国际货代流程优化分析
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【摘 要】国际货代企业是对外贸易中的重要组成部分，是出口商与进口商商品最终交付的媒介和最终实施者，国际货代的流程是否能够做到高效和资源优化配置直接关系到国际贸易的畅通程度。本文从国际货化流程的现状、流程中产生的问题及分析和流程优化的方案几个方面展开论述，希望能够对货代流程的优化提供参考。
【关键词】流程优化；国际货代；国际贸易
一、国际货代流程优化的意义及现状
（一）货代流程优化的意义
国际货代公司的主要盈利点在于运输费用的差额部分以及相关的服务费用，国际货代公司的竞争也日益激烈，很多物流公司也纷纷加入了货代市场，给货代公司带来较大冲击，加之全球经济不景气，货代业务大幅缩减，加工制造业的成本增加以及人力资源成本的攀升，导致其对于运费支出的预算大幅减少和控制，导致整个货代行业由原来的不完全竞争市场转为竞争市场，在激烈的竞争中，国际货代公司的利润大幅缩减，这就需要货代公司进行分析和转型，积极应对并通过货代流程优化的方式进行成本的降低和资源的优化配置，提升货代公司的核心竞争力和综合实力，才能够在激烈的竞争中立于不败之地。
综上所述，国际货代流程的优化具有降低企业成本提升利润、促进企业资源的优化配置、增加企业竞争优势和综合实力的重要意义。
（二）货代流程的现状
本文以WR公司为例进行论述，WR公司是一家业务覆盖全球的大型国际货运公司，为世界贸易提供现代化的物流服务以及货运代理业务，其成立时间较长，已有半个世纪的历史，在全球各国大洲中有多家分支机构，年代理业务量达20万笔，其业务范围涵盖了海运、空运，就中国分公司而言，海运出口占业务总量的五成，空运出口占三成，海运和空运进口比例占业务量较小，海运出口毛利率约占总利润的35%，空运出口占45%，两者进口的利润占比均为10%，由数据可以得知，其海运出口的业务量最大，但利润率最低，也是货代公司进行优化配置利润增长的突破点。
二、国际货代公司在通过流程及存在的问题分析
图一主要展现了目前国际货运代理的业务流程，主要包括以下几个方面：接单揽货、做单留位、装箱安排、货物报关、装箱进港、交单签发、制作发票、存储归档几个主要的业务流程，整个流程是资源整合的过程，将运输工具公司、运输物流公司、报关行以及货物保险公司有机整合起来，为进出口贸易公司搭建桥梁，通过对流程的分析能够找出货代公司存在的问题，并针对存在的问题进行原因解析并提出改进方案，有利于降低国际货代公司成本并提高利润与竞争力。
首先，国际货代公司要与贸易双方签订运输的条约，双方就运价、运输要求等条款进行协商一致并签订委托代理的协议，国际货代公司根据协议进行协议的运单的确认，并进行运输工作的安排。第二步便是根据货物的信息进行单据的制作并与相关的物流公司及交通工具进行仓位的预订。第三步将单号与相关的货运信息发给相关的仓库以及货运交通工具单位，并对货物进行装箱安排。第四步是报关，将货物向海关进行申报，并对海关的货物放行情况进行跟进，确保货物放行成功。第五步是装箱进港，仓库与运输公司完成货物的装载，并将集装箱进入海关监督区域等待。第六步便是交单签发，在货物开始运输后，货代公司将货物的数量、数据以及运输工具的信息、委托书收货与发货方双方的联系地址与联系方式填写在提单上，并将签单提交给委托方。第七步是制作发票，货代公司将货物装箱、运输、报关等费用进行统计并开具发票，提交至委托方进行结算。最后是对单据进行整理和归档，为之后查询和总结经验做好准备。
总体来说，在货代流程中主要有两个流程主线，一个是以单据为主导，另一个是以货物为主导，两个主线中涉及到多个工作人员以及多个环节，因此货物是否能够及时准确通过到达就离不开各部门之间的共同配合，离不开各环节的顺畅衔接。只有做好流程管理，才能够保证货代工作的顺利进行。通过对货代公司的走访调查和流程分析，发现目前流程中仍存在一些问题需要改进，首先是单据流程复杂，目前的单据流转需要三个岗位的人员，中间环节越多越容易出现衔接问题，单据流转首先需要通过业务员，业务员转给操作员进行审核，审核后再发给报关员进行审核，流程复杂一方面提高了货物流转的速度、效率降低同时也增加了成本，使得货物流转运输时间增长，不利于企业的竞争。
其次是国际货代公司内部结构缺乏优化配置。人员的配比不够合理，目前国际货代公司进行货物的流转处理的人员缺乏专业性的划分，每个货物的流转配比两名揽件员，操作员和单证员各一人。只是单纯地进行了工作种类的划分，并没有针对不同委托公司以及物流公司的操作流程进行划分，不同委托公司的要求不同，不同物流公司的货物流转的方式也不同，由于没有区分则导致操作员和单证员对相关的流程差异不了解，以A委托公司的要求来执行B公司的货物流转，这样就会导致业务不专业，影响货运的效率和质量从而影响到货代公司在行业中的地位。另一方面对于工作人员来说，由于执行的标准不明确，操作员和单证员也只能根据经验进行工作，工作中会出现很多问题和困难，一旦出现错误也难以追究责任，从而难以形成人力资源的优化配置。
再次，目前国际货代公司中工作人员专业度有待提升，由于不够专业使得报关中容易出现错单、错报漏报等问题，严重影响了工作的效率，同时由于工作量较大、人事管理及晋升与激励机制不健全，人员流动性大，需要企业支出更多的人员培训成本，使得人员的整体专业度不够稳定，企业效率。
三、国际货代流程优化的方案
（一）简化中间环节
改变原有的多人经手审核的环节，选择对业务单据比较熟悉的报关员进行审核，并在每个单据审核中都要留下经办人的签字，这样对于管理审核的准确性有很大帮助，采用责任到人的制度进行管理，确保报关员在审核中能够做到尽职尽责。对于货代公司来说，也要引进先进的技术如EDI系统、建立信息共享平台等方式。有效促进信息的畅通，使得中间环节减少，提高效率。
（二）有效分类，专人管理，资源优化配置
首先，针对不同委托公司以及物流公司的操作流程进行合理分类，分类后指定专门的操作员和单证员进行专人负责，对指定工作人员进行委托方的相关规定进行培训，明确规定的内容，使得工作人员固定负责一个委托公司和物流公司，使得工作更加专业，同时要进行指责分工与绩效考评的制度完善，做到奖罚有度。
其次，要针对不同岗位的业务量大小进行合理安排，报关员相对业务量较大，而报检员只是负责入境检验时的工作，可以将两个岗位结合和合并，培养两个工作都能够胜任的工作人员。同时，也可以将单证员与操作员的工作进行结合，由于操作员的工作量较大，提升单证员的综合能力，有效进行人员管理配置，提升效率。
（三）建立合理晋升机制，提升员工综合实力
货代公司要加大人力资源投入，首先要建立起一套人员晋升和绩效考核的标准，并有效执行，提升员工工作的积极性。
其次要对员工进行技能培训，增强其工作能力，进行资源整合，从而降低出错率，提升整体货代流程的效率。
总之，对国际货化流程进行优化对于企业将成本提利润十分重要，通过简化环节、有效分类、提升员工素质等措施能够有进行流程优化，促进国际货代企业竞争力提升。
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