行政文件管理信息的电子化应用

　　【摘要】行政文件管理作为行政部门文件工作的重要组成部分，实施电子化管理已经成为发展的必然趋势。行政文件管理信息的电子化应用对提高行政办公人员的工作效率、行政文件管理的水平具有重要作用。推行行政文件电子化应用不仅是部门协同发展的必然要求，而且也是行政部门自身管理现代化的客观要求。充分利用电子网络传输资源进行信息的沟通与交流，我们会越来越发现电子化应用带给我们的好处。
　　【關键词】行政文件；管理；电子化应用
　　行政文件反映了各级国家行政机关的历史面貌，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，其内容涉及部门、科室甚多，还需不定时反复查阅。为了查阅方便，每个部门甚至每个科室都要建立自己的文件分类，来归档各级各部门传达的文件。这之间各部门不仅要设有收发、传阅相关人员，还要消耗很多纸张、油墨来印刷并转发给各个部门，造成了很多人力物力上的浪费。
　　一、行政文件管理信息的电子化应用优点
　　（一）便于使用和检索，避免浪费，办公效率大大提高。当今，中国已经进入网络化大国，计算机操作对于现代年轻人来说已不是什么难事。建立好的计算机电子文件，操作简便、自动分类组合、便于管理，在管理上彻底颠覆以往手工检索、分卷管理、人工分类存档调动的格局。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，急需时可以直接在计算机电子文件中进行搜索，既节省时间又提高工作效率。
　　利用光盘、磁盘及云盘作为载体存储电子文件，解决了在传统文件管理中人工操作时装订、归档的繁琐和纸张、油墨的浪费。电子文件虚拟存在的方式也大大节省了纸质文件档案大量占用库房的储存空间，同时也避免了纸质文件随时间与数量累积储存给查阅者带来大量的翻阅、查找的不便，为人类生活创造了以往难以想象的效率空间。
　　（二）提高了行政文件传输的快速、安全和准确性，实现资源的共享。以往，传统的文件传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，并且邮递传输要产生极高费用，安全性也没有保证。比起传统的人力传输或者是交通工具辅助传输，电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递，适应现代社会快节奏的工作特点，它不仅保证文件安全、准确、及时传输，而且不会造成延误或者丢失现象，其经济效益也是无法估量的。
　　传统的行政文件管理，重要纸质文件资料借阅需要经过申请手续，并且需要到指定资料存储地点进行人工检索，而且，政策文件或通知文件等不能及时传递和下达，因而就不能达到及时的交流和共享。但在信息电子化办公系统中，电子文件是内部相关部门共享的，电子文件不受地域与空间的制约，可以同时异地进行检索、浏览、编辑与应用。需要者可以依照规定通过网络直接检索需要的电子文件，并且可以对文档信息进行拷贝储存，随需上传下载各级各部门制定的相关政策电子文件。
　　二、行政文件管理信息的电子化应用缺点
　　（一）电子文件的安全性问题。网络黑客和网络病毒的入侵是阻碍网络发展的主因，也严重威胁电子文件的安全性。
　　（二）电子文件兼容问题。电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的电子文件不能相互识别，这个问题亟待解决。
　　三、针对电子文件的缺点解决措施
　　（一）针对安全性问题。在行政部门文件传输的网络中设置隔离路由器或应用混合秘钥技术。设置隔离路由器：通过屏蔽不在范围内的IP地址这个简单的隔离方法，电子文件就会在某一范围的局部网络内传输，防止文件流向外网。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。应用混合秘钥技术：把需要传输的电子文件加密后传到服务器，在服务器端由需要使用文件的人员完成文件的解密和验证就可完成文件的安全传输。
　　（二）针对电子文件兼容问题。在行政部门统一软件使用，进一步加快计算机管理行政文件的步伐。构建资源共享平台级文档管理，服务、共享、存储于一体，提高行政机关工作效率，使文件查找、下载更快捷。
　　四、结语
　　行政文件管理信息的电子化应用的好处显而易见，不仅会使行政部门传输文件的效率大大提高，还使行政文件的全面查询、上传、下载、异地存储等服务得以实现。虽然行政文件电子化应用的管理制度、管理方法等还存在许多问题，但是根据电子文件传输快、效率高的重要特点，行政管理部门应积极更新知识，学习和应用新的管理理论、原则、方法和技术，使行政文件电子化应用更好地融合发展，满足行政办公需要，节约纸张、促进环保，真正实现绿色办公。
　　【参考文献】
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