信息技术在学校档案管理中的应用
⇨⇦
摘要：信息技术在各个领域都得到广泛应用，智能化发展已经成为各个行业的主流发展。特别对于学校的档案管理工作来说，利用信息化技术能促进学校管理模式以及教学模式的效率性。因此本文以信息技术为依托，对传统性的学校档案管理进行分析，阐述信息技术在学校档案管理工作中的意义，并提出有效决策予以解决。
关键词：信息技术 学校 档案管理 应用
学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，是从事教育教学活动、学校管理、教学科研工作和教育督导评估必不可少的资料，也是学校历史发展的真实写照。在信息技术背景下，学校档案管理工作能够实现数字化以及智能化，不仅能提高档案管理制度以及工作效率，还能实现学校档案管理的完整性，以促进学校的可持续发展。
一、学校档案管理在传统方式中产生的问题
传统的档案管理方式主要产生的问题体现在三个方面。其一，档案管理更新工作难度比较大。目前，学校的档案管理工作多数呈现卷宗式的档案保存，由于档案保存的时间比较久、档案数量多，学校在对档案管理期间，就会形成较大难度。而且，学校保存的档案一般为纸质性的，长久保存会容易出现腐烂等现象，从而为学校的档案管理与更新工作带来较大难度。其二，档案管理的保密性相对较低。因为学校的档案管理工作都是人为操作的，不仅人员流动性比较大，在档案管理工作中还会发生一些意外事故，特别是信息泄露事件时常发生，从而降低了档案管理工作的安全性。其三，对档案的查找方式也比较复杂，降低了实际的工作效率。主要是由于学校领导对档案管理工作的重视度不够，在一定程度上抑制了学校的积极发展，而且，也不利于学校对师生思想管理、生活管理以及学校实际情况的管理。学校档案管理工作受较多因素的制约，在对资料进行查找期间，主要是利用人工进行操作的，面对大量的卷宗材料，不仅降低了实际的工作效率，也降低了档案管理工作的质量。
二、信息技术在学校档案管理中的意义
高校档案的内容在一般情况下，主要包括为：学生的就业通知书，学生的毕业登记表以及与学生相关的成绩单等。对于一些师范院校的学生，还具有的专业的教师资格证。对于医学类的学生，还会增加学生的实习档案等。由于学生的专业不同，相关的档案信息也不同。因此，高校档案内容呈现较大复杂性，在管理工作中具有重要意义。
1.科学决策的合理性
信息技术在学校档案中的应用能够为学校做出有利的决策。因为学校制定的决策与学校的事业发展形成直接关系，所以，管理层制定的决策与学校的可持续发展具有紧密联系。学校档案是学校发展的重要材料，其中掌握着学校发展的各种信息，根据信息内容作出正确的发展决策，能够有利于学校的积极发展。因此，实现学校档案管理的信息化，提高信息的利用效率，不仅能为学校增加信息支撑，还能保证决策的合理性、科学性。
2.社会需求的时代性
当今时代属于信息、网络时代，信息技术在世界各国领域都得到广泛应用。无论在社会需求发展、各国商业领域以及教育行业等都得到广泛应用。在教育活动中，信息技术实施的主要手段是利用多媒体、办公自动化等技术实施教学的，在一定程度上，促进了学校档案管理信息化的发展历程。学校的档案管理能够发挥学校的整体性，只有将信息技术应用在学校档案管理工作中，才能使学校适应社会发展。
3.信息资源的共享性
信息技术在档案管理工作中的利用，能实现信息资源的有效共享。在传统的档案管理工作中，不仅档案管理工作内容比较多，实际利用的手段也比较复杂。而利用信息技术能打破时间与空间的限制，促进用户在不同时间、不同空间能够实现信息的共享、交流，从而创建了信息交流的共享平台。在这种信息技术平台建立下，不仅保证了学校档案管理的安全性，通过信息资源的有利共享，在更大条件上，提高了档案的利用效率。
4.档案管理的效率性
在学校的日常教学活动中，形成的各种教学任务、学籍管理以及相关的教学活动都存在较多的档案信息，其中具有较高利用价值以及保存价值。因此，学校实现的信息化管理模式应优化传统的档案管理模式，不仅要提高档案管理的工作效益，还要提升档案管理工作的效率水平。
三、信息技术在学校档案管理的重要举措
1.建立信息化办公系统
信息技术在学校中的利用能够建立信息化办公系统，因为学校的档案管理工作并不是单纯的对档案进行管理，还要对档案信息进行采集，明确相应的工作职责。信息化办公系统的建立能够为各个部门提供有利信息，并能够对相关信息进行收集、整理以及归档等，从而保证档案信息在管理期间的全面化发展。这种系统的建立，不仅能加强各个部门之间的信息共享以及交流、沟通，还能提升学校整体的办公效率。而且，学校在传统管理方式中，各个部门是独立发展的，而信息技术的利用正是打破了该现象，使学校在真正意义上实现了多媒体的信息化档案管理方式。
2.加大领导的重视
要发挥档案管理工作的信息化、自动化发展，要加大学校领导者的认识与重视。学校管理者以及档案管理人员都应充分理解信息技术在档案管理工作中发挥的重要性，认识到信息技术在档案管理工作中实现的应用价值。根据学校在档案管理中的实际发展情况，不仅要对各个阶段的信息发展情况进行记录，完善学校的教育活动，还要促进教学研究以及教学改革发展的积极形式。而且，将档案管理工作中的信息技术与学校的管理形式有效结合，能够为档案管理工作形成有效的绩效考评方式。
3.规范档案信息的收录与整理
在信息技术利用形式下，对档案工作进行管理能够实现整体性以及持续性的发展情况。信息技术的有效利用将学校的档案管理工作由传统的整理、收录形式发展为自动化的信息管理方向。利用信息技术，档案管理人员能够将纸质档案进行保存、归档，然后利用网络形式对档案资料进行审核、传阅，最后实现归档形式。根据信息技术的整理、归档形式，不仅保证了信息收录的完整化，还促进了校园发展的网络化形式。利用校园网促进了档案管理的标准化，不仅提高了档案管理工作的质量，还提升了档案管理工作效率。
4.提高人员素养
提高工作人员的专业素养，主要对档案管理人员在工作中的实际情况进行考核，特别是工作人员掌握的计算机知识、掌握的信息技术基础进行考评，还要具有较强的责任意识以及组织意识，培养工作人员掌握的知识能力、创新能力以及信息的整理能力等，不仅提升了工作人员的真实管理，还促进了管理人员综合素质水平的有效提升。
综上所述，学校已经成为社会发展的主体部分，利用信息技术能够促进社会的经济发展。在学校管理中，利用信息技术对档案工作进行管理，不仅优化了系统的档案管理模式，还发挥了档案管理的时效性，从而为社会发展以及经济效益水平的提升创造有利条件。
参考文献
[1]苏友华.浅谈信息技术在学校档案管理中的应用[J].黑龙江档案，2012（3）：104-104
[2]郑玉环.浅析信息技术在学校档案管理中的应用[J].中国信息技术教育，2014（6）：84-85
[3]于霞.刍议学校档案管理中信息技术的应用[J].新校园（上旬刊），2014（8）：233-233
[4]杨丽丽.试析信息技术在学校档案管理中的应用[J].网络安全技术与应用，2014（5）：209，211
[5]韩玲.信息技术在学校档案管理中的有效应用研究[J].商，2015（19）：74-74