试析如何做好文书档案收集与归档工作
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【摘要】做好文书档案收集与归档工作，可以有效维护文书档案的完整性与全面性，推动各单位文书档案工作顺利实施。本文主要针对如何做好文书档案收集与归档工作展开深入的研究，并提出几点针对性的建议，以供相关人士参考。
【关键词】文书档案；收集与归档；建议
目前，做好文书档案的收集与归档工作是单位文书档案工作的重中之重，文书档案资源与日俱增，一些单位文书档案的收集与归档工作存在着较大的难度，限制着本单位档案工作的开展。因此，要采取切实可行的优化措施，提高档案管理人员的综合素养，确保本单位文书档案收集与归档工作水平的稳步提升，顺应本单位事业的发展趋势。
一、做好文书档案收集与归档工作的重要性分析
（一）有利于巩固本单位档案形成的基础。在教学、科研以及行政管理等活动中，会产生海量的原始文件资料，这些原始资料往往是由部门兼职档案人员代为保管。因此，档案收集和归档工作，是重要的基础性环节，要进一步巩固档案管理工作的根基，充分利用好这些重要的参考资源。
（二）是档案集中管理的必要手段。根据相关档案工作的规定可以看出，单位档案必须要实施集中统一管理，保证文书档案工作的完整性与安全性。文书档案在具体实践过程中，形成了保存价值性较高的档案资料，必须要进行档案的收集与归档工作，保证档案材料的完好无损，以便于更好地进行开发与利用，进而还原本单位历史面貌，全面反映出本单位历史实际情况。
二、文书档案的收集与归档工作中存在的不足之处
（一）收文材料的收集比较延时。收文是文书档案工作的重要组成部分，在实际管理工作中，收文的收集工作比较延时，主要体现在上级单位发来的收文往往是要求上报本单位的相关资料或者报表数据等，自身单位的上报工作在规定时间内已经完成，然而档案部门的诸多工作都是在第二年来开始进行，对于当时办理完毕的上报资料没有及时归到档案部门，很难在第二年归档工作中找寻有效的上报资料。
（二）材料内容较为单一、片面。往往体现在单位对请示文的批复较为单一、片面，归档内容过于强调自身单位保管期限中的一般性常规材料，职能部门在新业务产生的相关资料中，缺少归档这一环节。同时，在文书档案工作中，网络归档观念不够深入，没有及时下载网络上与自身单位息息相关且有保存价值的报道和通知等方面归档材料，而且部分归档材料未加盖部门的公章，一定程度上使档案工作的凭证参考严重缺失。
（三）档案收集与归档的力度有待提升。现阶段，一些单位的文书档案收集与归档仍然采用传统的收集模式来进行，尚未充分利用各种先进的科学技术，随着文书档案种类越来越丰富，数量也比较庞大，在收集与归档过程中难免出现相应的误差，大大增加了文书档案收集与归档工作的难度。
（四）文书管理人员欠缺专业知识的培训。由于档案工作与单位的议事日程有着极其紧密的联系，而档案机构的设置与业务经费的投入并没有得到高度的重视，单位各个部门的文书档案资料管理人员大多兼职，一些档案管理人员出于职称评定的目的参与到相关部门举办的档案培训中，然而培训时间比较短，很难取得高效的培训效果。在获取档案职称以后，并不注重专业技术的培訓，岗位存在着极大的变动性，档案资料摆放比较随意，缺少专项移交程序，也是限制文书档案收集与归档工作的重要因素。
三、做好文书档案收集与归档的建议阐述
（一）利用系统及时收集材料，优化档案服务。目前，数字化办公系统建设在不断推广过程中，很多政府部门、机构单位已经对办公自动化系统（OA系统）进行广泛的应用，以便于办公信息的收集与处理工作的开展，有利于实现数字化办公的长远目标。借助办公系统的应用，大大提升了文书档案工作的便捷性与安全性，工作进度也得到了明显的进步。因此，文书档案工作人员要加强OA系统的应用，设置OA系统账户权限，以便在系统中对上级要求上报内容、领导批示以及主办部门等方面进行查看。文书工作人员通过跟踪办理情况，如果完成办理事项，要及时向主办部门收集材料，不能等到第二年再进行材料的收集，以免丧失材料收集的有效性与实时性，避免了材料丢失的现象。与此同时，档案工作人员要定期向文书工作人员进行材料的收集，并且定期开展编研工作。档案工作者要加强编制完成专题的广泛利用，为相关领导和部门工作的开展提供相应的便利性，使各部门都能充分认识到档案收集、归档的重要性，进一步强化领导和相关部门人员的重视程度。
（二）深入了解业务动态。要想保证档案工作的完整性，实现档案的高效利用，要及时核查所有请示和相关报告。对于批复文件来说，在归档过程中要将请示与批复整理相互结合在一起。如果没有正式批复但有处理意见的，要在请示文件中做好备注，并且在备注处加盖拟办部门公章。同时，要善于通过各种各样的途径来了解部门业务动态，比如：OA系统、官网、官方微信微博等；档案工作者要加强与相关部门档案人员的交流与协作，要充分发挥各个部门档案人员在档案收集与归档工作中的纽带作用。此外，在与本单位业务息息相关的网络查阅中，一定要及时进行下载和保存，确保收集用户归档材料的完整性与全面性。
（三）采用适应时代的文书档案收集与归档工作方式。现阶段，文书档案管理工作越来越繁琐、复杂，人员数量也在与日俱增，必须要改变以往传统的档案收集与归档的管理方式，要采用与时代发展相契合的工作模式来进行文书档案的收集与归档工作。在资料收集方式中，要发挥一定的主动性和积极性，尤其要对利用价值高的文书档案进行主动收集。
（四）加大档案人员的培训力度。档案管理工作人员的管理水平与文书档案的收集、归档效率的联系是密不可分的，要想确保文书档案收集与归档效率的稳步提升，就必须要对档案管理人员开展一系列的业务培训与指导。因此，各单位要监督档案管理人员的工作行为，提升自身的业务水平。定期组织安排工作人员到省内档案局参与培训，掌握专业的档案管理知识、范围以及流程等。同时，在培训期满以后，要对其培训成果进行考核，给予相应的考试成绩，对于成绩良好的人员要给予一定的物质奖励和精神奖励；反之，要给予一定的惩处，不断激发工作人员工作的热情与潜能。
（五）确定文书档案的归档范围，制定相应的完善制度。1.文书档案的收集与归档的党政文件材料对于本单位的长远发展具有良好的凭证和研究价值。归档的党政文件材料要全面反映出本单位党政部门职能活动的整个过程。文书档案要加强纸质文书档案的征集。归档的党政文件材料要从相关规律出发，加强彼此之间的联系程度，要结合不同部门的实际情况进行。除此之外，各单位还要设立档案管理专项经费，各个部门最好要设置独立的文书档案资料室，文书档案柜要与其他资料分离，不能与其他资料混淆在一起，要及时对文书档案进行收集与归档，要及时移交至单位综合档案室集中管理。2.各个部门和单位要结合自身发展的实际情况，构建完善的文书档案收集与归档工作的管理制度，要积极深入到其他单位或者部门进行考察，档案管理人员要明确所有文书档案收集时间和档案归档的范围等。要成立相应的监督小组来加强文书档案的收集与归档工作的监督，进而调动档案管理人员工作的积极性。
四、结束语
综上所述，加强文书档案的收集与归档建设势在必行，文书档案是各单位不容忽视的宝贵财富，有利于推动单位中心工作朝着更加专业化、规范化的方向发展。因此，各单位必须要做好文书档案的收集与归档工作，档案管理人员要具备较强的专业水平与综合素养，树立较高的责任感，尽可能保留事件的历史原有面貌，加强现代先进科学技术的广泛应用，发挥出信息化建设的应用价值，实现档案信息资源的高效利用，增强文书档案工作的完整性与准确性，进而推动本单位各项事业的蓬勃发展。
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