办公室工作在医院管理中的作用探析
⇨⇦
原明明 张景华 吴俪昊
【摘要】随着医疗卫生体制改革的不断深入，现代医院管理制度在各级医疗机构正逐步落实，各医院正在探索更加科学规范的管理模式和运行模式。医院办公室作为医院承上启下、沟通内外、综合协调的＂中心枢纽＂，探究医院办公室的工作策略，对提升医院行政管理水平、推动医院全面健康发展有着重要作用。
【关键词】办公室;医院管理;作用;策略
医院办公室是医院领导作决策的＂参谋部＂，是医院上下内外协调的＂中枢＂，是信息调研的＂前沿＂，也是医院的＂窗口＂和＂门面＂，是保障医院正常运行的重要组成部门，发挥着其他行政部门所不能替代的综合服务作用。只有充分认识其功能，才能更好地发挥医院办公室在医院管理中的作用。
一、医院办公室的工作职能
医院办公室是一所医院承上启下、沟通内外、综合协调的＂中心枢纽＂，是医院的重要组成部门。办公室的工作琐碎繁杂，但概括起来就是＂三办、三务＂，即办文、办会、办事，参与政务、处理事务、搞好服务。办公室承担着医院中长期发展规划、年度工作总结、各类公文材料的起草，文件收发管理、印章管理、档案管理等工作。负责组织安排院长办公会议、全院干部会议等各类会议，做好会前组织、会中记录、会议纪要整理等工作。承担着医院各类信息的搜集整理、加工处理工作，为院领导提供决策依据。负责医院各部门的综合协调工作、应急事件处置、督查督办、群众来信来访、日常接待工作及院领导交代安排的各类临时性工作。
二、医院办公室的主要作用
（一）参谋助手作用。参谋助手是办公室工作的首要作用，这主要体现为辅助领导决策和推动决策贯彻落实两个方面。在日常工作中，办公室必须准确理解国家和省市有关政策精神，全面掌握医院发展动态，剖析各种矛盾，对各类信息进行加工分析处理，为医院领导作科学决策提供翔实可靠的参考依据。作为助手，办公室还要辅助领导实现决策目标，要将医院决策、领导工作指示及时传达至全院职工，对执行过程进行跟踪督查，及时收集各种反馈信息，以便检验决策合理与否，并适时调整、修正决策。
（二）服务作用。医院办公室是一个综合服务部门，既要服务于医院领导，做好日常基础工作，把领导从繁杂的事务性工作中解放出来，辅助领导作决策。也要服务于广大干部职工，做好上传下达、下情上知，帮助职工解决困难。同时还要服务于患者、社会各界，做好患者咨询投诉工作，帮患者排忧解难，为外单位办事人员提供热情周到的服务，充分展示医院的整体形象。
（三）沟通与协调作用。办公室是医院工作运转的轴心，是联系各方的纽带，起着平衡各种关系、协调各方工作、化解各种矛盾的作用。日常工作中，办公室不仅要协调医院内部各部门之间的关系，协调医院和患者之间的关系，还要协调医院与上级主管部门之间的关系、医院与兄弟单位之间的关系等。通过协调来理顺关系，沟通上下，消除隔阂，推动医院各项工作和谐有序发展。
三、有效发挥办公室在医院管理中作用的策略
（一）转变理念，注重调研，做好领导参谋助手。1.转变工作理念，重视参谋助手工作。在传统的办公理念中，办公室人员主要忙于事务性工作，参与政务服务少，被动服务多，主动服务少。为适应现代医院管理工作需要，办公室需要从工作理念、工作内容和工作方式等方面进行转变调整，处理好＂事务性工作＂与＂政务性工作＂二者之间的关系，从传统的侧重于办文办会办事调整为既办文办会办事，又要为领导出谋划策;从单一的收集传递信息，转变为综合分析处理信息，从依靠经验办事转变为科学管理、依法依章办事。要认识到办事和参谋是医院办公室工作中不可或缺的两种职能，办事是做好参谋的基础和前提，而参谋是办事的集中体现。2.注重调查研究，广泛收集信息，为领导决策提供依据。调查研究是办公室向医院领导提供参谋和意见的主要手段，没有调查就没有发言权，更没有决策权。随着医疗体制改革的持续深入，医院正经历着突飞猛进的发展变化，办公室工作人员不仅要通晓医院全貌，掌握医院医疗特色、重点学科、重大成果等概况，还要掌握医院在改革发展中存在的问题。这就要求办公室人员从事务堆里走出去，注重调查研究，增加信息来源。一是围绕医院中心工作，抓住牵动医院发展的主要问题进行深入调研，采取实地走访、问卷调查、座谈交流等方式，收集整理医院发展的主要信息，提出解决问题的方法，为领导决策提供翔实可靠的材料依据。二是通过开设征集意见平台、院长工作信箱、院长接待日、创办＂金点子＂栏目等方式，畅通民主管理渠道、调动干部职工参与医院管理的积极性，收集职工关于医院发展的建议，了解医护人员的工作需求，为医院的改革与发展提供有价值的决策参考。3.发挥督查督办功能，确保医院工作得到落实。督查督办工作是医院决策得以落实的重要环节。对于医院会议决策、重大工作部署、重要文件和领导批示的交办事项，医院办公室应充分发挥督查督办功能，主动介入部署事项，根据部门职责及时分解任务，提出工作要求，明确办理时限。要按照＂一事一督办＂的原则，严抓细督，力争做到事事有回音、件件有着落。对于督办过程中发现的问题，应根据具体情形组织召开部门工作协调会，及时协调跨部门间的业务问题，确保部门之间形成工作合力，有力推动承办部门去落实工作。
（二）提升办公室人员的整体素质，强化服务质量。1.提高政治素质，保持政治上的敏锐性。要坚持正确的政治方向，牢固树立＂四个意识＂，坚定＂四个自信＂，做到两个维护。关心国内外时政大事，学习领会党和国家重大方针，掌握新时期医疗卫生体制改革政策方向，协助院领导贯彻落实好各项方针、政策，使医院工作尽可能取得各级政府的支持，促进医院快速发展。2.苦练内功，拓宽视野，提高專业素质。文稿服务是办公室工作的＂重头戏＂，办公室需要撰写医院各种文字材料，既有公文写作，也有综合型材料写作。想撰写出高水平的文稿材料，就要求文秘人员横向知识面要宽，纵向专业知识度要深。在日常工作中，不仅要了解哲学、社会学、经济学、法学等方面的知识，更要掌握医院管理、公文写作、医学基础等方面的专业知识，在此基础上勤动笔、多思考、常练习，不断提升写作水平。另外，可以组织开展＂公文写作师带徒＂活动，构建新老工作人员一对一帮扶带教机制，由资历深、文字水平高的老同志定期开展文字写作理论和实践技能带教培训，助推年轻同志迅速成长。3.增强责任意识，转变服务理念，讲求奉献精神。办公室人员要＂胸怀大局、极端负责、事无巨细＂，每个成员都要具备强烈的事业心、严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。要周密部署每一场会议，仔细推敲每一份文稿，认真处理每一份文件，任何一件小事一旦出现疏忽，就有可能酿成大错。此外，办公室要变被动服务为主动服务，对前来咨询投诉的患者及外单位同志实行首问负责制，主动询问、积极沟通，做到＂导航式＂服务，坚决杜绝＂门难进、脸难看、事难办＂的工作作风。办公室工作人员不能急功近利，在工作中要有甘当绿叶、乐做配角的奉献精神。
（三）加强协调，提升行政办公效率。1.把握全局，统筹协调。医院办公室工作是全方位、开放型的，需要处理好上下左右、方方面面的关系，当好协调上下的＂传感器＂和协调左右的＂磨合器＂。办公室要做好协调工作，就要掌握协调的原则，坚持从医院整体出发，处理好全局与局部的关系。当医院相关职能部门、相关科室因工作产生矛盾时，办公室在协调时要以维护团结、服从大局为中心，引导科室從医院的整体利益出发，做到部门利益服从医院利益、眼前利益服从长远利益，防止出现重个体、重科室、重眼前，轻医院、轻长远的现象。2.明确分工，健全制度。医院各部门间之所以存在需要协调的工作，往往是因为职责不清、制度不全，或管理出现真空或存在交叉所致。要有效解决这一问题，办公室就应牵头对各职能部门的工作职责进行定期梳理，根据医院的发展适时调整部门岗位职责，明确部门分工。建立健全医院管理制度，通过有效的规章制度来规范职工行为，确保医院部门间工作顺利开展，有效降低部门间推诿扯皮现象发生。3.加强协作，融洽关系。沟通协调是一门艺术，也是一门技术。办公室人员在日常工作中要积极沟通各界、协调各方，主动提升沟通协调能力。在内部协调中，要讲究协调艺术，以团结为重，以医院大局为重，善于＂牵线搭桥＂，不偏听偏信，更不能挑拨是非，火上浇油，扩大分歧。在对外协调上，要和上级主管部门与兄弟医院之间建立密切联系，构建一张广而精的＂关系网＂，为医院的发展争取更多的资源。
四、结语
随着医疗卫生体制改革的不断深入，现代医院管理制度正在逐步落实，各医院正在探索更加科学规范的管理模式和运行模式。作为医院的行政综合管理部门和综合办事机构，医院办公室要紧紧围绕提升医疗质量这根主线，以与时俱进的管理思维、不断创新的管理举措，努力提升行政效能，充分发挥办公室的中心枢纽职能，做好领导决策的参谋助手，全心全意为临床一线服务，全心全意为患者服务，全面推动医院健康、协调、可持续发展。
【参考文献】
[1]段胜民.院长办公室参谋助手作用初探[J].北京农学院学报，1989，4（2）：10-13.
[2]习近平.秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心[J].秘书工作，2014（04）：4-7.
[3]尹庄.新时期深化医院办公室工作的实践与思考[J].现代医院，2016，16（9）：1372-1377.