浅议行政事业单位档案管理的创新思路

　　摘 要：随着社会的不断进步，行政事业单位的工作事项日益增多，档案管理工作日益复杂。但当前档案管理中还存在许多的缺陷，难以适应当前信息化社会的发展需求，为此，需加强档案管理工作的创新，促使行政事业单位中档案管理能够逐渐实现信息化。
　　关键词：行政事业单位；档案管理；创新思路
　　一、档案管理的性质
　　档案管理包含三个基本性质：第一是管理性；第二是服务性；第三是政治性。首先，档案管理不能直接为单位带来经济效益，而是对各部门档案信息进行专门管理的一项系统性工作；其次，档案管理体系并非独立存在，而是与其他管理体系相互依赖并且相互制约的，其通过信息化向其他管理体系提供有效的服务，最终目的在于为社会提供更优质的服务；最后，档案管理在社会发展史中是阶级关系以及阶级利益的主要体现，其为相关统治阶级所操控，为相关阶级的经济文化以及政治提供服务，由于某些档案的内容与政治经济利益有着紧密的联系，其具备较强的机密性，因而对档案管理也有着保密的要求，这也是政治性的主要体现。除此之外，档案管理工作的开展，必须遵循以下两个原则，第一、确保档案的完整性以及安全性；第二、档案资料能够便于利用[1]。
　　二、档案管理工作的主要缺陷
　　（一）缺乏足够的重视
　　当前许多单位对档案管理工作还存在错误的认识。由于档案管理无法直接为单位带来直接的经济效益，因而遭到许多单位领导的忽视，无法将档案管理的工作作为重要议事，在日常考核或者年终考核中也没有将档案管理纳入考核的范畴，导致许多行政事业单位在档案管理相关法规的学习以及贯彻方面执行力度普遍偏弱，单位领导对档案管理工作的监督力度也较为薄弱，并且缺乏有力的管理措施。
　　（二）缺乏硬件设施
　　许多行政事业单位中，档案管理工作无法得到应有的重视，致使单位在档案管理方面投入的资金相对短缺，其相关硬件设施相对较为落后。部分单位并未设置专门的档案室，而有些虽然设置了专门的档案室，但空间较小且环境较为恶劣，导致档案文件容易出现霉变的现象，档案的完整性受到严重的影响。另外，相关硬件设施的缺失，导致单位档案资料无法进行合理的分类，摆放也较为零乱，这对档案的查阅造成不利的影响。
　　（三）缺乏健全的管理体系
　　部分单位虽已设立单独的档案管理部门，但从实际情况看来，还缺乏完善的档案管理系统，其主要体现在以下几方面[2]：第一、在档案资料的保管方面缺乏规范性，导致档案资料出现混乱的现象；第二、缺乏档案资料鉴定的程序，对档案资料的销毁不能严格按照相关规定执行；第三、在档案信息的管理上仍然采用传统手工操作的形式，部分单位虽已采用计算机技术进行档案管理，但由于缺乏完善的信息系统，致使信息化档案的利用率普遍偏低。
　　（四）人员素质偏低
　　档案管理是一项系统性的工作，须保证管理人员的专业性以及高效性。但从实际情况看来，大多数行政事业单位中档案管理人员的专业水平相对较低，通常是身兼多职，无法将全部的时间与精力投入到档案管理当中。而且大多数管理人员未能经过专业的系统培训，对档案管理相关知识以及先进的信息管理技术还缺乏一定的了解，致使其在日常工作中对档案管理的各项工作缺乏准确的把握，进而造成档案管理工作的质量相对较为薄弱。
　　三、创新思路与优化策略
　　（一）完善管理责任制
　　首先，单位应根据实际工作的需求，建立科学合理的管理制度。并且须确保规章制度能够简单实用；其次，确保制度约束的平等性。档案管理规章制度既要对员工实行制约，也需对单位领导实行制约，如此一来，能够加强单位领导的重视度，有效提升其监管力度；最后，建立管理考核体系。定期对档案管理工作进行各方面的考核，并对表现较好的管理人员给与适当的奖励，促使其能够更加积极主动的投入到工作当中。
　　（二）加强建设信息化管理
　　随着社会科技的不断进步，行政事业单位中档案管理工作必然走向信息化。为此，行政事业单位应根据实际情况，选择与自身相符的信息化档案管理系统，将传统的纸质档案全部录入电子系统当中，实现纸质与信息化的并存，先进的管理设施以及科学技术，不仅能够实现信息化档案管理，还能有效提升单位档案管理的工作质量以及工作效率[3]。
　　（三）强化管理队伍建设
　　在日常档案管理工作中，管理人员是主要执行者，管理人员的专业素质与档案管理的工作质量有着直接的联系。因此，强化管理人员的素质尤为重要。首先，应设立专门的管理团队，保证管理人员的稳定性；其次，加强管理人员对专业知识与档案管理技能的学习，促使其在日常工作中能够熟练掌握各项操作；最后，有效提升管理人员自身的政治涵养[4]。行政事业单位中部分档案文件具备一定的机密性，要求管理人员必须能够坚持原则、严守机密。
　　四、结语
　　对于行政事业单位而言，档案管理是一项较为重要的部分，科学合理的档案管理工作是单位长效发展的有力保障。为使档案管理逐渐实现信息化，必须及时转变传统的档案管理形式，创新管理理念以及管理措施，并加强档案管理建设，加大投入力度，促使行政事业单位中档案管理工作能够与当前信息化社会相适应。
　　参考文献：
　　[1]杨虹.对事业单位档案管理的创新思路的探讨[J].科技资讯，2010，34：125+127.
　　[2]张长水.试论行政事业单位档案管理的创新思路[J].办公室业务，2012，05：79+85.
　　[3]蔡军趁.行政事业单位档案管理的创新思路[J].企业改革与管理，2015，04：188.
　　[4]于喜辉.浅谈行政事业单位档案管理的创新思路[J].办公室业务，2016，01：137.