如何抓好城市建设进程中重点工程项目的档案管理

　　摘 要：本文针对城市建设重点工程项目日益增多的局面，阐述了城市建设重点工程的主要特征及其档案的特点，指出了当前城市建设重点工程档案工作存在的主要问题，并提出了加强城市建设重点工程档案管理工作的相应措施。
　　关键词：城市建设； 重点工程； 档案
　　城市建设重点工程档案是城市建设的历史记录，是重点工程的真实写照，是项目日后进行维修、管理、改建、扩建等工作的重要依据。近年来，随着城市建设步伐的加快，重点工程项目逐年增多，为保证重点工程档案收集的完整性与及时性，各地方相继出台了一些重点项目工程档案管理的法律法规，并开展了一系列的业务指导、执法检查等工作，但由于诸多原因，重点工程档案的现状不容乐观，存在着许多不规范、不完整的地方，将直接影响到项目日后的运行、保养、维修与改扩建。如何保证重点工程档案的真实、准确与完整，是工程档案工作者面临的一项艰巨任务。
　　一、城市建设重点工程的主要特征及其档案的特点
　　（一）城市建设重点工程的主要特征
　　（1）投资大，且多以国家投资为主。如市政道路桥梁工程、公用事业工程等。（2）工期长，工期要求准确，且工程意义重大。一项重点工程的建设周期，少则一年，多则几年，且很多重点工程要求在某个具体的重大事件或重大节日前需完工。（3）参建单位多，涉及部门广。以市政道路工程为例，仅地下管线就包含给水、排水、电力、通讯、燃气、热力、电视光缆等，地面工程包括路基、路面、绿化、亮化等专业工程。
　　（二）城市建设重点工程档案的特点
　　城市建设重点工程档案是一条重要信息链，贯穿工程项目的提出、调研、可行性研究、评估决策、勘测设计、施工、竣工、试运行等各个环节，是整个工程建设活动的真实反映，对工程建设具有很强的现实指导作用，是项目日后维护、管理等工作的重要依据。它具有以下几个特点：（1）档案数量多、载体多样、保存价值高。（2）涉及工作面广，来源广泛。它的形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理等参建单位共同完成，而不是建设单位或施工单位单方面的工作，稍有疏忽，就影响档案材料的完整性。（3）形成时间长。由于重点工程建设工期长，因此在建设过程中各种文件材料的形成积累、归档的时间也相应较长。（4）门类繁多，所涉及的学科和专业技术面广。如涉及勘察、地质、水文、测绘、环保、气象、地震、设计、建设施工、设备、管道安装等不同专业。
　　二、当前城市建设重点工程档案工作存在的主要问题
　　（一）档案意识薄弱，管理制度不健全
　　当前，许多参加重点工程建设的单位档案意识薄弱，对工程建设档案工作缺乏应有的重视，在项目建设过程中存在＂重建设、轻档案＂的思想，没有认识到重点工程档案是项目建设和管理的重要依据。特别是在施工阶段，由于施工任务重，参建单位往往比较重视工程建设的进度、质量、资金等问题，而忽视了档案工作，待到工程要竣工验收时，才投入大量的人力、物力，突击补充档案资料，以应付竣工验收。致使工程档案的成套性、准确性、真实性得不到保障，影响日后工程档案的利用。
　　（二）档案质量存在较多缺陷
　　很多重点工程在建设期间都是临时组成＂工程建设指挥部＂，缺乏经过培训的专门的档案资料员，普遍存在着材料归档不齐、内容缺项、漏项、签章手续未到位、隐蔽工程验收记录不准确、整理不规范、复印件居多等现象，有的甚至把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不规范、不真实、不完整。这些现象直接导致重点工程档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据及凭证作用，给日后的维护和利用带来困难等问题。
　　三、加强城市建设重点工程档案管理工作的措施
　　（一）提高认识，加强领导，完善工程档案工作机制
　　组织参建单位领导和员工认真学习《档案法》及有关重点建设项目的法律法规，不断提高地方领导、参建单位领导及工作人员对重点工程档案工作的思想认识，促进工程档案系统、完整、准确、规范、及时归档。同时建设单位在工程建设过程中，要建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制，明确一位项目主管领导主抓项目档案工作，使整套工程档案在建设全过程都处于受控状态中，确保项目档案的完整与齐全。
　　（二）加强业务指导与培训，寻求工作质的突破
　　在工程建设过程中，档案管理部门要根据项目的实际情况制定出操作性的规章制度，提出具体的档案收集、整理、移交、验收等工作要求，经常下工地进行档案资料工作的检查和指导，帮助一线档案工作人员学习和理解有关标准和规范，掌握业务技能，提高业务水平，确保工程档案规范、完整与及时归档。
　　（三）实施同步跟踪管理，确保工程档案完整准确
　　城市建设重点工程的主要特征决定了其档案工作必须实行同步跟踪管理，一是工程指挥部和各参建单位要建立健全工程档案管理制度，建立档案管理网络，明确工作人员及工作职责；二是运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点工程档案的编制质量，将档案的收集整理工作列入合同的有关条款，并将档案工作质量与经济挂钩，确保竣工档案的形成质量；三是档案管理部门要深入施工现场进行跟踪指导服务，随时了解工程进度及现场施工文件材料的形成情况，要定期或不定期检查，发现问题及时解决；四是工程管理或质量管理部门进行项目阶段审查验收时，要有档案管理部门人员参加，同时检查指导工程档案工作，把工程档案的质量视同工程质量的一部分；五是参建单位及时做好工程档案的审理鉴定工作，完成一项、审理一项，不要等到整个工程全部竣工时＂算总帐＂。
　　总之，抓好城市建设重点工程档案管理工作，不仅需要档案管理部门认真做好监督指导工作，而且还需各相关建设单位密切配合，形成齐抓共管的良好环境。重视并做好城市建设重点工程档案管理工作，一定能为城市建设发挥更好的社会效益与经济效益。