浅探公文发文字号中嵌字的规范化使用

　　【摘要】在实际应用中，嵌字的使用经常呈现混乱的局面。本文在总结前人研究的基础上，通过分析发文字号中嵌字的使用现状及其使用不规范的原因，进而提出具体的应对策略，以期对发文字号的规范化使用有所裨益。
　　【关键词】公文；发文字号；嵌字；规范化
　　发文字号，又称发文编号、文号，是发文机关就一定时期内（一般是一年）各种不同公文进行排列的顺序号。它是公文的重要组成部分，每一个发文字号都代表了一份公文。长期以来，应用写作学界一直致力于推进发文字号的规范化使用，从多角度对其进行研究。但对于嵌入＂发文机关代字＂与＂发文年份＂之间的诸如＂发＂＂呈＂＂函＂之类的字（以下简称＂嵌字＂）的归类问题，研究者们各执观点。一是认为发文字号中应当使用嵌字。二是认为发文字号中不应该使用嵌字。三则认为发文字号中是否使用嵌字视具体情况而定。
　　前人的研究对于应用文的写作及应用都有一定的理论指导和现实意义，但过于绝对化的说法和做法使公文处理过于死板硬化，不利于公文处理规范化；视情况而定的做法固然比较合理的，体现了公文处理规范性与灵活性相结合的特点，但如按上述的分类标准来确定是否使用发文字号，则会陷入研究层面过于浅显，经受不住进一步推敲的窠臼。笔者认为，发文字号中需使用嵌字，但是此前要建立一个统一的标准，该标准需体现出一定的层次性。即优先以第一级标准来选用嵌字，在无法按照这一级标准来选用时，则用二级标准。
　　一、发文字号中嵌字的使用现状
　　建国以来的历次公文处理相关条例、办法均明文规定：发文字号＂由发文机关代字、年份、发文顺序号组成＂。由此可见，发文机关代字、年份、顺序号是发文字号中固有的三要素。如＂粤府〔2016〕18号＂，即是由广东省人民政府的机关代机＂粤府＂+发文的年份＂2016＂年+发文顺序号＂18号＂三要素组成。但是在实际应用中，发文字号并不都是简单的三要素形式，而多在＂发文机关代字＂与＂年份＂之间嵌入＂发＂＂呈＂＂字＂＂函＂等嵌字。此类嵌字夹在发文机关代字与发文年份之间表示一定意义。据统计，嵌字的表现形式主要有：
　　（一）表示行文方向的嵌字。有＂发、呈、函＂等，下行文一般用嵌字＂发＂，如＂国办发〔2016〕16号＂，表示国务院办公厅2016年下发的第16号文件；上行文一般用＂呈＂，如＂黔府呈〔2015〕31号＂，表示贵州省人民政府2015年发出的第31个上行文件；平行的一般用＂函＂，如＂鄂政函〔2016〕74号＂，表示湖北省人民政府2016年发出的第74号信函。
　　（二）表示文种的嵌字。有＂复、通、报、请＂等，＂复＂表示批复，如＂司复〔2015〕4号＂表示司法部2015年发出的第4号批复；＂通＂表示＂通知＂，＂鄂组通〔2016〕2号＂表示湖北省组织部2016年发出的第2号通知；＂报＂表示文种＂报告＂；＂請＂表示文种＂请示＂等。
　　（三）表示文件内容特征的嵌字。如＂干＂表示文件的内容与干部人事任免相关，＂桂政干〔2016〕19号＂表示广西壮族自治区人民政府2016年关于人事任免方面的第19号文件。
　　（四）表示发文形式的嵌字。如＂明电＂表示与电报相关的文件，如＂吉政办明电〔2015〕16号＂表示吉林省人民政府办公厅2015年以明码电报形式下发的第16号文件。
　　（五）表示其他意义的嵌字。如＂秘＂＂文＂＂字＂等＂皖政办秘〔2014〕251号＂＂闽政文〔2016〕161号＂＂榆政字〔2016〕16号＂等。
　　由上述内容可看出，发文字号中嵌字的形式多种多样，这一方面体现了公文写作处理的灵活性，同时也将公文的性质、内容、特征等方面表现得更为简洁明了；另一方面，由于各省、部门在行文时各自依据的标准不一，在同类情况下行文时选取了不同的嵌字，极易造成公文处理的混乱，不利于公文规范化进程。据初步统计，我国大陆范围内的31个省、自治区及直辖市的省部级党政机关向下行文时，有80.6%在发文字号中使用＂发＂＂字＂＂秘＂等嵌字，仅有19.4%未使用嵌字。这一方面体现出将嵌字统一加入发文字号中的举措的合理性；另一方面则表明嵌字的规范化使用需建立在摆脱当前混乱局面的基础上。而要从根本上摆脱这一局面，首先须溯本求源，明了成因，才能对改进当局有所裨益。
　　二、嵌字使用不规范的原因分析
　　造成嵌字使用不规范的原因主要有以下四各方面：
　　（一）上无原则性规定。现行《党政机关公文处理工作条例》（2012）中对于发文字号的阐述较为简短，即＂发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。＂，此外并无其他补充说明和解释。由此给人一种＂发文字号=发文机关代字+年份+发文顺序号＂的直观印象，即发文字号除此三要素之外，再无其他构成要素。《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）中对于发文字号中的排布、年份及发文顺序号作了较详细的说明，但只字未提＂发文机关代字＂，更未提到嵌字。因而发文字号的使用并不统一，基本组成形式有二：一是发文机关代字+年份+发文顺序号，如＂闽政〔2016〕29号＂；二是发文机关代字+嵌字+年份+发文顺序号，如＂鄂政发〔2016〕40号＂。
　　常规上，下级的工作需紧紧围绕上级的安排进行，如果没有统一的要求，碰到类似情况时，下级多会参照上级的做法来执行，如国家最高党政机关中共中央、国务院向下行文时，常以＂发＂类嵌字作为发文字号的一部分，下级机关在拟写发文字号时，多参照中央和国务院的做法行事，因而在使用嵌字下发公文时，以＂发＂字的使用频率最高，然而中央和国务院作为系统内最高级别的发文机构，其发文方向具有一定的局限性，一方面，它们的发文以下发的形式最为常见，平行次之。故＂发＂字几乎成为了下行公文的代名词，有些下级单位和部门由于领悟不透彻，所以无论是上行、下行，还是平行，都用了＂发＂字，这种做法显然是不合理的。另一方面，除了向下行、平行之外，它们不发上行文，因而下级机关在发上行文时，就没有了统一的参照标准，有的地方或部门意识到了这一问题的严重性，结合国家的公文条例等相关规定对本地区、本部门的公文处理作了合理的补充说明，一定程度上缓解了发文字号使用混乱的局面，然而这一做法在对外行文时也表现出一定的局限性，且大部分地区和部门并没有意识到这一问题的重要性，因而未采取相关规范举措，而是各行其是，嵌字之使用杂乱无章。
　　（二）理论指导著作众说纷纭。因无统一的规范性标准，文书工作者，特别是初涉公文写作的文书工作者，或是有一定的公文写作经验，但不足以应付新情况新问题的文书工作者，往往将公文指导著作作为答疑解惑的第一选择。但由于每部著作的作者对公文条例等相关规定的理解程度不一，其各自的出身经历、过往经验更是五花八门，因而每部公文理论指导著作的观点不尽相同。
　　各类公文理论指导著作中对于发文字号组成情况的解释大致有三种。一是主张发文字号由＂发文机关代字＂＂年份＂＂公文顺序号＂三个要素组成，其中＂发文机关代字＂为单一内容，不包含＂发、函、字＂之类的嵌字。二是主张发文字号由＂发文机关代字＂＂年度＂＂发文顺序号＂三个要素组成，但是＂发文机关代字＂由代表发文机关的规范性代字和＂发、函、字＂之类的嵌字两部分组成。三是指出发文字号由＂发文机关代字＂＂嵌字＂＂年份＂＂发文顺序号＂四个要素组成。以上三种观点中，第三种无疑最贴近实际，最有指导价值。即承认嵌字是发文字号中不可或缺的一大要素。然而著作中对于嵌字的使用说明，更是众说纷纭。据统计，各理论著作中，对于嵌字的称呼有嵌字、发文类型代字、发文性质代字、文种代字、行文方向代字、内容特征代字、发文方式代字、文件承办部门代字等多种形式，有的著作认为嵌字只有上述名称中的某一个称呼，有的则认为是多个称呼并存，并无统一的说法。因此，当文书工作者在工作实践中求助于公文相关理论著作的指导时，其所获得的答案不一，嵌字使用之混乱就显得尤为突出。
　　（三）习惯使然，不作变通。在公文实务中，文书工作者除了依据没有具体规定的原则性标准及相关理论著作的指导之外，还常常依靠长期从事公文写作的前辈指导，这些前辈依据长期以来积累的办文经验来编制发文字号。然而经验作为一种主观性的存在，每个个体对于客观事物的反映形式不尽相同，因此每位前辈的观点也必然存在一定的差异。这种差异的表现与上述关于公文理论著作的表现相近之外，还有两点不同：一是随着时间的推移，每位前辈的办文经验不断丰富，其对于公文处理的观点也会有所变动，但也不尽然都往规范化的道路驶进，从而陷入了观点前后不一，甚至是自相矛盾的窠臼。二是每个前辈所处的地区、部门不一，他们的办文经验在一定程度上只适用于本地区、本部门，对于非本地区、部门的单位则不一定适用，当将他们的经验用于其他部门、地区时，则不见得一定会适用。
　　（四）文书工作者个人能力素质不一。文书工作者的能力在很大程度上决定了公文的办文质量，从整体上看，文书工作者无外乎有四类：一是有能力且有心改变发文字号混乱局面的文书工作者。能力较突出文书工作者常能够发现问题所在，并有意识地结合实际制作出适合本部门实行的公文处理相关制度，这一类的作者所在部门的公文处理工作往往比较规范化。二是有能力但无心改变现状的文书工作者。他们虽然有进一步规范发文字号中包括嵌字使用方面的能力，但是没有意识到发文字号对于公文的重要性，更没意识到嵌字对于发文字号的重要性，因而过分安于现状。三是无能力但有心改变现状的文书工作者。这部分的人虽有着较好的出发点，但有心无力，对于改变当前混乱局面无实质意义。四是无能力且无心的文书工作者。他们既没有认识到嵌字对发文字号的重要性，也没有能力去改变当前的混乱局面，不思进取，得过且过。在实践中，第一类文书工作者并不多见，第二、三、四类则占据了文书工作者的绝大部分，因而发文字号中嵌字使用之混乱不言而喻。
　　由上述内容可知，造成嵌字使用混乱的根本原因在于没有一个统一的标准，因而造成各指导论著众说纷纭，各文书工作者＂各抒己见＂，各行其是，这一混乱的局面亟需改变。
　　三、规范化的应对策略
　　嵌字在发文字号中的广泛使用说明其重要性，然其在使用过程中的混乱局面同时也说明采取相应对策改变这一现状，建立统一的使用标准势在必行。
　　（一）嵌字的使用标准。1.准确性与概括性。发文字号中的嵌字须准确反映公文的某一项内容，这一项的内容可以是反映公文文种、公文性质、公文行文方向、公文内容等中间的任何一项，如＂发＂表示行文方向＂下发＂＂请＂表示公文文种＂请示＂，＂任＂表示公文内容为＂人事任免＂等，不随意使用模棱两可、容易引起歧义的字来代替。此外，嵌字需有高度的概括性，它多为单字的形式，且该字须高度概括公文相关内容或属性。准确性和概括性是合一的，只有在准确地选择嵌字的基础上，才能对其进行高度概括。2.统一性和唯一性。统一性是指对于嵌字的选用需建立在一个统一的范畴之中，如统一按照行文方向选用嵌字，特殊情况下再据实际情况有所变通，如此，可避免因不同属性的嵌字＂满天飞＂的乱象。同时，在统一性的基礎上，必须保证嵌字使用的唯一性，即某一个嵌字只代表唯一的一项含义，不搞一字多义的形式，如此，可避免因一字多义而造成的以同一个标准针对同一份公文却有多个嵌字可选的局面。如＂通＂只表示文种＂通知＂，并不表示文种＂通报＂。统一性和唯一性是辩证统一的关系，二者共同体现在嵌字的选用中。3.实用性和可操作性。公文是实用性很强的文体，因而嵌字作为公文的一部分，也应当具有较强的可操作性。这方面的可操作性是指嵌字在表达一定意义的基础上，能够体现一定的实用价值。即通过某一嵌字，人们可以较为明确地联想到与公文相关的内容，进而对公文内容有初步了解。
　　（二）规范化的策略。相关部门制定统一标准，将嵌字的使用规范化。将发文字号的组成要素规范为四要素，即发文字号由＂发文机关代字＂+＂嵌字＂+＂年份＂+＂发文顺序号＂组成。以二级层级结构确定嵌字的使用标准。即在选用嵌字时，以公文的行文方向作为首要标准，且每个行文方向只能选择唯一的一字作为嵌字：上行文用＂呈＂，下行文用＂发＂，平行文用＂函＂，如＂××发〔2016〕66号＂表示某部门2016年下发的第66号文件；＂××呈〔2016〕66号＂表示某部门2016年上报的第66号文件；＂××函〔2016〕66号＂表示某部门2016年发出的第66号信函。如果首要标准无法满足表达需要，（下转第13页）（上接第8页）则在采用首要标准的基础上加上表示发文形式的词，如＂××明电发〔2016〕6号＂表示某部门2016年以明码电报的形式下发的第6号文件。以行文方向和发文形式来作为选用嵌字唯一标准，其他的诸如表示公文文种、内容特征、承办部门的形式可以废除。
　　1.批判性地吸收前人研究成果及经验。（1）有条件地选择理论指导著作。文书工作者要以批判性的眼观来选择公文相关的指导著作，切不可随意选取。首先，选择那些权威出版社出版的书籍，如商务印书馆、中华书局、带有＂中国＂字样或者知名的外国出版社。其次，选择虽然不是权威出版社出版，但其作者在应用写作界有一定权威的书籍。再次，选择那些虽然既非名出版社，又非名家，但是得到比较权威人士认可的书籍。当然，论著的选用只是选好嵌字的第一步，最根本的还需要对著作中的内容加以理解，融会贯通，且要有条件性地吸收，不可完全依赖于书本，所谓＂尽信书则不如无书＂是也。（2）批判性地借鉴他人经验。他人的经验是其长期工作中智慧的结晶，文书写作者向有经验的人取经无疑是较便利的一种途径，但是在借鉴时，需注意以下两点：一是取其精华，弃其糟粕。有些从事多年公文写作经验的工作者虽然文书经验很丰富，但不见得所有的经验都适用于当下，有的文书写作者甚至积累了一大堆投机取巧、偷懒耍赖的经验，这是万万不可取的。二是因人因事而异地选择那些与己切身相关的经验。他人的有些经验固然是精华，但是并非适合自己当前的需要，因而要根据具体情况，因人因事而异地选择借鉴。
　　2.提高文书工作者的工作能力和职业素养。文书工作者的工作能力和职业素养与公文质量切身相关，因此，需要采取措施将其提升。筆者认为可从两方面着手。一是加强专业化培训。对文书工作者进行定期培训，丰富公文知识，提高公文写作及处理的能力，使其强者更强，弱者渐强。二是提升监督和考核机制。一方面制定并执行专门的监督机制，对文书工作者的工作进行监督，杜绝偷懒耍滑，无所事事者；另一方面，通过不定期对工作者的工作进行考核，对表现优异者给予一定的奖励，对表现特别不佳者处以一定的处罚。如此，既可提升工作者的工作能力，又可增强其作好本职工作及改进不规范现象的积极性和主动性。
　　总而言之，嵌字是发文字号中必不可少的一部分，它在当下使用过程中表现出来的不规范现象有客观方面的原因，也受主观因素的影响。当务之急是要建立一个统一规范化使用嵌字的标准，以客观的标准促进主观的改进，才能不断促进公文写作和处理的规范化进程。
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