中小学校基建档案科学化管理探析

　　摘要：通过查阅中小学校基建档案，采访中小学校基建档案管理者和档案管理部门相关人员，结合自身从事基建档案工作的经验，提出中小学校基建档案的特点，找出目前中小学校基建档案管理中存在的问题，并参考相关文献和某些地区的做法，提出推进中小学校基建档案科学化管理的措施。
　　关键词：中小学校；基建档案；科学化；管理
　　近年来，随着国家经济水平的快速发展，中小学校基建投入不断增加，尤其是2009年至2012年实施的＂全国中小学校校安工程＂，更是将中小学校校园建设推向了高潮。同时，伴随着中小学校校园如火如荼的建设，学校基建档案管理工作也在摸索和实践之中不断规范和改进。中小学校基建档案，是指中小学校的各种建筑物、构筑物及地上、地下管线等基本建設工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的档案，它记录了学校建设的整个过程，反应学校的前世、今生和未来，推进中小学校基建档案科学化管理至关重要。
　　一、中小学校基建档案的特点
　　1、多样性。一方面，中小学基建项目类型多样，有教学楼、实验楼、图书馆、报告厅、行政楼等；另一方面，学校基建项目性质有新建、改扩建、维修等；同时，基建档案中又包括纸质档案、照片档案、实物档案等；所以，中小学校基建档案种类繁多。
　　2、专业性。中小学校基建档案主要由工程准备阶段文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图等组成，各阶段的文件的内容和类型都不同，较为详细地反应了项目进展的过程，具有明显的特点。
　　3、周期长。完整的基建项目需要经过立项、规划、设计、招投标、施工、竣工验收、审计等阶段，涉及单位众多，时间跨度较长。
　　4、实用性。中小学校基建档案主要记录工程建设过程中的信息，在建筑较长的使用期限内，能为学校改造维修、危房鉴定、地质勘察等提供依据。
　　二、中小学校基建档案管理存在的问题
　　1、基建档案管理人员力量薄弱。基建档案管理人员力量薄弱主要体现在两个方面，一是管理人员少，教育管理部门内部科室和学校档案室人员较少，一般学校均只有一位档案员，档案员既要负责学校的基建档案，又要负责其他档案，有的档案员同时还兼顾其他工作；二是档案管理人员专业知识薄弱，基建档案制作有较强的专业性，但是学校档案员多数都未系统地学习过基建档案的制作方法，不熟悉各类工程资料的来源和编排顺序，只是按照以往的经验制作档案。
　　2、基建档案完整性低。中小学校基建档案种类复杂，数量较多，一个完整的项目档案包括工程前期资料、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图及决算审核报告等，档案不完整的情况时有发生。究其主要原因，一是前期及工程管理人员的档案管理意识不强，工程管理人员更加注重的是对工程安全、质量、投资和进度等的控制，忽视工程档案的重要性，随意堆放和外借资料，造成资料遗失，遗失较多的资料主要为红线图、图纸会审记录、设计变更记录等；二是相关手续不齐全，项目前期阶段，为领取施工许可证，一般手续都比较齐全，但是在项目后期阶段，许多项目未按规范组织单项验收，缺乏的资料较多，比如消防验收意见书、测绘成果资料、总平面竣工图、室外管线竣工图等。同时需要注意的是，基建档案中缺乏照片档案、实物档案等特殊档案，这也是基建档案的重要组成部分。
　　3、基建档案数字化程度不高。在档案管理部门的大力指导和督查下，目前中小学校基建档案均已采用人机结合的管理模式，所有基建档案目录均录入专业的档案管理系统，基建档案的信息化水平已经有了明显的提高，但是基建档案数量多，种类杂，数字化需要耗费大量的人力、物力和财力，所以，相较于文书档案，基建档案的数字化程度还不高[1]。
　　三、推进中小学校基建档案科学化管理的措施
　　1、统筹规划，完善中小学校基建档案管理体系。中小学校基建档案管理主体应认识到基建档案的重要性，把档案工作与其他业务工作放到同等位置，完善基建档案管理体系。基建档案管理单位应制定符合本单位实际情况的档案管理办法，在档案管理办法中明确基建档案的管理办法，由于中小学校基建档案的专业性和特殊性，基建档案不能和其他档案混为一谈，同时，可在基建档案管理办法中明确人员的职责，分工到位，由主管基建工作的领导统筹负责基建档案工作，相关工程管理人员担任兼职档案员，配合专职档案员做好基建档案工作。
　　2、步步为营，理顺基建项目管理流程。要严格遵循基建项目管理流程，妥善保管项目每个阶段产生资料。笔者认为，应从以下几个下面加以改进。在项目前期阶段，应及时办理临时土地证和消防设计审核等手续，由于目前部分地区办理施工许可证不需要提供临时土地证和消防设计审核意见等资料，这些手续常常被忽略，为后期的验收及档案搜集制造麻烦；在项目施工阶段，应及时通知相关单位进行中间验收，如规划验线、基础防雷验收等，形成中间验收资料；在竣工验收阶段，及时组织各类单项验收及综合验收，如规划、环保、消防、国土等部门的验收，特别需要注意的是档案验收，此外，基建档案应送城建档案馆备案。
　　3、加大投入，提高基建档案数字化水平。推进基建档案的数字化水平，离不开资金的支持，对于档案规模较大的学校，应配备必要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代办公设备，由于每个项目形成的基建档案数量都很多，笔者认为，没有必要对基建档案的所有内容都进行数字化处理，因为部分档案的参考价值较低，同时也耗费大量人力、物力和财力，笔者建议，可筛选出基建档案中比较重要的内容，对其进行数字化处理，方便以后的查阅和利用。
　　4、厚积薄发，加强档案理论及工程基础知识学习。档案管理人员在平时应加强工程和档案这两方面知识的学习，深入工地了解工程的基本情况，多参加档案局及相关单位组织的交流学习活动，在工作中遇到问题时积极翻阅书籍或请教有经验的同志；同时，也可以以档案专业中级或高级职称为目标，夯实基础，强化知识，通过不断的学习和研究提升业务水平[2]。
　　参考文献
　　[1] 潘冬梅. 中小学校舍档案的管理及运用[J].科技创新导报，2015，（17）：194+196.
　　[2] 张海涛.学校基建档案管理中的常见问题及对策[J].中国科技投资，2016，（24）：189-189.