事业单位登记档案管理规范化探索

　　【摘要】事业单位登记档案管理有着为事业单位提供便利服务的重要意义，也能够为将来事业单位进行改革提供相关的参考建议，还可以为社会提供有关的法律依据。因此，事业单位登记档案管理工作具有重要的意义，是无可替代的，但对于这项工作的规范化探索仍然有很长的路程要走。这段路程注定是漫长而又艰难的，要一步一个脚印地走，不断提高事业单位登记档案的管理规范化水平。
　　【关键词】事业单位；登记档案管理；规范化；探索
　　规范档案的登记管理工作，是每个事业单位不可忽视的一项工作，以此来提高行政管理的监管能力。这项工作大概分为两个部分，那就是登记与备份，二者既有联系又有区别，登记是一种手段，备份则是一种业务行为，二者相对来说是互相独立的。目前事业单位登记档案管理工作的现状是認识不足，认为登记档案管理不是那么重要，仅仅将它作为一种业务去执行；对登记档案的登记时间不及时，往往中间隔好几个月才更新一次，这样不利于单位进行整理、归纳等工作；对登记的内容不规范，没有完全依据登记规则来填写，没有备份，没有电子文件。登记档案管理工作还存在着许多的不足，需要一步步地去探索，不断规范化。
　　一、提高对登记档案的认识，使其更加规范化
　　事业单位领导要有强烈使命感，要对登记档案的管理规范化引起足够的重视，让登记档案更加规范化。相关的领导以及工作人员要重视登记档案管理的这项工作，引起足够的关心与重视。应积极主动地去审查、监督档案登记工作，想尽一切办法来保障登记档案管理工作的物质条件以及能够满足的其他条件，在开展重要会议时，将事业单位登记档案管理工作重点提出，表示对此项工作的重视，并要提出对这项工作的意见或建议。要时不时地了解档案登记的现状，并寻求方法解决实际工作中所出现的难题，及时指导相关的档案工作人员依据相关的规定以及所制定的应急措施去开展登记档案管理工作。
　　在登记档案管理工作中，要对档案数字提高认识并重视。事业单位登记档案管理工作的数字化顺应现代科技发展潮流，以此促进信息化建设的稳速发展。随着互联网时代的推进，大部分事业单位在网上开展登记档案工作，这必将产生大量的数据，这些数字档案若不及时地进行归类、整理，则会产生数据的流失，对电子档案的原始数据产生巨大的影响，会使得原始资料收集困难，所产生的社会、经济效益无法够得到有效发挥。因此，更应该重视事业单位登记档案管理工作以及对数字档案的管理，不断地提高对数字档案的保存、归档等工作的重视。
　　二、提高对登记档案的标准，使其更加规范化
　　事业单位登记档案管理工作的形成过程贯穿多个环节，因此，要规范登记档案的标准，以便后面的查询。应该建立工作台账，加强对档案信息的收集强度。登记档案管理资料的文件收集，是事业单位登记档案管理所搜集的最原始的数据，在登记档案管理中这项内容的收集、管理是第一步，若没有这第一步骤，后面的档案登记工作的业务就无法收集、管理、归类。因此，应该脚踏实地地做好这第一环节，这样做才能使登记档案资料更加完整、更加系统化，将档案管理资源的作用发挥到最大。将法人设立、变更、注销及年度报告公示工作有效地与事业单位登记档案管理工作结合，在年度审查时，做好收集、管理工作，使得登记档案管理工作更加真实、完整。
　　创新事业单位登记档案的建档方式，加强对档案的分类管理，由专门的相关人员去负责。比如，可以专门设一个柜子，用来专门登记一个单位的档案资料。严格按照相关规定，将档案登记管理进行统一化，有着统一的编号次序、格式，定期对档案进行更新、归纳、整理，以此方便于以后工作的查阅与审查。为了保证事业单位登记档案管理工作的正常进行，做好收集与管理工作，就要加强基础设施的建设，将这些基础设施的经费列入清单，购置与档案室相关的硬件设施，多渠道地去筹备所购置的资金。如打印机、计算机、档案柜等不可缺少的硬件设备，为登记档案管理工作创建一个好的工作环境。因此，不仅要提高对登记档案的规范标准，也要创新事业单位登记档案的建档方式，这样才更好地将事业单位登记档案管理工作做的更加规范化。
　　三、开发对登记档案的利用，使其更加规范化
　　事业单位登记档案管理工作，最终要利用档案来健全档案有关方面的规章制度，使管理更加规范化，严格根据有关档案的相关政策，要全面健全完善档案制度。事业单位登记档案管理工作就是事业单位开展一系列活动的相关记录，它可以反映事业单位以往的现实情况，可以作为国家档案中的一部分内容。若能够将事业单位登记档案有效地利用，那么就可以提供有价值的信息服务，让服务更加便利。因此要完善相关的制度，让事业单位登记档案管理能更高效地发挥其作用。随着计算机技术的高速发展，登记档案管理更加信息化，可以将事业单位的档案逐步录入计算机内，促进了登记档案管理人员的快速整理、归档，查找相关的档案时可以更加方便地检索，使登记档案管理工作发挥更大的作用。
　　（一）按照相关规定制定档案室职员的职责以及登记档案归档方面的制度。所有属于事业单位登记档案管理工作范围以内的文件材料，档案室管理人员有权将本单位的文件资料收集上来统一管理，任何人都不能以任何理由拒绝上交归档。当登记的主管部门收到相关的登记档案申请，经过审核后，将这些文件尽快送还给档案室的职员，以便他们将这些文件整理、归纳、分类。同时，档案室职员在接受文件材料或档案时，要注意检查有关的资料是否真实并且齐全，上交材料或档案不齐全的，要督促他们交齐。这就是相关职员的职责以及制度。
　　（二）建立健全档案的保管制度。在已有的保管制度基础上，不断地进行改革与创新。使保管制度变得更加完善。不仅要做好登记档案室的保管工作，并且要做好事业单位档案的保密性工作。档案室职员不得利用自身的职责对文件材料进行篡改，严重影响登记档案管理的真实性。对于这种情况，要根据事情的严重程度来进行相应的处理。如果事业单位登记档案管理工作的职员工作有所变动，一定要将各自所保管的档案资料交接完成，将交接手续都一项项办完，被接管的人员若感觉没有问题了，要能够保证所接手的档案资料具有真实性、可靠性，资料才算交接完成。
　　（三）要逐步完善电子档案的保管制度，做到不泄露、不流失相关数据。可以按照相关的电子文件管理制度方法以及有关纸质档案的有关条例，结合事业单位登记档案的实际管理办法，建立比较明确的电子档案的保管制度，明确各个电子档案室职员的职责，以此来规范业务流程，更大程度上做好电子档案的保管。使用电子档案，与以往的传统纸质档案有所不同。使用电子档案最大的优点就是整理起来比较方便，在事业单位进行改革时能够提供更为便捷的服务。因此，事业单位登记档案管理工作中的有关电子档案制度应逐步完善起来，为事业单位提供更高效、更优质的服务。
　　总的来说，在进行事业单位登记档案管理规范化的探索中，总会遇到各种各样的问题。但逐步将登记档案管理工作做的更加规范化是现在事业单位所必须要完善的内容，因为在它身上有着更多的意义，不仅能够为该事业单位提供不可替代的管理服务，而且还可以为该单位以后的改革提供相应的参考意见，不论怎么说，登记档案管理工作是事业单位不可缺少的重要部分。因此，要在登记档案管理规范化的探索之路上，不懈地追求更加完善的登记档案制度，不断地提高事业单位登记档案工作的能力。避免工作人员徇私舞弊，严重违反相关登记档案制度的法律法规。不断确保事业单位登记档案的制度化、真实化、有效化，只有不断狠抓有关的制度，才会得到一些更高的成效，将事业单位登记档案管理的作用发挥到最大。