浅议档案管理信息化建设的策略
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【摘要】随着信息技术的不断发展和广泛应用，信息技术运用于档案管理工作的方方面面，不仅大大提高了档案管理工作的效率，更有利于档案信息的安全保存和共享应用，有利于提高档案管理工作对经济社会发展的促进作用。本文就档案管理信息化建设进行了分析，通过对档案管理信息化建设的概念、优势、存在的问题及相應对策的分析，以期为档案管理信息化建设提供有益参考。
【关键词】档案管理;信息化建设;问题;策略
档案管理信息化建设是指利用计算机硬件及网络平台，对档案信息进行收集、采集，采用数据库管理模式对电子档案信息进行整理、共享、应用的档案管理模式。档案管理信息化建设改变了传统档案管理的方式，整体上提高了档案管理、共享的高效、便捷。
一、档案管理信息化建设的优势
（一）档案管理信息化突破了档案应用在空间、时间、载体上的限制，极大提高了档案利用率和档案服务效率。档案管理信息化可以利用信息技术把传统档案转化为可视、可听的电子文档和多媒体文档，通过互联网平台进行远程查阅，避免了传统档案管理借阅时繁琐的程序和对纸质档案的可能性破坏。通过互联网平台，档案信息使用者可以快速进行共享和交流，从而实现档案信息向生产力的高效转换。从当前档案管理信息化的建设进程和档案使用状况来看，档案管理信息化建设已经成为档案管理工作发展的强大助推力量。
（二）档案管理信息化建设极大丰富了档案内容，拓展了档案服务能力。档案管理单位运用信息技术，直接采集、收集文本、照片、视频、音频电子文档，是对档案内容的极大丰富。信息化档案管理的突破不仅是信息采集手段上的，更是档案服务内容的拓展和增加，使得传统档案利用与信息化利用有机结合，可以为档案使用者提供更加多元化的服务手段。同时，档案管理信息化建设可以通过对档案信息的科学管理和配置，实现档案管理的标准化、网络化，有利于档案使用者对档案进行更加细致的挖掘，实现对档案信息的充分开发，从而增强了档案服务能力。
（三）档案管理信息化建设有助于保护原始档案。信息技术可以对纸质档案进行扫描、整理后保存于数据库中，便于档案使用者在互联网平台和计算机网络上进行检索和浏览，大大降低了对纸质档案的翻阅和复印，规避了传统档案管理中纸质档案的破损、丢失问题，有利于保护原始档案。同时，在信息化管理系统下，大大降低了档案管理单位的运行负担，减少了部分档案的储存空间，实现档案管理和保存的高效性。
二、档案管理信息化建设存在的主要问题
当前，档案信息化建设工作已经取得了显著成效，提升了档案管理现代化水平。但受资金投入、技术开发等因素的限制，仍然存在一些问题。
（一）部分地区和单位对档案管理信息化建设不够重视。对档案管理信息化建设重要性的认识是推进这项工作的重要前提和保障。对于信息化建设，要从提升档案服务于社会治理、服务于经济建设、服务于社会稳定能力的高度来认识，才能制定科学的信息化建设方案，切实打牢档案收集、整理、转换和共享等工作环节的基础。但目前仍然有部分地区和档案管理单位没有重视信息化建设工作。主要表现在以下两方面：一方面，部分档案管理单位从业人员长期适应于传统档案管理方式，缺乏对信息技术、信息化管理模式的深刻认识，也没有看到信息化建设带来的高效率和巨大便利，从而对档案管理信息化建设持观望、拖延态度，无法快速转变管理模式;另一方面，由于档案管理信息化建设的前期工作比较繁重，需要档案管理单位从管理制度、基础设施建设、管理平台应用、人员知识与技术培训、档案信息电子化、档案信息电子化采集等多个方面进行全新的设计与应用，导致部分人员产生畏难情绪，在信息化建设中存在形式主义等问题，无法深入开展档案信息化建设。
（二）资金投入不足，软硬件配备不齐。档案管理信息化建设需要对档案存储环境、配套设备进行更新完善，更需要对数据库、档案检索系统、档案查阅平台等软件进行开发和购买，从而形成完整的软硬件管理系统。这些都需要投入大量的资金和经费。如果资金投入不足，将导致档案信息保管、维护不力，难以保障档案信息的安全;部分单位的档案存储环境较为简陋，配套设备没有及时更新换代，也会导致档案查阅不便捷;而档案管理和共享软件平台技术开发薄弱，将直接导致档案管理信息化得不到足够的支持，从而影响信息化建设进程。此外，随着信息技术的不断发展，档案管理信息化正从数据库建设、网站建设等方式扩展到手机网页建设、手机客户端APP开发等领域，对技术和维护的要求更高，对资金的需求也不断增加。目前，缺乏足够的资金支持正成为部分地区档案管理信息化建设的一大限制因素。
（三）规章制度和管理机制不规范，档案信息安全受到威胁。一方面，档案管理信息化建设是在信息化背景下传统档案管理的变革，相应地需要对新形势下档案管理的规章制度进行相应变革。这就需要在已有工作经验之上进行新的探索，但由于档案管理信息化建设缺乏完善的法律法规进行规范，档案管理制度的适用性需要进一步提升;另一方面，信息化建设过程中，对档案内容信息化和档案信息利用的管理机制不够完善，不仅造成档案内容查阅体验的降价，还容易造成保密资料的外泄与丢失，使档案信息面临超越安全管理规定的不规范调阅和复制。此外，黑客技术也在不断发展，对档案信息的安全造成严重威胁。
（四）高素质专业人才队伍缺乏，技术人员继续教育力度不足。在传统档案管理向信息化管理转变的过程中，高素质的专业技术人才是重要的推动力量。新的档案管理模式对原有档案管理工作人员提出了更高的要求，不仅需要档案管理人员改变传统的管理方式，更需要他们学习、掌握现代化信息技术手段，以便适应新时期的管理工作。当前，仍有很大一部分档案管理人员缺乏信息技术知识，对相关软件的应用不够了解，存在人员专业性不强、创新能力不足、管理手段落后的问题。
三、推进档案管理信息化建设的相应策略
（一）充分认识档案管理信息化建设的重要性，把档案管理信息化建设纳入重要工作日程。首先，国家有关部门应加强对各地相关单位领导干部的指导，督促他们认识到这项工作对于服务经济社会发展、促进社会进步的重要作用，把档案管理信息化建设列入政府和部门的重要工作日程，真正提升档案管理信息化建设的地位。只有这样，才能促进档案管理信息化建设在资金保障、人员配备、队伍建设、设施购置等方面顺利开展。其次，要广泛征求科研部门、档案管理单位、相关高校的意见，科学设计信息化建设工作方案和推进细则，提高档案管理信息化建设的科学性、规范性和有效性。再次，要积极开展宣传活动，普及档案管理信息化建设知识，提升社会各界对这项工作的认识和支持程度，切实形成爱档案、知档案、用档案的良好氛围。
（二）加大对档案管理信息化建设的投入。为了促进档案管理信息化建设，需要从三方面加大投入：一是要加大对硬件配置的提升。包括档案存储空间的建设、計算机及配套设施的购置、现有档案馆（室）的改造，空调、除湿机等纸质档案保护设施，以及购置扫描仪、照相机、录音机、摄像机等设备，提升纸质档案内容向数字内容的转化。二是加大对软件系统的投入。包括数据库的建设和维护、档案信息检索平台建设、档案浏览系统及档案管理系统的开发与购买等，使档案信息得到有效利用和科学管理;加大对档案信息电子数据安全方面的投入，科学设置严密的安全防护系统，避免因技术问题和黑客攻击导致数据泄露和丢失。其中，档案信息的数据安全应作为投入的重点之一。三是档案管理单位应严格执行国家有关规定，建立风险预警体系，并针对数据库安全健全保护责任制，确保风险防范制度得到有效执行。
（三）建立健全档案管理信息化规章制度，实行标准化管理。首先，档案管理部门要严格执行《档案法》有关规定，建立科学有效的档案管理制度，对档案的收集、整理、归档、调阅等进行细致规定，并确保相关制度的有效实施。同时，要加强对档案安全管理制度的完善，建立责任追究制度，对违法违规行为依法进行追责。其次，要推进信息化管理的标准化管理。要针对建档、存储、共享等环节，形成规范化的管理模式，对档案进行重要层次分级设置，对延续性档案内容进行实时更新，协调档案管理单位所有部门共同参与，共同进行数据开发和使用技术的探索，真正实现档案管理信息化建设的服务功能。
（四）加强人才培养，建立高素质的专业人才队伍。一方面，要加强对现有档案管理人员队伍的继续教育和业务培训，不断提升其对档案管理工作新理念、新形势的认识，提高其信息化技术的知识范围和技术层次，熟练掌握档案管理应用软件的使用方法。要特别针对计算机网络、数据库技术、档案查阅平台等专业技术进行培训，促进档案管理工作人员尽快适应信息化时代的要求;另一方面，要加强对高素质人才的引进，为档案管理人才队伍增加新鲜血液。档案管理信息化建设需要专业的信息技术人才，从目前的发展情况来看，单纯依靠继续教育等手段难以满足对人才的需求。这就要求档案管理单位加强人才引进，从高校、科研单位等引进掌握信息技术、档案管理知识并热爱档案管理工作的专业人才，实现快速提升档案管理信息化水平的目标。
四、结语
综上所述，档案管理信息化建设是信息时代档案管理工作的必然发展趋势，对提升档案服务经济社会发展能力至关重要。政府管理部门和广大档案管理单位应予以充分重视，加大投入，不断提升软硬件建设和人才队伍培养，使档案管理信息化建设更好地服务于人民，服务于国家建设和社会发展。
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