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企业信息化建设案例分析


  【摘要】  信息化的过程,是利用信息化系统软件,将企业采购、制造、销售、财务、质量控制、售后服务、人力资源、运输等管理功能集于一体,提高企业内部的管理水平和效率,并统一整合企业的财务资源,降低企业管理成本。文章以MSP公司为例,分析了其实施信息化的过程,并针对出现问题提出了相应的解决对策,旨在助力相关企业推进信息化建设,提高企业整体信息化管理水平。
  【关键词】   信息化;案例
  【中图分类号】  F232  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812(2020)10-0109-02
  一、MSP公司介绍及信息化概况
  (一)MSP公司介绍。MSP公司生产基地位于广东省惠州市,主要生产天然纤维和塑料合成产品(简称塑木型材),年设计能力可达10万吨。广泛用于制造户外平台、托板、脚线、门窗边框、公园设施、枕木和栅栏等。产品包括不同规格、不同颜色和不同性能指标的塑木型材,也可提供简单组装或按客户要求进行包装。现在产品主要用于出口。
  (二)MSP公司信息化概况。MSP公司于2008年1月开始采用用友新世纪NC管理软件,经过一年的实施,于2008年底宣告一期项目的部分模块暂停执行,也即一期项目的宣告失败,但保留了运行较好的财务管理总账、报表、固定资产等相关模块。于2009年启动二期项目的实施,经过一期项目的经验总结和多次二次开发,最终顺利实现公司信息化管理。
  二、MSP公司信息化建设的成效
  (一)整合了企业管理,提高了经济效益。通过信息化系统的规范管理,MSP公司存货库存周转天数同比减少,盘活了现金流量;节约了车间材料、产品配色费,降低胶头成本及原料损耗;公司成本得到有效控制,存货周转率得到提高。
  (二)完善了内部管理体制。建立企业内部物联网,资源共享,促进公司管理体制改革。MSP公司针对特殊工艺的影响,提出车间虚拟库概念,加强了生产管理,降低了生产成本。公司借助于系统设定BOM父项、子项清单,通过BOM清单按BOM所需型材重量领料、加工,仅此一项,就节约生产成本10%。MSP公司通过供应链标准成本配制BOM清单,规划采购量及采购提前期,依据生产线负荷制定生产计划,同时安排模具的更换与维护,并安排相应人员,大销售订单可以多生产一些,保证有一定库存量。
  (三)整合了企业文化,提高了员工综合能力。信息化的各种授权和业务关键控制点,要求相关点所在的业务线上的人员既要提高效率又要相互配合,充分发挥团队合作精神,同时体现个体作用。通过信息化手段的有机结合,对操作者的计算机应用水平、学习能力和业务技能有所促进,并通过不断地宣传教育企业文化,有利于建立学习型组织,提高员工的综合能力。
  三、MSP公司信息化建设存在的问题
  (一)人员组织问题。
  1.管理层不重视。MSP公司由于经营业务的逐步多样化,旗下子企业运营模式不一,有产品制造、工程施工等业务。公司管理层没有全局和系统的思维,对信息化实施决策不坚定,项目勉强上马后,在具体执行环节支持不够,人员配备、资金配置和组织协调都不到位,直接导致项目一期信息化的失败,如工程事务在系统中无法体现、业务板块只有业绩完成指标等。
  2.忽视中基层的培训,缺乏内部交流平台。MSP公司项目一期的培训多流于表面化,实施过程中偏重计算机操作人员的理论培训,缺乏必要的实战学习。MSP公司在项目实施过程中采用的手段仅仅是建立内部论坛,工作量主要集中在生产部门,只是以意见箱的形式要求每个部门人员提建议,流于形式。
  3.核心项目小组成员不能与现场结合。MSP公司项目组负责人是IT技术和软件实施的权威,但并不了解企业的生产经营情况,对整个项目实施小组人员和项目的实施进度缺乏管理控制能力。实施过程中对接系统人员少部分从各个部门抽调来,大部分是高校刚毕业的学生,由于对企业具体业务的运作不熟悉,缺乏权威性,也得不到有效的配合。
  (二)管理问题。
  1.重技术轻管理。信息化过程是实践与管理结合并创新的活动,关键在于企业管理创新,在于企业业务流程的梳理,并根据系统理念和管理思想,建立并执行新的管理制度。由于系统软件提供方针对公司的蓝图设计,调研、实施与开发是不同的团队,在信息化实施过程中过分强调用友软件的系统强制性,没有明确库存管理在供应链中的位置,造成一期的库存管理模块失败,主要原因是没有根据公司生产工艺及技术等特殊情况,调整有关制度和流程,致使系统运行复杂,基层人员录入量大和错误率高,后通过适时调整相关流程图及制度,二期顺利实施。
  2.过分强调个性而轻视共性。MSP公司部分人员错误认为企业状况好不需要系统整合,在信息化过程中缺乏沟通或不配合,增加了開发成本,降低了信息化效率。而信息化过程其实是强调的整体、共享和效率等理念,在个性和共性之间要相互结合,既强调个性,把握关键控制点;又要利用共性,降低成本,提高效率。
  3.项目管理和项目监控制度不完善。在项目实施前,MSP公司没有详实的实施计划,难以落实到具体的部门;也没有制定可行的项目激励制度,导致项目实施突出贡献者和不作为者享受的待遇基本一样,导致一期项目后期进度瘫痪,人心涣散,从而失败。
  (三)系统问题。
  1.缺乏整体规划,重复投资。"整体规划、分步实施,互联互通、资源共享"是信息化建设的基本原则。MSP公司在实施信息化初期缺乏整体规划和系统思考,在采购信息系统时,主要考虑的是满足当前企业财务的需要,对今后企业的整合,财务与不同业务子公司系统的对接问题,部分子公司在设计实施信息系统时要么撇开财务系统不管,要么重新上新系统,或独立开发适合自己业务的管理子系统,造成集团无法有效共享信息资源,这样造成很大浪费。
  2.模块问题与二次开发。MSP公司一期项目的失败,主要原因在于库存管理平台和生产制造平台因公司的产品、工艺的不同,依据企业现状做的二次开发,由于第一期开发未能准确计算出生产成本,且增加了基层岗位的工作量,导致生产基层部门抵触,从而失败。
  3.关键点的控制。关键点的控制包括流程的关键点,审批环节设置的关键点,供应商、客户及物料编码规则等,项目调研期和执行期,包括软件的设置。MSP公司信息化关键点过多,造成工作量大,同时,企业管理人员素质和能力不够,难以适应需要。
  四、对MSP公司信息化建设的建议
  (一)解决人的问题,要真正实施"一把手工程"。企业的领导班子要对信息化工程承担责任。一般上一个新系统,第一,会增加工作量,第二,会改变原有的流程形式,使老员工改变原有的习惯和方式,一般会产生强烈的抵触情绪,从而把实施过程中遇到的小问题故意放大,甚至把不是系统的问题归结为系统的问题。有些情况还会触犯一部分人的既得利益。如果企业领导没有坚定不移的执行态度,这些不利因素会使项目流产。一把手工程,不是大权独揽,而是分工协作,实行"一把手"领导下的分工负责制,按照既定的工作计划,充分发挥各相关人员的主动性、创造性和积极性。
  (二)解决人的问题,要全面培训,提高员工素质,奖惩并举。为了提高相关员工的能力水平,并使之达到信息化要求,必须进行全面的培训。在实施的过程中不断加强沟通和培训,同时制定相关的奖惩制度,进度和结果完成得好的给予奖励,把因系统实施而节约的成本拿出一定百分比来奖励关键部门和人员,完不成工作计划或达不到质量要求者进行处罚,不能胜任信息化管理岗位的人员坚决给予调离。
  (三)解决管理问题。
  1.信息化提升要有新管理思想。企业在信息化过程中,要融合新技术、新思想和新的管理理念。以财务共享着力提高信息系统的效率,以区块链着力提高信息系统的安全性,以大数据提高信息系统的深度、为可扩展做准备,以智能化提高信息系统的人性化、提高可适性。
  2.做好各个阶段的准备工作。(1)调查研究阶段:充分论证业务蓝图、抓住关键控制点。蓝图是依据,软件提供方需要了解企业的内部需求,项目组通过问卷调查、调研等形式,初步了解企业的现状,各个部门提出实际的工作需求,应充分论证项目调研组形成的业务蓝图。同时企业应梳理现有流程,找出不同的情况的关键控制点,确定是选择流程重组或者流程优化,甚至建立一个新的管理流程。(2)方案建立阶段:找到最佳切合点,建立最优方案。(3)方案业务实现阶段:执行与监督执行。通过基本方案后就开始数据库建立、数据录入、搭建工作平台等。这一阶段尤其是财务,供应链相关部门工作量非常的大,同时软件开始试运行,根据实际的工作需要对软件作微调,使软件的运行与实际的工作相匹配。
  (四)解决单个系统问题,需做二次开发。成本管理要适应现代成本会计的特点和成本应用,加强企业成本会计对核算過去成本、控制现在成本和预测未来成本的支持。通过供应链平台/生产制造平台/财务会计平台生成会计凭证,传递、汇集至成本管理系统,再由成本管理系统进行后续成本处理,包括各种费用的归集范围、归集方法、费用分摊至各部门、工作中心、生产订单等成本对象,实现完整的成本计算流程。
  【主要参考文献】
  [1] 曹翠珍,郭宏峰.基于区块链技术的审计行业发展研究[J].商业会计,2019,(10).
  [2] 王秀芬,方巍.加强内控信息化建设,助推高校内涵式发展[J].商业会计,2020,(06).
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