信息技术管理视域下企业综合档案室的建立与管理
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摘 要：随着现代信息技术的发展与普及性应用，信息技术管理业已成为提高企业管理水平的重要手段之一。综合档案室是进行企业全部档案统一管理机构，它的建立既能够对企业档案进行统一的、集中式的管理，还可以将企业档案管理工作延伸至企业的各项管理工作之中进而为促进企业健康、可持续发展奠定基础。本文就信息技术管理视域下企业综合档案室的建立与管理进行系统阐述，以期为企业综合档案室的数字化建立与管理水平提供更多的参考与借鉴。
关键词：信息技术;综合档案;企业;档案管理
企业档案是企业在日常生产经营活动中逐步形成的全部档案总和。企业综合档案则涵盖了人力资源、财务管理、生产经营以及党、政、工、团等方面的全部档案，这些档案中包括各种文书、照片、图纸、影音资料、图表等一些文字材料及非文字材料。企业综合档案室的档案既是国家档案事业最基本的组成部分，更是企业的一种无形资产。随着现代信息技术的发展及普及性应用，企业也应在综合档案室的建立与管理过程中有机地融入现代化信息技术，以此来提高企业综合档案室的建立步伐与管理水平，进而为全面提高企业档案应用效率、促进企业健康可持续发展提供更多的保障。本文就信息技术管理视域下企业综合档案室的建立与管理进行系统阐述
一、信息技术管理视域下企业综合档案室建设的现状
（一）各部门归档材料不全
在信息技术管理视域下企业综合档案室建立过程中，往往出现各部门归档案材料不全问题，甚至还会出现档案遗失无法归档等现象。企业综合档案室建立过程中，档案收集工作既是综合档案室建立的基础和起点，也是直接影响到企业综合档案室建立与管理的直接因素。出现归档材料不全问题的主要原因是由于原有档案多由各部门分设、分管，个别部门管理层认为关键的、核心的档案材料一旦交到企业综合档案室后会在部门需要利用、查找时产生诸多不便，还不如自己保管方便;也有个别企业的生产部门认为：生产类档案材料是在自身在日常生产、管理工作中逐步形成的，应由生产部门来保管。另外，也有的部门因不了解综合档案室归档范围，进而将一些不属于归档范围的档案材料也进行了归档，却将一些关键性的图纸、图片等留为自用，进而也造成了档案材料流失问题。
（二）档案管理人员信息技术素养不高
目前一些企业在企业综合档案室建设过程中往往未配置专职、专业的档案管理人员，且由于多数档案管理人员多为＂半路出家＂＂兼岗＂，这也直接造成企业综合档案室工作人员的信息技术素养较低现象，这对企业综合档案室的信息化、数字化建设进程与质量也会产生直接影响。
（三）综合档案室的信息利用率过低
很多企业在建立综合档案室后，其最终目的仅仅是为了进行企业内部档案的保存与管理，缺乏对档案的深层次应用与开发。如一些企业在综合档案室建设过程中，虽然能够将各部门分散的档案加以有效归档，但仍将一些核心的、有应用价值的档案束之高阁，最终造成档案失去了其应用的价值。另外，因一些企业综合档案室的管理人员缺乏良好的职业素养，未能对综合档案室内的相关档案进行科学、合理的编纂，进而也导致了档案信息失去了应用价值，甚至还会造成企业综合档案室的建设与发展。
二、信息技术管理视域下企业综合档案室的建立与管理策略
（一）丰富综合档案室档案资源，将之建成企业的信息中心
大数据＂互联网+＂以及信息技术管理背景下，企业在综合档案室的建立过程中，必须充分借助现代信息技术及相关管理手段来不断丰富企业档案资源、更新管理理念，将企业综合档案室建设成为企业生产、经营、管理的信息中心。同时，还要结合档案归档制度将企业各部门（或分支机构）的档案应纳入到综合档案室之中，以提高企业综合档案室档案资源。另外，企业还要利用现代信息技术作为企业内部档案的接收、采集、整理的手段，如利用现代信息技术将更多的文字档案转化成为图片、视频档案，或是将原有的影像档案转化成为数字视频档案等，在全面丰富综合档案室档案资源的同时，也能够加快综合档案向数字化档案转化的进程。档案管理人员更要借助信息技术管理手段来深度开发各类档案资源，使之能够真正成为促进企业发展的信息中心。
（二）提高档案人员的信息技术素养，提高综合档案管理质量
企业综合档案室的档案工作具有较高的专业性，且不同门类、不同载体的档案管理对档案工作人员的要求也不尽同。因此，企业必须加强对综合档案室的档案工作人员的培训与再教育的力度，使之能够不断更新档案管理理论知识与技能、更要不断提升自身的信息技术素养，使之能够真正利用现代信息技术来进行综合档案的数字化管理与应用。企业还要定期或不定期地组织综合档案室工作人员进行业务交流、业务创新研究讨等，还可以通过企业之间档案工作人员的交流、学习等来提高企业综合档案室工作人员的整体专业素养与管理水平，进而才能为提高企业综合档案室管理与服务质量提供保障。
（三）加强综合档案室数字资源建设，提升企业档案服务应用的安全性
企业在综合档案室建设过程中必须充分利用信息技术，不断加强综合档案室的数字化资源建设，以提高企业综合档案室的服务与利用水平。首先，企业应保障综合档案室的基础设施建设，如实现综合档案室的库房恒温、恒温要求，配置独立中央控制空调、温湿度控制仪等;同时，还要加强综合档案室的安全管理工作，如安装门禁设备、电子监控设备、报警设备等，以提高企业综合档案室的安全。其次，加强企业综合档案室保密安全工作。企业应通过第三方就企业综合档案室的保密安全系统进行全方位的设计，既要实现数字档案应用系统的＂三员分立＂，还要在系统中为用户分配相应的权限、设定相关人员的密级、档案资源查阅的权限等，并通过＂数据权限＂+＂功能权限＂方式进行用户、信息、系统访问控制权的管理，最大限度地保障企业综合档案室管理、应用的安全性。
（四）不断拓展电子档案利用途径，提高企业综合档案利用率
企业综合档案的建立，应基于信息技术管理基础之上，不断丰富企业档案资源，如通过完成企业档案以及相关的行业知识、标准、期刊论文、电子公文、制度文档等资源的＂一站式＂检索功能，来实现＂以知识管理为导向＂的企业综合档案室的管理，进而全面提升企业综合档案的数字化利用效用。另外，企业综合档案室管理人员还要充分利用大数据技术中的数据搜索技术构建相应的搜索行为模型，并依照不同的企业档案信息属性来设计不同的分类浏览、引擎搜索方式，以提高档案信息的搜索、查阅的精准度。企业还可以将综合档案管理系统与企业管理平台相结合，并利用大数据处理技术将档案中的＂相似档案＂＂技术型档案＂＂核心档案＂等加以分类整理，如以图表、柱状图等形式进行分类，以提高对各类档案管理、应用效率。档案工作人员还可以基于人工智能技术中的智能检索将各类档案的关键字、各字段进行加权混合索引处理，还可以将最相关的档案信息列在最前面（或最上方），以提高档案检索速度与准确率，这对提高企业综合档案的利用率具有积极的促进作用。
结束语：
总之，企业应在信息技术管理视域下依托现代信息技术优势来逐步完成企业综合档案室的数字化建设，并以电子文件、专业数据库等新型档案资源归档为综合档案室建设的重点。同时企业档案工作人员还可以利用大数据、人工智能技术等来实现企业各类档案的智能化识别、检索、定位、管理、监控等，进而才能为企业及档案使用人员提供更加便捷的档案信息服务，才能最大限度地提升出企业档案的利用率，为促进企业健康、持续发展提供更多的信息技术保障。
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