如何写备忘录

　　（一）备忘录概述
　　备忘录是记录有关活动或事务，起揭示或提醒作用，以免忘却的一种记事性文书。备忘录的类型主要有个人备忘录、交往式备忘录、计划式备忘录。
　　（二）备忘录的特点
　　⒈事务性。记录的事项两类：一类是记录发生过的事实真相。如谈判中双方表达的承诺，一致或不一致的意见等；另一类是提前记下的计划办理的事项。如上级发给下级的工作要点备忘条；⒉提醒性。提示当事人避免忘却的特性。
　　（三）、备忘录的结构和写法
　　⒈标题。有两种写法：一种直接写文种名称，即《备忘录》。另一种由单位、事由和文种组成。如：《××公司与××集团公司合作开发机电产品会谈备忘录》。
　　⒉商务谈判备忘录正文。个人备忘录和计划式备忘录的正文写法自由，不拘一格，写下事项要点即可。
　　（四）商务谈判备忘录正文的一般写法：
　　⒈导言。记录谈判的基本情况，包括：双方单位名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目等。
　　⒉主体。记录双方的谈判情况，包括：讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和做出的有关承诺。主体内容的记录类似于意向书的写法，通常采用分条列项式记录。
　　⒊结尾。多数不另写结尾。
　　⒋商务谈判备忘录落款。各方谈判的代表签字、标明时间。
　　（五）注意事项：内容详实、具体、完备。语言要朴实、准确。
　　【案例】图―1
　　备忘录
　　发给：××――秘书
　　发自：××――行政部经理
　　日期：2003年1月6日
　　内容：总经理来京行程安排
　　总经理将于2003年1月日8星期三到达北京，并将于1月10日下午离开返回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程。并经我确认后发到香港办公室。
　　【简析】这是一则企业内部计划式备忘录。正文首部写收、发对象、时间和内容提要，主体部分内容是上司对下级近期工作的提示。这种企业自印的工作计划备忘录稿笺，使用时只要填上收、发人和正文内容即可，很方便。正文由首部和主体部分的一篇短函构成。学习传真的写作，重点应放在明确正文的首部应撰写什么内容和应采取什么格式。这一份传真的首部格式规范，包含的内容齐全，值得学习。
　　【案例】
　　龙湖公司与××公司会谈备忘录
　　中国龙湖公司(简称甲方)与×国××公司(简称乙方)的代表，于200×年×月×日在××市甲方总部就兴办合资项目进行了初步协商，双方交换了意见，并作出有关承诺。为便于将来继续洽谈，形成备忘条款如下：
　　一、依据双方的交谈，乙方同意就合资经营××项目进行投资，投资金额太约为×××万美元。投资方式待进一步磋商。甲方用厂房、场地、机器设备作为投资，其作价原则和办法，亦待进一步协商。
　　二、关于利润分配的原则，没有取得一致意见。乙方认为自己的投入既有资金，又有技术，
　　应该占60％一70％，甲方则认为应该按投资比例分成。乙方代表表示，利润分配比例愿意考虑甲方的意见，希望另定时间协商确定。
　　三、合资项目生产的××产品，乙方承诺在国际市场上销售产量的45％，甲方希望乙方将销售额提高到70％～75％，其余的在中国市场上销售。
　　四、工厂的规模、合资年限以及其他有关事项，尚未详细讨论，双方都认为待第二项内容向各自的上级汇报确定后，再商议；
　　五、这次洽谈虽未能解决主要问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月内再行接触，以便进一步协商洽谈合作事宜。再次洽谈的具体时间待双方磋商后再定。中国龙湖公司×国××公司
　　代表×××(签章)：代表×××(签章)：
　　二○○×年×月×日
　　【简析】这是一篇商务谈判备忘录。正文导言简介了谈判的基本情况和写作本文的目的。主体部分分条列项记录了会谈中的一致或不一致的意见和愿望，内容实在、具体，可为下一次双方继续谈判起提示作用，或者提供基础平台。全文语言朴实，格式规范，颇能体现交往备忘录的特点。注意商务谈判纪要与商务谈判备忘录的区别：效力不同。商务谈判纪要有一定的约束力，商务谈判备忘录只起提示、备忘作用，没有约束力。内容不同。商务谈判纪要中记的主要是双方的一致性意见，商务谈判备忘录记的不一定是谈判达成的一致意见，是为日后谈判、洽谈或磋商所提示的问题。