部门手册帮你立规矩

　　2009.08.18 来源：《中外管理》 作者 焦晶 晓庄
　　经理人是否也在期待自己下辖的部门能够焕然一新？
　　答案通常是肯定的，那么自然要从给部门立新规矩开始。俗话说，没有规矩不成方圆。在企业的人力资源部门，常常在用制度管人、制度留人，然而对于不同的部门来说，都有该部门最特殊的地方。比如：在Google，就规定员工上班可以穿休闲装和拖鞋，甚至还可以带宠物上班，这就是部门的规矩。在许多创意类部门，都有着许多非常人性化的制度和规矩，而这些规矩，一定会更有利于工作效率的提升。
　　再比如：销售部门的员工几乎是任何公司中最不为人熟悉的。常常出门在外的工作性质，就会让＂规矩＂看起来总像似有似无，而且总是难以执行到位。于是，这类部门的规矩通常都是在以结果说话，这就是部门的特点所决定的。
　　今天我们隆重推出的部门手册，就是给部门立规矩的最好帮手。而且，它不仅能帮助部门主管建立那些传统的老规矩，更可能带来许多意想不到的好处，比如：效率，甚至是温情。
　　部门手册的妙用
　　文/本刊记者 焦 晶
　　谁说给公司员工立规矩只是人力资源部门的事？
　　事实上，部门主管——你，责无旁贷。
　　给公司员工立规矩只是人力资源部门的事？
　　作为部门经理人，如果你这么想，那可就大错特错了。诚然，公司人力资源部会给出整体的规章制度，但那毕竟不是针对每个部门个性化解决方案。况且，那些制度是死的，而人和问题，却是每天都有新鲜的变化。你要做的，当然就是弥补两点，既保持规矩的基本点，也要让规矩可以＂量体裁衣＂，让它活起来。
　　如果你在往日的工作中常常觉得头绪混乱，人也用得不＂顺手＂，那八成就是在给部门立规矩中出了问题。其实，部门手册可以成为一个不错的工具，帮你把部门管理得井井有条。当然，前提是首先要认识到手册的＂重大作用＂，而且要知道怎样去运用。还有很重要的一点是，要在年末年初就想清楚、说明白，这要比在日后的工作中不断地找补更有效果。一事一议看似充满人性化，但过多就会增加管理难度，更不利于领导和管理。
　　不仅是规矩，更是部门文化
　　所谓国有国法，家有家规。事实上，规矩可能更多意味着一种约束，但部门手册承担的功能绝不能仅限于此。实际上，它可以直接决定一个部门的文化。对部门经理人来说，认识到这点尤为重要。
　　你希望属下们拥有怎样的价值观，表现出怎样的精神状态，都可以通过部门手册得到实现。比如：要求下属必须做日志手册的部门，必然会充满浓郁的＂效率＂文化，大家往往更注重计划、注重时间管理；而倘若部门经理自制有＂激励手册＂，时不时运用部门＂小金库＂在公司整体奖励之外再给优秀员工来点＂别出心裁＂的肯定，则很可能更加活跃部门工作气氛，使整个团队愈发生机勃勃。
　　在许多企业和团队中，都有业内人士很清楚的＂潜规则＂，这些内容暖昧而无法落实在文字上，就需要靠企业文化来解决。而有形的规矩和制度，就一定要通过一个载体——部门手册来体现出来，并进而借此解密无形的文化规矩。
　　在这本部门手册中，即使你是一位新人，也一定可以一目了然。无论在部门内碰到何种问题，都可以通过查阅手册，而得到解决问题的办法，手册能够帮助你＂解决有道＂。
　　所以，千万不要以为部门手册的功能只是为了明确员工的职责，或者只是告知他们＂高压线＂的存在，并且它完全可以成为塑造部门文化的＂好帮手＂。
　　更重要的，我们将推荐给主管们的部门手册，还可以成为经理人表达对员工关怀的计划指南。据说，在百度公司，就有这样的＂部门手册＂。手册把一年当中的每个节假日都标注出来，根据节日特点、当时的时令等制定了不同的备选活动。一个相当有参考价值的活动是中秋赏月——这似乎是个老掉牙的话题，但同样可以做出新意。百度联合了其他公司，将单身员工们全部集合起来，共聚颐和园。既让单身员工在团圆之日不觉孤单，更为公司内和其他公司的青年人牵起了红线。而对于部门经理人来说，类似的活动完全可以仿效。
　　执行，从自己开始
　　可以想像，这样的部门手册，怎能不带来部门温情，提高团队的凝聚力？
　　当然，和公司里的任何规章制度一样，部门手册同样需要经理人率先垂范。
　　首先，作为手册的制定者，经理人要将手册内容落实到位。下属最怕的，莫过于制度频繁更换。刚刚适应了一种文化，又要调换成另一种，也着实容易让人思维混乱。而一些部门活动和奖励，如果只是保持三分钟热度，也很难起到预想的效果。事实上，如果经理人真能将部门手册坚持下来，形成稳定的部门文化，甚至能在公司范围内形成影响力，成为其他部门员工暗自羡慕的好去处。
　　仅仅贯彻到位还不够，＂带头老大＂还要带头遵守手册中的规矩。榜样的力量总是无穷的，上梁不正下梁歪。尤其是，当你发现新来的员工生机无限地入职，工作卖力，效率十足，但保持不了太久便完全滑向反面时，先别着急抱怨他们怎么那么＂不争气＂，自问一句：＂部门手册，我自己遵守了吗？＂
　　三大秘诀，让属下日新月异
　　文/晓 庄
　　作为＂带头人＂和＂大家长＂的角色，该如何在新一年给部门立规矩？
　　一说到秘诀，人们立刻就会二目圆睁、凝神屏气：到底是什么？事实告诉我们：秘诀，很多时候就是没有秘诀。只要用心去体会和研究，你会发现总能找到最适合自己的秘诀。
　　新年伊始，主管往往希望拿出几个奇招，为下属来一个＂下马威＂。事实上，最有用的奇招之一就是：你永远做得比下属好。试想，当你早上8∶30准时到办公室，你的下属还敢9∶00才到吗？上司以身作则的行为，会成为下属最好的一剂强心针。
　　主管该如何为下属立个规矩？是否有既好用又简便的管理方式？不妨先从几个简单的小手册开始吧。作为主管的你，不要忘了你是这个手册最重要的执行者，你自己的执行力度和推行力度，将决定它的收效。
　　日志手册是＂黑匣子＂
　　当海尔最著名的口号——＂日事日毕、日清日结、日清日高＂出现的时候，不得不承认它给企业带来了诸多好处，已经成了许多企业的学习典范。没有一个主管，不希望最快地掌握每个员工的工作状态和进度、团队项目的开展情况，因为主管的安全感来自于对大局的掌控和对细节的了解。
　　新年伊始，给你的团队设计一个能让你看到＂日新月异＂效果的日志手册吧。
　　这个手册很简单，只需要52页，每周一页，每页从周一到周日分作七栏，而每栏中，可以根据工作的需要，分为＂今日工作＂、＂明日工作＂、＂遗留问题＂、＂经验总结＂等几块内容，每个人都要将自己每日的工作情况简单记录下来。这样不仅很利于所有人的时间管理，并且保证不会遗漏重大问题。一周下来，自己的工作和收获也就一目了然啦。
　　对于日志手册，主管可以定期或不定期检查，监控下属的工作过程，帮其解决实际难题和完善工作方法。日志还有一个功能，就是当有意外事件或失误发生时，它可能成为一个找到问题根源的＂黑匣子＂。接下来，自然是可能通过它搞出一个失败的案例，以供全体借鉴。
　　而且，日志手册最大的好处还在于，它可以使大家养成良好的时间管理习惯。一旦习惯成自然，即使不再有手册，大脑也会在无意中形成手册，让工作有条不紊地开展起来。制度的本质，是在任何情况下都以制约人性的弱点为初衷，比如懒惰。
　　制度和奖惩的＂合订本＂
　　如果将企业的规章比喻成国家宪法，那么部门的规章制度就应该是子法。所以，部门的制度手册，一定是为了清晰部门职责、个人职责，更好地形成部门文化的规范。
　　第一，强调本部门最看重的文化。比如：对于产品研发、创意之类的部门，成员间的智慧碰撞、分享经验心得最为重要，所以类似于日常沟通、共享资源的文化就会变得非常重要。作为主管，你要义不容辞地去建立一个让大家充分互动起来的制度，并且仅有制度还不够，还要搭建起一个能保证制度执行的平台。比如：可以通过局域网的优势，搭建一个部门的沟通平台。当然，这些具体操作办法，你可以完全委托外援或下属去做。在这个平台上，大家可以提出问题、寻求帮助，也可以交流工作、分享信息，亦或是谈心聊天、增进感情……而执行这种交流的关键在于，形成习惯。
　　如何让单打独斗惯了的部门员工交流起来？就需要你用一些甚至有点儿小儿科的手段，比如：多久一定要交流一下，否则将得到什么样的处罚之类。当然，这种处罚一定要新鲜有趣，而不是让人感觉无关痛痒。
　　总之，你想强调什么，就去积极引导什么。不要怕下属觉得你小题大做，部门文化的形成就是一个滴水穿石的细微过程，要让下属知道你对此制度的重视程度，最终形成习惯。
　　第二，给每项制度配备奖惩制度。光有制度，而没有对应的奖惩办法，通常是制度不能很好执行下去的原因之一。所以，在建立每项制度的时候，主管们都要思考，该如何促成制度的执行。在部门文化还处于弱势状态时，不要担心奖励和惩罚手段的使用会让员工感觉不舒服（虽然他们可能暂时不舒服），因为这对团队文化的形成一定会起到推动作用。至于怎样去奖惩，主管也不必去埋头凝思苦想，而可以让员工自己去讨论，你只要拍板就行了。这样一来，既可以发挥员工的智慧，也可以让员工慎重对待这个由自己参与制定的制度。试想，谁愿意拿起石头砸自己的脚呢？
　　第三，不要让制度为＂面子＂所累。凡是制度手册中的内容，都要明确规范。不可出现什么＂尽量＂、＂争取＂等模棱两可的字眼，＂必须＂、＂不得＂这样的字眼，才是制度手册中的基调。制度不需要面子。并且，制度中涉及的具体执行内容，也一定要量化。
　　作为部门手册，要追求的就是实用。打开手册，你就可以看到部门所有业务、职责定位等情况，可以看到部门内各个岗位的职位描述，以及这个岗位相对应的员工名字。即使是新入职的员工，也可以通过这本手册，很快地了解整个部门的状况。
　　而量化要达到这样的程度——员工只要根据手册，就可以评估出自己本月可能获得的奖励或惩罚。
　　建立流程手册
　　你是否发现，许多规矩在执行之初还是循规蹈矩、有模有样，但是随着时间的推移，就慢慢走形了？员工会在漫长的执行过程中，逐渐开始倦怠，并失去了对工作流程的尊重。
　　有的主管会抱怨：员工为什么不职业？其实那一定是你的工作流程出了问题。
　　建立一个简单好用的流程手册，是更好地实现团队执行力、推动执行力的法宝。在新一年，重新强调和树立部门的流程制度，给一年的工作一个好的开端吧。
　　当然，流程不仅仅是指业务流程，还包括工作所涉及的各方面内容。比如：出差流程、报销流程、回款流程、项目开展流程、某特定项目流程等。
　　每个人只要依照流程手册工作的操作规程，就可以很好地完成这件事。通过每段时间工作内容、人员的对照，可以很清晰地看到工作的上下游关系和进展情况。而且每个人在这个流程中，都是上游的＂客户＂和下游的＂供应者＂，这样的相互制约关系，都让人不得不尊重流程，否则还想在团队中立足吗？
　　同时，流程手册一定要简便易行，一定是可以使工作更为顺畅、工作效率更高的工作方法。流程管理的目的，是为了高效地达成结果。因此，对于在流程中有重要贡献的员工，应该给予相应的激励，相反，对于产生负面作用的员工，也要得到相应的惩罚，这些处罚的方式和力度，也要白纸黑字的写出来。
　　流程手册要不断添加和完善，比如：一件事情需要通过五个人才可以处理完成的话，那么就可以考虑增加一个流程了。毕竟，沟通需要成本，而固定的流程将大大节约和简化这个过程。