并且还可以为有效地实现档案内容的快速、精准查询。2.数字档案建设的主要内容。打造网络平台，将档案信息通过电子扫描、视频拍摄、数字存储等融入到信息化管理系统中，转变为电子档案信息，以电子资料的形式进行保存。3.数字档案建设的方法手段。一是可操作性，利用数字化平台实现对档案资源的即时查找和翻阅。二是集成性，数字管理系统集成了诸多的图像、视频信息等，使档案信息更为多元化。三是可变性，数字管理系统中的档案信息可根据需要在计算机系统中得以修改。4.数字档案建设的质量效益。一是利用视频、文字、条码及射频技术可对档案进行备份保存，便于二次利用。二是档案不易受环境影响，更利于档案的保存。三是可以让档案管理人员从繁琐的工作中解脱出来，腾出更多时间为单位提供优质高效的服务。5.数字档案建设的社会价值。数字档案建设可满足社会对于档案多样化、个性化的需求。用户无需考虑时间和空间的限制，利用图像处理技术、全文检索技术可以在使用权限之内，随时随地快速获得所需档案的信息资料。
（三）强化档案保密功能。1.增强保密意识。在档案管理之中，保密是一项相当重要的工作，其贯穿于档案的收集、整理、利用以及保存的多个环节，对于维护档案安全非常重要。如果有部分档案泄密，其不仅仅会导致个人的隐私泄露，还会对管理部门的公信力带来影响。因此，管理人员要牢固树立档案安全的保密意识。2.落实保密责任。保密工作始终是档案管理部门的重要职责，要明确信息化时代保密工作面临的新形势，结合实际工作制定保密工作职责。如，收集整理材料要有专人负责，转递档案要密封，传递重要档案要走机要渠道等。3.严守保密要求。加强保密纪律教育，做到专机专用，指定专人管理，确保电子公文传输安全。在日常管理过程中，有些单位、个人对人事档案的保密不重视，随意处理个人档案材料。4.注重保密宣传。要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，树立保密观念，增强法制意识，加大对电子公文、电子政务保密管理的培训教育，强化计算机网络保密宣传。5.健全保密制度。要建立严格的人事档案转递、收集、整理、使用、封存等相关制度，确保每个工作环节都衔接有序。同时禁止无关人员、尤其是人事档案的本人接触档案。
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