试论学校档案的收集与管理
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摘要：学校档案的收集是档案管理的一个重要环节，文件材料收集不全，就会直接影响归档文件的质量。因此，在进行文件材料的收集时，要确定专人，及时到学校各部门查找，把各处室、各教研组每学年的档案材料收集齐全。材料收集齐全后，要进行科学的分类归档。学校设立综合档案室，对学校的档案进行保存和保护。加强学校档案管理工作，对于全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有十分重要的意义。
关键词：学校档案；收集；管理
档案的建立是一个循序渐进的过程，档案工作是非常琐碎的，每天每个部门都可能产生有利用价值的材料。那么，资料收集工作就是档案工作的起点，这些文件分散在各个处室和教学部门，每年不收集起来归档，时间一长就有可能散失，查阅档案时就难以找到。如何做好学校档案收集工作，我认为做好以下几个环节很重要：
一、健全档案收集制度
学校要把档案工作列入重要议事日程，把档案工作纳入学校总体发展规划和年度计划。学校应认真组织好教职工学习《档案法》，成立档案管理工作领导小组，设专职档案管理人员，提高档案管理工作人员素质。建立健全学校档案管理工作制度，克服工作中的随意性，按照目的性、有效性、及时性的原则，实现归档的规范性。
二、明确档案收集范围
各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。凡是反映本校工作与活动的资料，上级下发给本校的需要贯彻执行的方针政策文件，具有考查利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图像清晰，书写工整，所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。如用传真纸打印的必须进行复制。
三、注重收集方式与方法
1、平时收集。根据文件材料的承办、形成运转情况，在办理完毕后，应及时收集。如学校与有关单位及个人签订的各种合同、协议；开学典礼、毕业典礼、运动会等各种会议材料。
2、定期收集。对于平时收集有困难的各种文件材料，应根据其形成的实际定期适时收集，以防散失。如每学期的计划、总结、大事记，教研活动记录等，这些活动结束后就应该及时将材料收集好。
3、年终收集。每年年终时，各处（室）领导和业务人员对应归档的文件材料进行一次大清查、清退，将柜里、箱里的材料全部移出来清查，有些材料还在电脑里储存，电脑里储存的资料也要一一检查，有存档价值的要打印出来，这些资料收集好后移交给负责立卷归档人员，以保证应归档文件材料齐全、完整。
四、确保档案收集效果
档案收集工作要做到两点：一是档案材料收集要及时、齐全、完整；二是要确保收集的渠道畅通，信息灵敏。
作为学校的档案管理员，在档案收集工作中，必须具有参与意识，做到＂三勤＂：一是嘴勤，工作中，每当学校领导或各部门负责人外出开会回来，档案管理人员要及时询问他们有没有带回来要归档的文件，以便及时登记保存，防止遗失。二是手勤，学校领导或上级领导在会议上的讲话稿件要及时收集，要做好讲话记录，会后认真整理形成讲话稿，再一并归档。三是腿勤，对学校重大活动形成的材料，待活动结束后，要主动收集归档，确保及时、齐全、完整地收集各类文献资料。
五、进行科学分类
学校档案大体上可分为五类：文书档案、教学档案、科技档案（包括财会档案、基建档案）、声像档案和实物档案。
以教学类档案为例，可分为以下条目：一是教学管理的文件（包括上级教学管理指导性文件、学校的教学工作计划、总结、报告、規章制度和统计材料等）；二是教学改革方面的文件材料；三是有关教学与教学实践的文件材料（包括教学计划、大纲、考试管理材料）；四是学科、专业设置和实验室建设的文件材料；五是有关教研室活动的材料；六是优秀教案、课件；七是师生奖惩材料；八是各专业使用的教材目录和自编教材；九是学生管理工作的文件材料；十是教师业务档案的建设。
六、做好档案管理工作
学校设立综合档案室，学校档案室既是保存和保护学校档案的部门，同时又是开发利用档案资源的信息交流中心。
按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和本校制定的档案保密制度对室藏档案实行密级保管。
1、档案工作人员要认真学习《中华人民共和国保密法》及有关法规，严格遵守国家统一制发的＂保密守则＂和本单位有关保密规章制度。
2、档案工作人员必须做到对涉及党和国家以及本系统、本单位的机密守口如瓶。
3、非档案人员未经许可，不得进入档案库房。
4、借阅档案必须严格执行秘密制度，认真履行借阅手续。
5、利用档案中的密件，必须经领导批准，在调阅室内阅读，不准带走。
6、按照本校制定的档案统计制度对档案的收进和移出，案卷数量，利用等情况进行统计。统计收进、移出档案数量；统计档案用房、设备数量；统计档案利用和利用效果；统计档案编研及其他档案工作方面的情况。
7、按照本校制定的档案库房管理制度，设专人负责库房管理，定期进行检查、清点，对于已破损，字迹不清的档案及时抢救，发现隐患立即向领导汇报解决。档案库房达到防盗、防火、防鼠、防霉、防尘、防光、防潮等＂八防＂要求。
8、做好档案管理的基础工作，逐步实现档案的标准化，规范化和现代化管理。
档案的价值在于利用，开发档案信息资源，为学校工作提供利用，以更好地发挥档案的实际价值，促进学校快速持续地发展。如：我校每年对高考考取本科的学生作全面的调查，调查深入上一级学校的每位学生生源地，通过比对，可以准确的掌握各生源地学生的素质，提高我校的优生入学考和升学率，为下一年录取工作提供参考。
总之，在搞好学校档案收集工作和管理工作的同时，要进一步加强学校档案信息资源的开发与利用，采取多种形式和方法，加强档案的提供利用工作，让档案信息资源更好地为学校教学和管理工作发挥更大、更好的作用，为学校的发展做出应有的贡献。
参考文献
[1] 冯惠玲 . 档案学管理[J].船海工程，2008（08-10）.
[2] 吕亚梅 . 浅谈如何做好职业院校档案编研工作[J].新课程，2016（26-30）.