浅谈机关数字档案室建设

　　【摘要】随着无纸化办公的深入推进，档案管理工作作为文件处理流程末端的环节，其数字化需求显得越来越大、越来越紧迫，数字档案室由此而产生。本文从机关单位数字档案室建设的作用、建设过程中需要注意的问题以及建设的建议3个方面对数字档案室建设进行阐述，以数字化手段推动机关单位档案工作的发展。
　　【关键词】档案;数字化;建设
　　数字档案室是集成扫描技术、档案识别技术和存储技术等技术发展形成的一种新型信息化档案管理手段。数字化的档案管理能够把机关单位产生的纸质文件、电子文件、录音、视频等资料进行存储，利用网络平台突破地域局限，更好地收集资料，提高档案的整理质量及效率，方便档案的检索，提高日后查询利用。数字档案室的建设能够帮助机关单位更好地管理档案，大幅度提高工作效率。
　　一、数字档案室建设的作用
　　（一）确保安全。传统的档案主要采用纸质保管，虽然能够保存各种档案的原始痕迹，但随着时间的推移，纸质档案容易发生纸质老化、文字模糊、标识不清、虫蛀等现象，对档案造成不可逆的损害，给档案后期的利用带来不便，使档案安全性降低。同时，纸质档案很容易受到火灾、水灾等灾害的损害，一旦受损便无法复原，亦少有备份。建立数字档案室，采用数字化归档文件资料，可将传统纸质档案通过扫描等方式录入电脑，挂接到档案系统用数据库形式保存。系统拥有自动备份功能，可每天自动备份档案系统数据，且可采用本地备份和异地备份的双备份模式，并支持对任意备份进行恢复，确保数据安全和完整。
　　（二）提高效率。数字档案室能够与现有的电子办公系统对接，通过网络平台将电子办公系统内储存的电子文件、资料直接过渡整理为电子档案，存储在档案系统数据库，实现数字化归档管理。对于少数纸质文档，可以进行扫描，通过数字档案室的录入系统和管理系统操作，减少人工操作，大大提高工作效率。
　　（三）实现整合。行政机关单位除机关本身设立内部处
　　（科）室外，大多设立了下级部门，并很可能不在同一地点办公。且各下级部门作为独立法人单位，亦设立本单位的档案室，各自资料归档，导致各类档案数据无法整合，缺乏有效利用。例如，河道由于其跨地域的特点，其建设管理资料分散在各河段所属行政区或相关管理单位，档案资料的碎片化导致了信息不全面、不可靠的问题。数字档案室依托网络平台，统一数据库，可将不同地方单位的档案资料进行同类归档，实现档案资料的有效、有机整合。
　　（四）方便查阅。数字档案室建成后，檔案系统可设立便捷的全文检索功能模块。如需查阅档案，仅需提供文件出现的重要词条便可查询到相应文件，极大方便了档案的查询，有效提高了档案利用率。系统还可对不同单位的使用人设置登录访问权限，通过授权后可以随时查阅不同地域的档案资料，且只需在电脑上点击几下鼠标即可完成，省却了传统档案室必须人工到档案库房逐件查找、提取档案，在档案归还时也必须逐件逐页清点清楚、重新入库等繁琐的环节。
　　二、数字档案室建设过程中应注意的问题
　　（一）信息安全问题。信息安全是建立数字档案室首要考虑的问题。依托互联网平台的档案系统，虽然方便了查询和利用，但是对网络的安全要求也更加严格。在建设数字档案室的过程中，应全方位考虑设备网络安全、计算机存储安全、数据存储安全、备份数据安全、档案管理系统安全等，要最大程度保障互联网平台上的数字档案室在使用过程中或网络传输过程中的档案信息安全，从硬件到软件确保数字档案室不被入侵、攻击，严防信息泄密。涉密档案管理系统应与互联网隔离，通过端口映射来实现互联网访问，降低服务器风险。必要时可增加监控设备，在数据加工现场进行视频监控，随时提供检查，并对监控视频录像进行存档管理，超过规定期限后方可删除。
　　（二）纸质档案和数字档案双轨制。纸质档案保留了文件处理的历史痕迹，被篡改难度大，如严格按照要求存放，妥善保管，其物理性稳定，可存放利用上百年。而且纸质档案还是许多电子档案生成的原始数据。所以在建设数字档案室的同时，不能淘汰传统纸质档案，即使是网络上直接生成的电子档案也要打印成纸质档案进行留存。两者并存、两者兼顾，相辅相成才能将档案工作做得更加完善。
　　（三）加强涉密信息载体管理。随着科学技术的不断发展，越来越多的如U盘、移动硬盘等新型电子信息载体应用在工作当中。特别是加密u盘、加密光盘、涉密硬盘等涉密信息存储载体，在管理好纸质档案的同时，也必须加以妥善保管。在数字档案室建设过程中应该建设专门的管理系统和专门的库房对这些涉密载体进行保管，保证涉密载体在存档过程中的绝对安全。
　　三、数字化档案室建设的几点建议
　　（一）数字档案室和电子办公系统相结合。行政机关单位传统的档案管理基本上是档案管理员每年年底进行资料文件的收集，次年年初整理后录入档案系统。此种档案整理方式时间过于集中，出现短时工作峰值，甚至需要通过外部力量协助才能完成，而且资料整理成档案存在时间滞后，缺乏时效性。在建设数字档案室时，可将档案系统和电子办公系统进行融合，在电子办公系统的办文流程节点中嵌入档案系统端口，到达相应的环节文件资料即自动导入档案系统，及时形成电子档案能被再次利用，缩减等待时间，既能提高时效性又能减少工作峰值过于集中带来的人力资源损耗。
　　（二）应用国产化设备。信息安全是数字档案室管理的根本要求。近几年来，国家大力推动信息安全领域国产化设备的应用，各种硬件和软件的产品也在不断研发和创新，已经达到了国际先进水平。数字档案室建设过程中建议更多地采用国产化的设备，以加强档案管理的安全性。
　　（三）综合考虑系统研发的业务需求。数字档案室应依据国家标准行政管理档案和科技档案的规范，充分考虑各使用单位、使用人需求，结合信息化系统特点进行建设。例如，查阅电子档案时，可通过加注＂屏幕水印＂等手段，确保档案不被非法复印;任何格式的档案文件，需要传输到外单位，即脱离单位控制时，均可在档案系统中对该档案加注＂档案专用印章＂，控制使用目的、有效日期等，并将档案生成为不可更改的TIFF图像文件。又如，系统建设要强调结构化、模块化、标准化，做到界面清晰、接口标准、连接畅通，使系统既有完整性，又有灵活性;系统的菜单格式、快捷键等要充分考虑使用人的习惯，做到方便易用，让使用者只需了解实际工作的工作流程，无需经过复杂的操作培训即可方便地掌握使用。
　　（四）推广应用人工智能。随着科学技术的不断发展，人工智能也日渐成熟。在条件允许的情况下，可以考虑在数字档案室中推广应用人工智能的产品，比如档案管理机器人。现阶段的档案管理中，纸质文件是由人工进行扫描上传到档案系统的，但该纸质文件仍需按传统方式进行整理归档入库。如使用档案管理机器人，纸质档案归档入库需人工操作的工序都将由机器人代替，进行自动编号、自动装订，自动存放到档案盒中，通过传送带自动将档案盒运送到相应的档案柜中。
　　四、结束语
　　综上，数字档案室能让机关单位的档案管理更加方便，提高档案管理工作效率。在数字档案室的建设过程中，要着重对档案的保存、安全问题进行研究，让档案的保存更加完整、安全。数字化档案管理是一种新型的档案管理方式，还需要更多的档案管理者对其进行应用、改进，才能真正推广到更多单位。
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