如何发挥好干部人事档案作用之我见

　　摘要：现阶段按照各级文件工作精神，全国各地正在开展干部人事档案＂三龄两历一身份＂审核工作，人事档案的现状和重要性，也再度进入公众视野，受到大部分人们的关注，企业也将这一工作推上重要议事日程。在这一工作契机下，提高档案意识促进人事档案工作发展，充分发挥人事档案作用，也引发了人事档案部门思考。
　　关键词：发挥 人事档案 作用
　　人事档案是社会公共信息的重要组成部分，是人才信息的重要载体，它主要反映干部个人经历、政治思想、品德作风、任务能力等情况。对企业而言人事档案是了解人才基本信息的第一窗口，是合理配置人力资源的基本依据，是选人用人的大数据库，是企业人力资源管理体系的重要组成部分。特别是在加强企业管理层人才和技术人才队伍建设，培养造就大批优秀人才的人才强企战略中，人事档案起到了基础和决策依据的作用。
　　发挥好干部人事档案作用本文从以下几点考虑。
　　一、加强对人事档案的重视度
　　人事档案工作作为一种信息资源，在企业中只能起到内部服务功能的作用。所以大家认识度不够，重视度不高，也使得人事档案管理存在的问题得不到改善，发挥不了应有的作用。员工个人因为无法直接接触自己的人事档案，因而察觉不到档案为自己带来的各种服务功能，所以在日常积累中忽略。
　　首先是要树立并提高档案意识。思想意识决定行为动态，只有大家意识到人事档案的重要性和它的作用，才能很好的发挥出它的作用。
　　对企业来说在人事管理工作中，如何发现人才、选拔人才、培养人才、综合资源信息分析利用、制定人才战略措施，那就需要能够全面地了解每一个人，不仅要了解他的思想品德、政治表现，还要知晓其业务专长、兴趣爱好、技术水平、组织和管理才能；既要了解其过去，又要了解其现在。可采用方法途径除了通过在现实工作中进行直接考察外，还可以借助查阅人事档案。
　　对职工个人来说，转正定级、职务晋升、职称评审、薪酬调整、工作调动、办理退休、参加社会保险、查档开具历史资料证明等诸多方面与职工切身利益相关的方面发挥重要作用。
　　还要通过座谈会、宣传栏、电子新闻信息发布、讲座、同行业交流等多种形式宣传人事档案重要性。领导层要有高度责任意识，认识并切实帮助解决人事档案工作中遇到的实际问题。企业负责人应形成或加大人事档案资金投入力度和政策制度支持，督促形成人事档案工作者、人事档案形成者、人事档案关联部门、人事档案利用者及领导、部门各尽其责的良好局面，从而发挥好人事档案作用。
　　二、切实抓好人事档案基础工作，提高档案利用价值
　　从人事档案特点出发，从多方面入手搞好人事档案基础工作，充分提高人事档案生命力。一份完整全面真实动态的人事档案才能充分发挥其自身价值这就要求企业管档人员打好基础。持续搞好人事档案日常基础工作，发挥档案持久生命力。
　　1.保障人事档案的资料完整全面性
　　保障人事档案的资料完整全面性，力争人事档案的完善度，内容空洞的人事档案是没有说服力和可信度的。
　　人事档案从业者都知道人事档案涵盖了十大项内容，包含员工的履历、自传、鉴定（考评）、学历培训、政治历史、人党人团、奖励、处分、任免、工资等。目前人事档案工作中存在档案材料缺失、信息量不足的问题，无法准确有效的反映个人的全面信息，失去了人事档案信息资源的功能和服务的意义。针对现状应变被动等待为主动工作，发现问题及时解决问题，切实改变人事档案因内容的陈旧不全面而造成的档案利用的局限性，根据工作发展需要充实人事档案内容，如；组织填写履历表，对现缺失材料和手续不完备的档案主动积极联系有关档案当事人或相关业务部门补充。日常工作中也要积极联系人事材料形成部门，主动搜集应归档案资料，完善档案内容，提高资料全面性。
　　2.确保人事档案的内容真实性
　　真实性是人事档案的生命，没有这一特点人事档案也就失去了其存在的意义和利用价值。
　　近年来，各地干部档案造假现象的曝光度增加，提及出现的问题在年龄、工龄、学历、身份等方面。在中纪委公布的2014年中央巡视组两轮巡视整改情况中，巡视涉及多个省份中提及干部档案造假。
　　根据全国统一工作安排，目前，各级组织人事部门正在对干部人事档案＂三龄两历一身份＂审核工作，直接向干部人事档案造假乱象＂亮剑＂。在全国抓人事档案工作的大背景下，人事档案工作应从入口关、源头抓起，严把档案生命线。增强材料来源处联系核查体系，严禁虚假材料入档；加强人事档案管理员职业素质，严禁涂改伪造档案；提高人事部门负责人责任意识，严守人事档案纪律，才能为企业用人提供可靠依据。从而增强确保材料客观真实，做到人事档案工作的弊政风清，避免人事档案造假的危害性，维护正常的选人用人机制。使许多有能力有才华、苦干实干的人才，得到应有的肯定。
　　3.严格执行人事档案的整理装订规范化
　　人事档案整理装订看似是繁琐无味、重复、技术含量不高的一项工作，但确是开展人事档案管理、服务工作的前提，也有包含许多环节，同时也能最直观体现人事档案工作风貌。细微之处见管理，一本合格的人事档案不论从外观到内容都要严格按照规定执行，它是人事档案工作成果的最终体现，也是一项考验人事档案人员综合能力工作内容。首先，从档案外观要符合规定标准，采取统一的盒装标准，装订整理要细致整齐。第二，档案内容材料要做到分类准确、编排有序、目录清楚。避免错装、漏装、倒装等问题，有损档案质量，影响人事档案工作。
　　4.保障时效性，注重对干部信息的更新
　　人事档案管理是一项延续性很强工作，一份过时的人事档案信息，发挥的作用是有限的。每个人的信息资料随着时间推移在不断变化着，如：有的人职务任免、有的人职称晋升、有的人取得后续学历、有的人单位调动等等，档案人员需要不断的收集整理归纳新产生的档案资料，及时更新将确保档案资料信息的鲜活度，更能反映一个人的现实状况。缩短人事档案与与员工情况的＂时间差＂，真正达到档若其人的最新资讯。
　　5.认真做好档案保管
　　努力确保人事档案材料完整，严防材料缺失毁损，这是档案保管的主要任务，也是提供人事档案服务重要保障。
　　三、以人为本加强人事档案从业队伍建设，推动档案事业延续和发展
　　作为人事档案的工作人员应当爱岗敬业，忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备人事档案专业业务知识和相应的科学文化知识以及现代化操作技能，才能更好的提供人事档案服务工作。
　　1.人事档案管理者树立和培养良好的职业道德
　　人事档案工作的隐蔽性和保密性决定着它永远不容易引人注目，是一项默默无闻的工作。从事人事档案工作，需要具备良好的职业道德，能够不计得失，甘于默默奉献，才能做好这项工作。档案工作人员应具备较强的保密意识，对能说的、能做的、不能说的、不能做的，把握好规定原则，严格按规定接收、鉴别、整理、保管、提供、转递和销毁档案材料，以确保人事档案机密的绝对安全。
　　2.人事档案管理者自身素质和职业技能的提高
　　既要学习专业文化知识又要不断提升电子信息设备操作技能。由于人事档案管理信息化，文档处理一体化，人事档案保存技术升级化，对人事档案人员提出了更高的要求。培养既懂人事档案知识又懂计算机信息技术的新的复合人才，以适应现代化人事档案信息管理和服务的需要。人事档案工作中还需要对复印机、扫描仪、数码相机、计算机等现代化办公设备熟练运用。
　　3.合理规划人事档案管理人员职业生涯，做好梯队建设
　　有些企业缺乏重视度，对档案人才忽视关心，没有为他们提供设计明确的职业晋升、奖励制度，职业生涯规划，不利于企业人事档案工作开展。可能造成档案人才流失与断层，应通过培训、交流、深造、专业比赛、转岗晋升等多种形式，以保障档案人才持续发展。
　　四、保持人事档案与时俱进，推动档案信息化管理建设，探索档案利用方式，提高档案利用效率
　　在现代信息技术高速发展的时代里，干部人事档案的信息化管理也遇到了良好的发展环境和机遇，有效利用现有的档案资源，运用数字化技术，对纸质档案材料实施数字化扫描，与公文处理系统进行有机融合，实行纸质档案与数字化档案双重备份，为开发利用干部人事档案搭建电子平台，成为未来的发展趋势。
　　利用这次开展审核的工作契机，从零开始全面梳理员工人事档案信息资料，做到底子清、信息真、说服力强，公众可信度高的、强有力的人事档案支持数据库，并同时安排专人录入电子信息库形成独立、资信度、可靠性的人事档案电子语言，便于批量信息查询、汇总、分析、决策。在有条件的企业全面推开真正意义上的人事电子档案。
　　充分发挥现代信息技术在干部人事档案中的应用，把信息库转变成为组织、人事部门发现培养选拔使用干部的人才信息库，制定企业人才战略的大数据决策依据。在高度信息化的今天，档案的信息化管理已经是大势所趋，合理、安全、准确的管理档案是一个系统的工程。
　　另外在以往传统的阅览、借阅、复印、证明等服务方式外，可以探索合理合规使用电话、信函、网络等服务途径。
　　综上所述，人事档案是经过日积月累形成的个人历史信息记载，严格从档案日常工作抓起，严守档案纪律，严把档案工作宗旨，紧密联系时代发展，积极创新，充分发挥档案资源的信息优势，才能充分发挥好人事档案作用。