浅谈提高机关事业单位档案管理的信息化水平

　　【摘要】近年来，大多数机关事业单位运用电子政务系统来提高自身的办公自动化水平。机关事业单位在工作上对档案管理具有十分重要的地位，但单位人员因工作原因频繁变动，因此需要对机关事业单位加强档案管理信息化的工作，促使档案管理水平的提高以及单位人员档案能够完整，有利于档案管理的历史资料利用率得到有效提升。
　　【关键词】机关事业单位；档案管理；信息化水平
　　机关事业单位人事档案是人才信息的记录，其中包含了个人的履历信息和个人业绩奖罚信息等，人事档案还记录着公司的运转情况与单位人员近况等历史记录，是运行单位工作的重要依据。随着信息技术的不断发展与进步，对于档案的管理显得尤为重要，为了确保单位工作能有效进行，在为单位选拔人才与实施管理时，能更好地为其提供服务与带来方便，并能提升档案资料的查询速度以及简化工作的流程，有效发挥出机关事业单位档案管理作用效果。目前我国档案管理信息化的建设中存在很多不足之处，传统的档案是使用纸质来对其进行管理，不能将其很好地进行保存且信息的更新速度较慢，从而降低了档案的利用率。因此本文将针对机关事业单位档案管理存在的问题，提出具体可行的解决措施，确保事业机关单位的档案能得到顺利的开展与提高信息化的水平。
　　一、加强档案管理信息化建设的重要意义
　　随着我国的数字技术与电脑的运用在机关事业单位的工作中不断推广，因此使得电子文件和档案资料的增多，机关事业单位的档案管理需要加强其信息化的建设，具体的信息建设化意义为：
　　（一）便于对历史档案的整理与利用。机关事业单位档案管理能对其具有历史意义的档案文件资料进行有效的保管，但是由于传统的历史档案是纸质档案，不容易对其查询与保存，且占用的空间较大，一些珍贵的历史资料不能得到较好的利用，只能被长时间的封存。在进行信息化管理后，能运用电脑技术对机关事业单位档案进行管理，扩大档案的管理储存空间，并且能较方便地对档案进行查阅与使用，对较为有用的历史资料也能方便将其调动出来，恢复其历史资料的使用价值，对档案管理的信息化建设有着十分显著的作用。
　　（二）档案管理工作效率的提高。由于档案资料的管理较为落后，传统的档案管资料非常复杂和繁乱，单位员工的资源较少，且机关事业单位档案管理涉及到大量的工作方面，因此导致档案的利用率降低且容易遗失。机关事业单位加快信息建设后，档案管理的人员能有效提高对工作的积极性，加强工作效率的提升，能及时有效地对档案进行管理与减少资料的繁杂性。
　　（三）有利于档案管理的安全性与稳定性。完善信息化建设能更有效地对电子档案进行保存且保密性较强，读取非常便利，能更好地保证档案资料在传输与储存的过程中安全性能提高。与传统纸质版的档案管理相比，该储存方法能延长对电子档案保存的时间，且能对档案进行备份。
　　（四）对档案信息资料的共享与促进档案资料的利用率。传统的档案管理方式占用空间较大，且对于机关事业单位档案的保存较为分散，不能对其进行合理的规划与利用，在信息化技术的发展下，能利用互联网平台将不同的单位与部门之间的信息进行更有效的共享，共享方式较为方便，对于档案资料的利用率也因此提高。
　　二、机关事业单位人事档案管理信息化存在的问题
　　（一）档案管理方法落后。由于不少机关事业单位对于档案信息化建设的重要性认知不足，导致传统档案管理存在着半手工或者手工的管理方法，对于某些要求较高的档案记录以及档案的整理工作造成错误，并且发生的错误不容易被发现，也不能及时对错误进行改正，因此造成錯误档案被永久保存下来，影响日后档案的管理与对人事的安排。在对档案进行管理时，传统的管理模式消耗的时间较长，且工作量较为繁琐，会增加管理工作的错误率。
　　（二）机关事业单位管理人员的专业水平不足。在现代社会，各个工作都对专业化的水平较高，机关企业人事管理对于管理人员的专业性也有较高的要求，由于人事档案管理人员在传统的管理模式上是使用手工作业的方法，对于信息化技术的知识了解较少，相关的业务能力与意识方面都没能得到提升，不能满足对信息化建设的专业化需求。由于机关事业单位未能对档案管理人员进行系统培训，导致管理人员对现代化的档案管理手段与业务技能方面不熟悉，使得信息化建设无法有效且迅速地开展，造成档案管理工作缺乏规范性。
　　（三）人事档案信息利用价值较弱。机关事业单位的档案不仅仅是对信息与数据的保存，更是对人事作决策时提供参考信息的依据，能对人事档案的信息利用率发挥出重要性决策。虽然人事档案管理工作对外界做到严格的保密性，但对于信息的利用率少之又少，机关事业单位没有认识到其有效的利用效果，没有对人事档案进行深入的了解，仅认为人事档案人员调动与整理档案时才有利用价值，对人事档案的信息利用较弱。
　　三、如何提高机关事业单位档案管理信息化水平
　　（一）加强领导重视，完善管理。档案资料记录着经营成果、工作成效、人事变动等内容，机关事业单位应加强对档案资料的管理，并确保档案中的内容准确和完整，利用档案的信息开展总结工作，制定有效的决策。档案管理人员和领导人员应对档案管理的信息化建设提起重视，通过提升档案管理的信息化程度，确保档案资料能发挥其有效的作用。在针对人事档案信息化管理时，还应对管理制度进行完善，从整理、查阅、收集以及归纳等的方面对其管理，对档案信息管理能高效运作。
　　（二）加强管理人员的信息化建设。重视机关事业单位对档案管理人员的培训，完善单位的考核评价机制，激发档案管理人员的工作热情，并对管理人员做出客观公正的考核，将考核的制度落实到位，强化机关事业单位管理信息化的完善。由于档案管理的信息化建设需要许多计算机专业的工作人才，因此管理人员不仅需要对档案业务进行熟知还应熟悉信息化建设的技术，并开展培训班与交流会，让管理人员能掌握更多更实用的信息化建设知识，能更有效地提升其业务能力。
　　（三）强化信息资源的安全性。随着网络技术的不断加强与迅速发展，许多不法分子会利用网络病毒对机关单位档案资料信息进行盗取，对工作管理造成严重的影响，并且由于档案管理人员的错误操作与系统故障也会导致档案信息的安全性遭到破坏，机关事业单位要在档案管理的信息化建设过程中，加强对档案、网络、主机以及数据的安全管理。机关事业单位部门还应定期与不定期对数据备份、安装防火墙或安装杀毒软件等，对档案的信息资源提供安全可靠的保护工作。
　　四、结语
　　综上所述，在新时期的发展下，档案管理对机关事业单位的运作有着十分重要的作用，档案管理的信息化建设能有效提升对机关事业单位的档案管理效率。加强对管理人员的专业技能学习，强化其对信息化建设的知识，能有效满足事业单位在信息化时代下对档案管理工作的有效运行，并提高机关事业单位对档案管理工作的质量保证，有助于强化历史资料的利用率，促进机关事业单位管理水平的提升。
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