中小企业档案管理信息化建设探析
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【摘要】中小企业作为企业群中的重要组成部分，对我国的国民经济增长发挥着重要促进作用。全面改革实施后，中小企业在各方面的管理上也提出了更高要求，其中档案管理信息化就是重要管理内容。本文主要就中小企业档案管理信息化需求以及作用发挥进行分析，然后结合实际对中小企业档案管理信息化问题和建设措施详细探究。
【关键词】企业；档案信息化；问题
中小企业的诸多管理工作中，档案管理是重要管理内容，这对企业领导的发展决策以及整体管理水平的提高，都起着积极作用。信息化发展背景下，加强企业的档案管理信息化建设就显得比较重要，这是促进档案管理水平提高的重要举措，在信息化技术支持下，对档案管理人员的工作效率提高提供了技术支持，也对档案管理模式的优化创造了有利条件。
一、中小企业档案管理信息化必要性及重要性分析
（一）中小企业档案管理信息化必要性。信息化时代的到来，为中小企业档案管理信息化建设提供了良好环境，中小企业要想提高市场竞争力，就必须要注重新技术以及新管理模式的科学应用。在中小企业管理工作中，档案管理作为比较重要的管理内容，是提高企业市场竞争力的重要保障力量，这也是档案管理未来的发展趋势。中小企业的发展，需要新技术的支持，企业管理水平的提高也需要新技术的支持，档案管理的信息化建设是企业全面发展的必要环节，只有在这一层面得以实现信息化建设目标，才能真正促进中小企业的良性发展。
（二）中小企业档案管理信息化重要性分析。通过档案管理信息化目标的实现，就能有助于档案资源的共享，提高档案管理的整體效率水平。计算机技术的进步也对中小企业档案管理工作提供了技术支持，信息化档案管理从整体上节约了管理时间。信息化的档案管理能提高档案查询的效率，对档案资源也能充分利用。工作人员可通过组合查询以及模糊查询等方式，来查找自己所需要的档案资料内容，这就极大地提高了工作人员的工作效率。
另外，中小企业档案管理信息化也有利于提高企业的决策效率，能为企业的计划以及组织等工作顺利进行打下基础。信息化的档案管理工作能迅速地进行档案备份，实现对档案资源高效化的管理。
二、中小企业档案管理信息化问题和建设措施
（一）中小企业档案管理信息化问题分析。从当前我国的中小企业档案管理信息化现状来看，其中还存在着诸多不足有待解决。一些中小企业对档案管理信息化的认识比较薄弱，有的企业领导在档案管理的思想观念上，没有和时代发展需求相结合，对信息化管理人才不重视。在档案信息化的推动方面缺乏信心，这就对实现档案信息化目标产生了阻力。
再者，中小企业档案信息化管理人才比较缺乏，在信息化管理的安全性方面需要进一步强化。档案信息化管理，需要有专业化人才的支持，从当前中小企业的档案信息化管理人才的培养情况来看，企业在这一层面还需要加强，没有及时将人才知识结构单一化的问题有效解决。在档案信息化的安全性方面也没有加强，这些都不利于中小企业的竞争力提高。
档案信息化建设发展中，没有重视软硬件的更新以及维护。实现档案管理的信息化目标，就要在硬件基础设施建设层面不断加强和深化。但是从实际的发展情况来看，企业领导者并没有充分重视软硬件的更新以及维护，造成档案信息化管理的整体效率比较低。
（二）中小企业档案管理信息化建设措施。第一，加强对档案管理信息化建设的重视。要想促进档案信息化管理水平提高，中小企业领导者就要对此充分重视，认识到信息化档案管理的价值，对具体的管理工作要有详细的了解。并要能在档案管理信息化建设的宣传工作上加强重视，通过多种手段方式进行宣传，让企业员工认识到信息化档案管理的重要性。第二，注重信息化档案管理人才培养。档案信息化管理需要专业人员支持，企业领导要充分重视对专业化管理人才的培养，不断提高档案信息化管理人员的综合素质以及业务能力。通过定期的培训工作，加强档案管理人员的职业道德以及技术能力，在这些基础层面得到了完善，才能有助于整体服务水平提高。通过构建高素质高技能的档案管理队伍，对中小企业的档案管理信息化程度和水平就能有效提高。第三，构建完善的档案信息化管理制度。良好的管理制度能规范管理人员的行为，对促进档案管理的规范性操作有着保障作用。地方行政管理部门，要进一步强化中小企业的档案管理工作指导以及监督，遵循国家的政策方针，在信息化建设过程中，积极发挥新技术的应用作用，为档案管理质量提高打下基础。行政部门要对中小企业的档案收集以及整理和保管、利用等各个环节的管理进行加强，在信息化档案管理建设方面的完善性得以保障。第四，加强档案信息化的安全保障措施实施。要加强档案信息化建设的安全工作，从多方面实施安全保障措施，实施生物识别身份以及加密措施，充分保证档案信息的安全性。
三、结语
总而言之，中小企业的档案管理工作中，实现信息化的目标，是促进中小企业竞争力的基础。通过从理论上对中小企业的档案管理信息化建设进行研究分析，就能为实际档案信息化管理发展提供理论依据，从而更好地促进中小企业档案信息化建设。
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