主持人控制会议离题的方法技巧

　　【摘要】本文结合工作实际，论述了主持人控制会议离题的方法技巧。确保会议围绕中心议题开展。
　　【关键词】主持人；控制会议离题；方法技巧
　　会议离题是最常见的问题。会议离题，意味着会议的讨论内容被改变，会议的方向发生偏离，不但降低会议成效，而且浪费与会者宝贵的时间。作为会议的推进者、引导者与控制者，会议主持人有必要掌握控制会议不要离题的方法技巧，确保会议免受离题的困扰。
　　（一）预先控制。与会者对会议目标和讨论的议题不清楚，是会议出现离题的主要原因之一。因此，在组织会议前会议主持人首先要明确会议目标。所谓会议目标，就是今天在这个会议现场要确定所有大家希望实现的目标。会议的目标越明确越具体越好。会议议题尽可能地细化：讨论什么议题、达成什么结果、实施方案、完成时间等都要有明确的设定。通过议程设计，把议题清晰地引向所设计的方案中。再次，提前传阅一份清晰的会议议程表。尽可能在会前两三天，哪怕是前—天通知会上要讨论的内容，让与会者可以有一个较充分的预习和准备。
　　（二）人员控制。非相关人士在不明情况下发言，其意见的参考价值会大大减弱，甚至会误导相关人的看法，是会议离题的潜在因素。会议主持人应根据会议目标确定参加会议的人员，他们通常是：对会议目标有深入研究或者对相关情况比较熟悉的人；能够客观理性地思考会议主题，并且愿意发表意见的人；有权做出决策的人；执行决策的人。事实上，对于那些非相关人士，不如干脆不要浪费他们的时间。或者，对于有必要让更多人了解的决议，可以会后通报或用简报的形式告知即可。
　　（三）议程控制。跳跃式离题在互动性高的会议里是非常常见的。一个讨论议题往往包含许多子话题。与会者常常无法专心讨论一个问题。研究发现，每个话题一般只维持一分半钟的讨论，就容易换讲别的话题。话锋在各子题间转来转去，只要在合理的范围内，都无可厚非。但若是在性质完全不同的话题间不规则跳跃，讨论则事倍功半。因此，在会议中主持人应严格并认真地按照议程进行。为避免出现对议程争议的情况，主持人在开场白之后，有必要留一段时间询问有无修改议程的建议，其目的是确认与会者对会议讨论方式的认同。若有人提出建议，可按照民主方式修改。一旦确定，就要严格按议程进行。而且要对＂突发情况＂坚决说＂不＂，任何突发情况，都不能挑战议程的权威。即使某一次会议的议程有问题，也要照此执行，因为破坏规则的后果是最严重的。在会议中，主持人应认真倾听并随时保持警觉，监督讨论是否按议程进行。在每个议程告一段落时，即做归纳整理，确保会议按预期的进度进行。
　　（四）语言控制。会议中还存在两种离题现象，一种是闲话式离题。会议讨论中谈论传闻、逸事及与议题无关的闲话，而且喜欢海阔天空、津津有味地谈论，越扯离议题越远。在会中闲聊跟议题讨论转换不太一样。闲聊是完完全全离题，其谈话跟预计的议程内容完全没有关联。这种现象通常是因为与会者认为议题与自己无关，不感兴趣而出现的。也有的认为议题不好发言，而沉湎于题外的话。另一种是发挥式离题。有些发言者为表示自己的才能，或显示自己地见解，自觉或不自觉地讲与议题无关的内容。对此，主持人一般不宜直接打断发言，可以采取转移的方式，接过讨论、发言中的某一句话和某一层意思，进行启发引导，把发言引导到议题上来。既使中断某人离题的发言，也应注意婉转。如＂大家提到的问题确实值得讨论，以后如有机会可专门开会讨论，现在先解决今天应讨论的问题＂。这样就能够做到在心平气和的情况下，使讨论发言回到主题。当然，有时身体语言比语言方式更有效。如用眼睛直直地盯住他，或略略摇头表示有点厌烦，或低头看表，用这些礼貌的方式加以制止，使之自觉停止侈谈。
　　（五）自身控制。主持人有时自己也会出现离题。通常是与会者发言离题，主持人被与会者＂牵着鼻子走＂，导致主持人本身发言也离题。还有就是，有时主持人为了营造一种沟通的气氛，抛砖引玉，结果抛的太远，气氛淹没了实质，也会导致会议离题。对这种情况，主持人应鼓励与会者随时指出其自身离题的坏习惯，一旦发觉自己离题，应即刻向与会者致歉并改正。
　　（六）核心控制。在任何团体和活动中，都会有核心人物，而他并不一定是位高权重者，但他一定是最具有影响力和说服力的人。因此，提前辨认出那些可能试图抢夺会议控制权的与会者，盯紧他们的表现和言论，随时引导和纠正他们的讨论方向。同时，尽可能让更多的人提出问题和回答，避免某一个或几个人重复或展开相同的问题，一旦有人提出相同的问题或回答，果断打断（当然态度都要礼貌且友好）。另外，会议上尽量不安排＂即席讲话＂和＂即席发言＂，这也是避免会议离题的一个好的方法。
　　（七）技巧控制。一些小技巧可以帮助主持人摆脱离题的烦恼。一是设立会议＂停车场＂。提前准备一块白板，当会议当中出现离题的想法时，立即将离题想法记在白板上，上面列出可以在更恰当的时间探讨（或不需探讨）的想法和主意，让原定会议议程继续。二是做一张提醒便签或小卡片。便签的内容应包含以下几点重要信息：议题、主持人、组织者、核心人物、需要发表意见的关键人物。便签或卡片的页眉或页脚处可以写上＂不要离题、角色分明、避免重复、严守议程＂。当会议上出现与卡片信息不符的表现时，及时提出。三是借助电脑辅助软件。利用电脑网络科技来辅助会议是大势所趋。现在发展出很多优秀的会议辅助软件，已能协助主持人将讨论锁定在预定的方向上。令人困扰的会议问题，包括不按议程讨论方案、发言离题、缺乏分析或急于讨论解决之道都会迎刃而解。