档案管理信息化是档案管理的发展趋势

　　【摘要】本文论述了档案管理信息化的意义，论证了档案管理信息化是档案管理的发展趋势。
　　【关键词】档案管理；信息化；发展趋势
　　档案是各单位必不可少的信息资源。由于信息化迅速发展，档案管理工作的内涵已经有了巨大的变化。档案不仅成为了文化资源与知识资源，还成为了信息资源。随着人类社会不断向信息社会迈进，信息资源的战略地位也进一步提升，人们普遍把信息与材料和能源并列，将它们共同视作对整个经济社会发展具有决定性作用的重要战略资源。这些都促使档案信息的收集方式、管理方式与利用方式有了本质性的改变。传统的档案管理方式已不能适应当今世界计算机网络信息化的发展，档案管理信息化成为新形势下档案管理的发展趋势。
　　一、什么是档案管理的信息化
　　档案是各单位必不可少的信息资源，档案工作反映的是一个单位的历史面貌，所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。也就是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享。这是一个长期发展的过程，在这一过程中，要不断地利用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。
　　二、档案管理信息化的意义
　　（一）档案信息化建设是社会发展的必然趋势。随着人类社会不断向信息社会迈进，信息资源的战略地位进一步提升，处于改革开放关键时期的中国，社会与国民经济信息化进程明显加快，急需人们真正把信息资源化，把信息作为经济社会发展的重要资源来进行管理。随着时代的发展，传统的档案管理方式已不能适应当今世界计算机网络化的发展，档案管理信息化成为新形势下档案管理的发展趋势。
　　档案管理信息化建设是时代赋予档案管理部门新的任务和使命，是档案资料管理向档案信息的一种转化，是由单一的管理工作向社会服务性工作转化的一个具体过程。档案管理信息化，有利于档案调取、档案共享、人才队伍建设等方面的工作开展，更符合我国现代社会的发展需求，也是档案管理工作的最终发展方向。
　　（二）档案信息化建设也是我国现阶段工作的重要内容。《全国档案事业发展＂十二五＂规划》中一项重要任务就是：＂贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强以计算机网设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设；加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设；实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造＂一站式＂档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。
　　档案数字化工作的迅速发展，使档案数字化的规模不断扩大，档案数字化对象也不断丰富，不仅仅局限在纸质档案方面，已经扩展到照片、图像、录音、录像、电影胶卷、微缩胶片等各种不同种类载体档案的数字化。档案数字化作为一项档案基础业务的地位得到了确立。
　　（三）社会的发展促进和推动了档案管理业务的变革。随着档案信息化的逐步推进和发展，以手工操作为主的传统档案管理方式已经难以适应新的信息环境，在归档、馆藏建设、目录编制、统计、编研、档案信息开发利用等诸多管理环节都需要随之而变。传统档案的载体形态开始向数字化形态过度，档案管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移。档案领域通过运用计算机技术开展档案管理的各项业务工作，如利用计算机进行辅助立卷、全文的存贮与检索、自动标引、编目、统计、借阅、库房管理等，并能使传统档案管理的各个业务环节实现无缝衔接，大幅度提高档案工作的效率和质量。
　　（四）档案信息化可进一步完善档案标准规范体系的建设。我国目前传统档案管理的标准规范相对健全，但在数字环境中，这些标准规范需要重新审视，相当部分的标准规范需要按照信息化环境的要求进行调整。文档管理软件的广泛运用是导致文书档案按＂件＂归档模式的直接推动力之一；文档一体化、馆室一体化、电子文件管理的前端控制都是档案信息化在档案集中管理层面的具体表现，这都直接导致了档案累积、移交模式的变革创新；同时，对于实时归档、技术鉴定、存储管理、载体转换、权限控制、数据迁移、实时发布等大量新型业务内容，有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善，这是档案信息化工作的重点内容之一。这些都需要大量的标准规范来进行支撑。而＂加强档案法律制度建设，完善以《档案法》为核心、符合我国国情并适应档案事业发展需要的科学、缜密、配套的档案法规体系。＂也是《全国档案事业发展＂十二五＂规划》的首要任务。
　　（五）档案信息化将为社会提供更多有效的资源和服务。国家档案局提出建立＂覆盖人民群众的档案资源体系＂和＂建立方便人民群众的档案利用体系＂。这是新时期给档案信息化提出的任务目标和工作方向。
　　信息技术对档案管理的作用是提高工作效率。档案管理工作是十分复杂繁琐的例行性事务工作，其中大部分都是基于经验的重复劳动，但又是不可或缺的基本事务，需要占据管理人员的大量时间。档案管理信息化可以极大地提高工作效率，使管理人员从日常的琐碎的事务中解脱出来。实现信息共享。信息化以其先进的技术手段实现其最大范围、最快速度的档案信息资源共享。
　　档案信息化又可促进信息资源利用最大化。传统的档案信息大都是以纸为载体的实物资源，不仅不便携带，更不利于传递。实现档案信息化以后，各种信息资源不再以实物的形式出现，而是以磁信号和数字信号的形式出现，（下转第63页）（上接第84页）这就极大地便利了传输和使用。而且应用各种功能齐全的管理软件，还可以对现有档案信息资源进行分析整理，实现真正的资源共享，为充分实现档案信息资源利用最大化提供可能。
　　三、档案管理信息化是档案管理的发展趋势
　　档案管理信息化是档案管理工作的重要发展趋势，也是对传统档案管理工作的有效改革。信息技术及信息产业的飞速发展为档案信息化带来难得的机会同时也提出了严峻挑战。档案信息化是现阶段档案管理工作发展的重要战略阶段，实现国家信息工程的重要步骤，其意义深远而任重道远。信息化管理在提高了工作效率的基础上，促进了档案信息的交流和共享，促进了我国档案管理工作的有效开展。因此，档案管理信息化建设是档案事业面对全球信息化浪潮的必然选择。我们必须要不断完善档案管理技术，把握机遇、开拓创新，紧跟时代的步伐，以积极的姿态、有效的措施高效开发利用档案信息资源，为国家档案管理事业的稳步发展作出贡献。