浅议人事档案管理中存在的问题及建议
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摘要：人事档案的管理不仅仅是对人事档案进行保存，还有相关数据的整理、统计和提供可利用的整个活动。目前，我国在人事档案管理方面还存在着一些问题，需要不断完善。本文主要对人事档案管理中存在的问题进行简单的分析，然后对档案的管理提出合理化的建议。
关键词：人事档案 档案管理 馆员素质
目前，人才是社会发展的最佳助力，只有加强对人才的开发和利用，才能做到人尽其才，在社会的各个领域发挥自己的职责。人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。但是，虽然已经加强了对人才的重视程度，但是，对人事档案的管理意识还不够重视，尤其是在人事档案的管理上存在着一些弊端和问题，如果这些问题没有得到很好的解决，就会导致人才发掘与人才利用上不能健康全面的发展。要想保证社会的人才可以得到最好的应用，首先就要正视人事档案的管理问题。
一、目前，我国在人事档案管理中存在的问题
1.入档材料不全
由于人们对于人事档案的不重视，觉得自己记录在册的履历与每年的考核等相关信息并不是非常重要，能省则省；有的人在进行表格填写的时候，也没有按照要求正确填写，很多项目能简则间，有的人还认为这涉及到了个人隐私的问题，在一些非常关键的材料填写上，甚至连自己的家庭成员和社会关系都不填，有的直接在这一栏上填上的是无，让人无迹可寻；还有人没有将自己的学历、培训资格、职称证书等材料放入自己的档案中，而单位也没有起到督促的作用，没有及时把需要归档的材料整理收集送到档案管理部门，使这些证件放在个人手中，有的就会导致材料不全甚至有丢失的现象，这样到退休时没有办法按照正确年限计算工龄，对个人也会造成非常大的损失。例如，在某地的人事档案管理部门在对手中的人事档案进行微机管理登记时发现，大多数人的材料都不全面，很多人的年度考核表都有一定年限的缺失，档案管理人员没有办法全面、正确的对所有的人员信息进行管理，在以后的查询中也会存在着问题。
2.人事档案内容失真
还有的人在进行档案填写时，忽略了档案的真实性，在人事档案的材料中没有按照真实的情况如实填写。例如，出生年月有的按照公历有的按照农历随便填写，甚至有的还出现了随意篡改的情况，没有按照身份证上的信息认真对待，影响了档案质量；还有的人员在进行工作年限填写时，每一次填写的工作时间都不相同，因为自己的工作年限与自己的工作经历和工龄有关，所以，很多人把自己的工作年限延长，甚至把几个工作经历捏在了一块，这样就会导致有关部门没有办法对该人的实际工作能力和工龄进行判断，如果出现问题，则需要相关部门化更多的人力、财力去调查真正的情况，对相关部门不负责任，同时也带来了非常大的不便。
3.单位档案馆员专业素质不高
由于传统单位对档案管理不重视，很多档案管理人员都不是正规的档案专业毕业，专业素质不高，对于如何正确、规范的整理和归纳档案不是特别清晰；并且，对于档案的重视程度不高，一些需要归个人档案的材料不及时整理归档，还有的人因为工龄或者是其他原因，对档案进行更改、涂抹，这样对其他部门的正常工作带来影响。档案员工对于档案的管理疏忽，不利于人事档案的健康发展。
4.缺乏对人事档案的重视
一直以来，很多单位认为人事档案只是对材料的一个整理和保存，没有特别大的意义和贡献，还有档案人员的不专业，没有通过档案提出对社会发展有益的数据来，档案管理一直得不到领导的重视。这样就不会加大对档案管理方面的投入，人员与制度都不完善，只是被动应付的状态，起不到人事档案的关键作用。
二、优化人事档案管理的建议
1.提高人事档案管理人员素质
在现今社会中，档案管理对社会的发展起到非常重要的作用，尤其是信息社会中，人事档案能够提供非常宝贵的信息资源，是社会的无形资产，档案管理是一项非常重要的、有意义的工作。由于档案管理是一项非常特殊的工作，社会上并没有加强对档案管理的重视程度，很多单位也没有独立的岗位来进行人事档案的管理工作。在这种情况之下，为了能够让人事档案管理走上正规化道路，必须要培养一批批有较强业务能力，同时还有高原则、高素质的档案管理人才，对档案进行认证把关，鉴别材料的真伪，保证材料的完整性，认真严肃的处理好每一分人事档案，保证期有效性。同时，人事档案的管理人员也要不断进行档案数据方面的分析，给领导提供重要的人事方面的数据，尤其是在领导在进行用人、选拔的时候，能够用数据说话起到参谋的作用，为人才的建设搭起一道坚实的桥梁，同时也是对自己工作效果的检验，让领导可以关注到档案管理的重要性。领导也需要加强对档案管理的重视，为档案管理人员提供更多的帮助和良好的工作环境，并且帮助他们建立科学有效的档案管理方法，使档案管理人员可以更加有干劲。随着社会的变革，在人事档案管理方面也要有所突破和变化，根据社会的要求和信息的发展，找到现在的档案管理的局限性，打破常规，使档案管理工作更加高效、规范。
2.加强对人事档案管理的宏观控制与业务指导
由于每个单位对于人事档案的管理上都有不同的模式，所以，在管理的要求和管理方式上都有很大的区别，并没有统一的制度进行约束，对于档案管理的效果也是参差不齐，没有统一的标准。所以，必须要加强对档案管理的规范化与法制化，利用宏观调控加强对档案管理的业务指导，达到国家统一的人事管理制度，这样对档案管理实行强制化的管理，达到相同的管理标准，帮助认识档案管理水平和人事档案管理质量有质的飞跃。
3.运用先进的管理办法
目前，我国在人事档案管理中，还存在着管理人员专业素质能力不高、管理资金投入不到位、管理制度不完善、管理意识薄弱等方面的问题，这些问题如果不能改变，那么人事档案的管理问题会始终存在。所以，必须要加强对认识档案管理的科学化、现代化进程，培养合格的档案管理人员，加强对档案管理方面的资金投入，引进先进的管理设备，依靠现代的信息管理手段建立档案管理数据库，把陈旧的管理设备进行升级改造，运用新的管理模式，提升对档案管理的水平，改善管理过程中的不足之处，为我国的现代化建设提供有利的数据支持。
4.开展对人事档案正确使用的宣传
人事档案涉及到个人的隐私问题，所以，必须要加强对人事档案的保密性管理，并且制定有效的管理制度，对档案的借阅、提取等都要有严格的管理。并且，还要加强单位及个人对档案的重视，严谨出现涂抹勾画的情况，实事求是的进行档案填写，不丢项拉项，自觉遵守人事档案的填写规则，保证档案的真实性、有效性。
在今后的工作中应按照人事档案的管理条例，积极致力于建立干部人事档案工作长效机制，完善干部人事档案材料收集，强化人事档案日常动态管理，加快信息化进程，使干部人事档案管理工作再上新水平，再登新台阶。
参考文献：
[1]常秀英，牛庆国，郭红娟.干部人事档案管理中存在的问题[J].山西档案，2014（2）：42-43
[2]张新华.干部人事档案工作思路[J].山西档案，2015（4）：44-45