工资管理对人事档案的应用探究

　　【摘 要】人事档案是用人单位的人才信息库，人事部门统一记录与管理，便于考查利用，更是实行工资制度改革的重要基础，属于人事工作重要环节。对学校管理而言，人事档案占据重要位置，更是学校对员工组织管理及评定工资绩效的重要依据。因此，探究工资档案对人事档案的应用具有实用价值。本文阐述了人事档案重要价值，从工资管理应用认识档案现状中分析存在的问题，并提出加强人事档案应用的策略建议。
　　【关键词】工资管理；人事档案；应用
　　对任何企业而言，人事档案都是记录在职人员的基本资料，更是人员考核的重要资料。对于中职学校而言，人事档案是学校的人才信息库，主要划归到中职学校的人事部门管理，对这些内容进行分类、管理及记录等，便于日后查阅与利用，这项工作是中职学校人事部门内容之一，是工资管理的基础性工作。中职学校掌握怎样科学、高效运用人事档案，便于帮助更好管理学校的工资待遇，从而提高教职工工作积极性和主动性。因此，探究工作管理对人事档案的应用具有现实意义。
　　一、人事档案具有的重要价值
　　在中职学校中，人事档案是教职工的基本资料，对人事管理具有重要价值。其价值主要体现在如下几个方面：
　　（一）保存提供个信息
　　学校在实施人事管理时，就应该将相关信息保存起来，有利于提信息。此时人事档案就成为重要的载体，比如教职工的学历、职位、工资及科研等内容，对评聘或者任命职务时可提供基本的信息依据，这些对工资管理具有重要的作用。
　　（二）核实或者纠正信息
　　中职教职工在提拔或晋升时，对学历、年龄及职称等具有严格规定，如果这些信息仅凭教职工自己记忆极难确保内容准确。一些教职工不能回忆多年前的职称、科研成果等，甚至有极个别教职工弄虚作假。因此查阅人事档案能及时核实或者纠正错误信息，为人事管理提供准确、详实的信息，有利于开展任命或晋升等各项工作的展开。
　　（三）给人事关系变动提供依据
　　中职学校人员变动比较频繁，尤其人事关系出现变动时，人事档案就能提供比较重要的依据。当一名员工关系转入另外单位后，工资等各类关系随之会迁入到其他单位，变动指标就要靠人事档案做出反应，比如工作经历、职称等。因此，人事档案在人事关系变动时依然能发挥重要作用。
　　二、工资管理应用人事档案的现状
　　从中职学校来看，在工资管理中不断应用人事档案。但是在应用过程中，还存在一些问题，主要体现在如下几个方面：
　　（一）制度不健全，管理不规范
　　如今各中职学校虽然有人事档案管理制度，但是大多不完善；在档案自己收集、档案查阅、保管及保密等各种制度上缺乏系统性和全面性。这些因素必然造成人事档案在收集、转档及归档等各环节缺乏能遵守的制度。而且很多高校并没有明确管理者的职责和奖惩方案。在各种因素影响下，人事档案管理极易出现不规范、做事粗糙，导致档案资料被更改、缺漏丢失现象时常出现；势必会影响到工资套改的公平性和准确性。
　　（二）管理人员配备不齐，专业素质不高
　　在工资管理中使用人事档案环节比较重要而繁琐，因此必须要具备一定专业技能和充足精力，才能按质按量完成。但是现在很多中职学校面臨档案管理者配备不足，该环节的岗位常常由其他岗位人员兼任，因属于兼任，所以管理人员的专业素质常常偏低，工作效率不高，必定会降低工资管理的效率，从而影响中职人事制度变革的进程。
　　（三）相关人员对工作认识度不够
　　因为许多学校从上至下都未充分认识到档案管理的重要性与专业性，认为工资管理的人事档案应用不过是基础性、形式化工作，与学校发展没多大关联度。所以相关人员常常用作工资调整等工作，需要人事档案时才会去临时查阅与整理档案材料，更笨没形成有计划、定期的管理程序。但是随着中职学校规模不断扩大，学校内部人员数量不断增多，人事关系变动越来越多。自然工资管理中应用人事档案的频率越来越多，也越来越复杂。如果计划与责任管理不当，极易造成档案信息错误失真、材料缺失等问题。而且档案管理者的责任心、专业性滞后，必定会影响中职学校整体规模发展，对行政管理制度化、效率化造成阻碍。
　　（四）信息化管理程度低
　　随着网络信息化管理系统不断开发与应用，各类学校都在不断开展信息化建设，建立数据库提高行政管理效率。但是目前许多中职学校并没建立人事档案数据库，大量人事档案依然以纸质档案形式存在，并未保存电子档案，核对、查阅等均采用手工操作。这种传统档案保存模式，必定会造成人事档案应用的效率低下，落后于信息管理水平，阻碍人事档案在工资管理的开发和利用。即便有些学校应用信息化管理，但是因软件版本不同和技术差异，各信息系统依然各自为政，根本没有建立相同网络，没有实现信息整合，虽然提高了单个部门的效率，但是各部门间的信息沟通依然不畅。在中职学校行政管理中，档案管理和工资管理采用两个不同系统，极大制约着工资管理对人事档案的利用。
　　三、提高工资管理对人事档案应用对策建议
　　从工资管理应用人事档案现状可知，在应用中还存在许多不足，还需要结合中职学校实况采取合理对策。
　　（一）完善人事档案制度与规范
　　中职学校的人事档案不但为工资管理历史依据，还是工资管理中成果记录，记载学校内部各级人员的工资调整情况。因此中职学校要加强人事档案管理制度，规范制度建设，完善管理相关的制度，让工资管理规范化应用人事档案。而且必须严格按照制度实施，要做到照章办事，这样才有利于规范化管理，才能公平公正。
　　（二）提高管理人员的管理意识
　　事实上，思想影响态度，态度决定行动。因此就必须要紧抓思想建设，加强人事档案管理的意义宣传，采用召开会议、讲座等各种方式和校内媒体、网络等各种渠道，让相关人员认识到人事档案的必要性和重要性。只要提高管理人员的思想意识，就能有效提高管理者的工作主动性。当然为了激励管理者工作积极性，还应该执行完善的奖惩机制，有功就奖，有过就处罚，能够增强管理人员服务意识，通过激励机制提高工作热情，确保其工作效率。
　　（三）重视档案数据记录，及时更新工资档案
　　事实上，工资管理与档案管理具有相辅相成、互相作用的关系。因此学校就必须要加强档案管理，只有资料记载真实，才能确保工资套改准确无误，比如职称、职务晋升等变动，就必须要及时将资料归档，这是调整工资的基本保障。
　　因此管理人员就必须要积极构建人事档案，汇总数据整理装订，不断检查和补充历史数据，规范操作流程，而且还要对档案进行有效管理，确保高效和保质，确保数据具有准确性和新鲜感，辨别档案真假，为工资管理提供真实数据。
　　（四）加人事档案管理者的业务培训
　　在学校中，人事档案工作属于一项专业性极强的工作，因此必须要加强管理人员业务培训。首先，通过定期或不定期培训提高管理人员的素养和专业技能，拓展其知识面，提高工作效率，实现人事档案管理的規范化和现代化。其次，提高管理人员的责任心和职业道德，确保管理者严于律己，恪守职业道德，按质按量完成任务同时，还必须要保护个人信息隐私。
　　（五）建立现代化信息管理系统
　　如今信息化管理普及到各个行业，人事档案管理时同样要使用信息化管理。可以说现代化管理手段必定影响着各个行业，自然中职学校应当利用信息管理系统高效性和便捷性。建立专业数据库，有效提高档案管理的工作效率，提高准确率。此外，还必须要对管理人员进行系统培训，让相关人员熟练掌握应用信息化管理系统的技巧，降低管理中的手工操作，有效提高工作准确性，降低因人工操作而影响工作效率。
　　在新形势下，在工资管理中充分应用人事档案，是一项非常重要的任务。因此中职学校人事管理者就应该从学校应用现状，分析人事档案应用中存在的问题，结合学校实际情况采取有效的强化对策，真正提高工资管理中人事档案的应用功效。
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