浅谈档案馆数字化的意义

　　【摘要】本文论述了档案馆数字化的意义，不断加强档案数字化建设，在工作中不断创新，从而利用新技术和新方法来加快推动档案数字化的发展。
　　【关键词】档案馆；数字化；意义
　　随着社会信息化进程的加快，档案管理数字化势在必行。档案数字化管理是一个新生事物，相对传统管理而言，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案盒改善利用方式等方面有着特殊意义。但是数字化建设之路并非一蹴而就，它是一个循序渐进的过程。档案数字化建设是信息时代我国档案工作的主题，也是今后档案工作发展的必经之路。
　　档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等方面的历史发展过程。传统的档案管理，都以纸质为载体，而档案数字化管理是随着现代计算机技术、扫描技术以及存储技术等现代信息技术的发展而产生的，它是通过计算机技术将模拟信号转换为数字信号，具体操作是利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程，然后利用计算机系统对其进行管理，进而形成一个有序结构的数字化档案信息库，最终准确方便快捷地提供利用，以满足社会对档案利用的需求。
　　一、促进现代管理技术应用
　　一是档案信息资源丰富，它记载着社会各个历史时期发展的全过程，这就使得档案的整理工作变得繁琐，且劳动强度大。随着计算机的介入，档案收集的同时可把源数据接收回来，这样整理档案的话，则可收到事半功倍的效果。
　　二是提高经济效益。经费短缺是档案机构普遍存在的问题，很长一段时间以来，档案管理主要依靠实物及纸质文本作为载体进行保管，且解决这一难题的唯一办法似乎就是不断增加办公人员及管理经费，致使档案管理成效不尽人意且管理成本长期居高不下。近年来，随着档案数字化管理的推广应用，传统的以实物为载体的档案信息被转换为机读虚拟信息，既节约了存储空间，又极大地缩减了保管费用。
　　二、增强档案原件保护，提高利用效率
　　一是我国历史渊源悠久，所以存储档案的材料、书刊种类繁多，必须妥善保管，想方设法延长其寿命。过去档案的材质都是纸质的，难以达到这一要求，如果利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用，把原件妥善保存起来，便可有效地延长原件的保存时间，达到保护作用。
　　二是数字化的档案，同传统纸质档案相比，具有一些特殊的优势。首先是将大量庞杂的纸质档案，转化为相应的数据，这样可以大大节约纸质档案的使用空间，还可以提高档案信息资源的共享性，实现不同类型档案信息资源的互通，提高档案资源的使用效率；其次便于档案管理人员进行管理，同时还可以提升档案资源的使用效率。
　　三是档案管理的数字化，使得档案利用不再受时间和空间的限制。档案利用者只需要通过一台联网的计算机就可以查阅到自己所需要的信息，实现了档案的异地调阅和利用，大大提高了档案利用率。
　　三、促进档案队伍的优化
　　在数字化的管理模式下，档案管理从业人员不仅要有基本的档案管理知识，还需要熟练掌握计算机扫描、图形处理、音视频处理等较高的计算机技能，具备较强的信息处理能力，档案人员只有不断更新自身知识，不断强化自身技能，才能应对工作中的变化。从这些方面看，档案管理数字化不仅对档案队伍结构进行了优化，而且也加快了档案管理人员知识结构的更新速度。
　　随着计算机技术和网络技术的快速发展，我国档案管理数字化的优势不断发挥出来，并在实际工作中取得了较好的成效，但在档案数字化管理工作中还存在着一些不完善的地方，所以需要我们充分地认识到档案管理数字化的重要意义，在日常工作中不断加强档案数字化建设，在工作中不断创新，从而利用新技术和新方法来加快推动档案数字化的发展，为档案数字化建设奠定良好的基础。