基于技术的高校财务报销新探索
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【摘要】 高校的扩招与科研经费的增加，使高校财务＂报销难＂问题在各高校普遍存在。随着大数据时代的到来，大数据与人工智能技术对高校财务工作产生了巨大的影响，给高校财务报销工作带来机遇与挑战。一方面财务数据呈现快速增长的势头，财务报销面临一些新的挑战;另一方面，快速发展的信息技术手段也有助于财务数据处理效率的提高，使报销更加方便快捷。OCR技术是近年来发展较快的技术，在某些领域已发展较为成熟，在高校财务报销中引入OCR技术可以提高报销效率，为解决报销难题提供新的思路。
【关键词】 OCR;高校;财务报销;探索
【中图分类号】 F233;F810 【文献标识码】 A 【文章编号】 1002-5812（2020）10-0079-03
随着我国高校招生规模的不断扩大，国家对高校教育经费、科研经费的投入不断增加，经费来源也越来越多样化。同时，国家对经费的管理越来越规范，经费＂报销难＂的问题在各高校普遍存在。虽然很多高校为了解决报销难、提高报销效率，已经由传统报销方式过渡到网上报销方式，然而网上报销方式并没能彻底解决传统报销方式中存在的问题，随着大数据时代的到来，报销也遇到了一些新问题。
2015年9月，国务院印发的《促进大数据发展行动纲要》（国发[2015]50 号），明确提出要推动大数据与云计算、物联网、移动互联网等新一代信息技术融合发展，探索大数据与传统产业协同发展的新业态、新模式，促进传统产业转型升级和新兴产业发展，培育新的经济增长点。大数据在各领域的持续渗透，不可避免地影响到每一个行业和领域，也会给财务报销方式带来新的启示和挑战，而OCR技术作为应对大数据的一种技术工具也备受瞩目，将OCR技术运用到财务报销上成为一种可能。
一、传统＂报销难＂与大数据时代报销新问题
高校财务＂报销难＂问题由来已久，其形成原因是多方面的，为克服传统报销方式 ＂报销填报信息不规范＂＂报销排队等候时间长＂等问题，提高报销的效率，使报销更加方便、快捷，网上报销方式逐渐替代传统报销方式，然而，一些传统报销方式中没能解决的问题，使用网上报销方式后仍然存在，大数据时代的到来也给报销带来了新问题。
（一）高校财务＂报销难＂及其成因
对报销人而言，财务＂报销难＂主要体现在签名审批手续繁琐、排队时间过长、对各项报销规定细则和报销流程不熟悉、报销票据不合规等方面。＂报销难＂形成的根本原因在于：一方面，各级政府不断增加的经费总量加重了财务核算的负担，过多的经费使得财务前台审核工作量成倍增长;另一方面，各级政府对高校经费使用监管力度加大，出台的经费报销管理规范文件越来越多，财务人员需要花费更多时间去学习报销文件规定，并对票据的真实性、合规性、合理性进行审核。
（二）网上报销优势及其局限性
为了提高报销效率，网上报销系统已经逐渐取代传统手工填写报销方式，相比于传統报销方式，网上报销系统的优势非常明显。报销人可以很容易在网上报销系统查阅其名下各项目经费使用情况及各预算科目的剩余额度，并在此基础上填写新的报销单并生成预约单号，其中报销内容、发票金额、附件张数、付款方式选择、银行账号等均由报销人亲自录入填写，财务审核人员在财务管理核算系统中提取预约单号，系统自动生成报销会计分录，如发票合规、手续完备，就可以保存打印记账凭证，对财务审核人员来说，节约了不必要的时间花费和避免了人为错误，报销效率提高，报销等候时间得以缩短。另外，从2019年1月1日开始实施的政府会计准则制度对高校会计科目和会计分录进行了变革，高校财务系统也随之进行升级，使得提取预约单号后既能够生成会计分录，又可以自动生成预算分录，在减轻审核人员工作量的同时也减少人为失误。
网上报销系统为报销师生和财务审核人员带来方便的同时，也有其局限性。以G高校为例，2017年未采取网上报销方式，当年凭证总量为95 850张;2018年4月启用网上报销方式，全年凭证总量达130 600多张; 2019年全年凭证量突破138 000张。采取网上报销方式后，凭证量是明显上升的。这也从侧面反映，网上报销方式只是增加了报销频次，总数据量工作量并未减少，可能还有所增加。其次，网上报销方式下，报销付款方式选择、银行账号等信息都由报销人自行录入系统，一旦信息录入有误，就要被退回，又要联系报销人重新确认，无形之中延缓了报销速度。此外，网上报销方式仍没有解决签字难的问题。在发票真假判断上，仍需要依靠审核人员的经验审核。
（三）大数据时代报销新问题
大数据时代的到来影响着各行各业，也给财务报销人员带来一些新问题，最明显的就是票据形式多样化。如在日常报销中，越来越经常见到区块链电子发票。除区块链电子发票之外，也出现了区块链财政电子票据。作为一种尚在试点的新生事物，区块链电子发票目前还没有在国内全面推广，其申领、开具、查验系统相对独立，因此，在审核报销时，无法通过网上报销系统自带的电子发票查验功能查验真假，需要通过另外的查验系统单独查验，而且区块链电子发票也不可以载入已报电子发票数据库中，为避免重复报销，只能让报销人员在发票背面承诺＂该电子发票所有要素真实且不重复报销＂。
此外，对于电子发票在报销时还是需要将电子发票打印出来。在这个过程也容易有问题出现，比如有报销人在取得电子发票后，通过修图软件，修改电子发票上的发票内容，使不能报销的发票变得可以报销，该电子发票打印出来后，审核人员仅凭肉眼查验发票真假是无法查出问题的，只有增加一个步骤，使用网上报销系统中的电子发票查询功能，调取原电子发票信息，才能看出电子发票与打印出的电子发票的内容、金额、日期等是否一致。这无疑增加了审核人员来的工作量。
二、OCR技术在财务报销中的应用及优势
随着云计算、大数据时代的到来，移动互联网的繁荣发展，社会各行各业对OCR技术的需求也越来越多样化。再加上智能移动终端迅速发展，给OCR便捷化、普遍化提供了更多的可能和新的发展机遇。如果能在高校财务报销中利用好OCR技术，必将能大幅度提高报销效率，又能使审核人员从机械繁琐的工作中解脱出来。
（一）OCR技术及原理
OCR（Optical Character Recognition）技术，即光学字符识别的缩写，是通过扫描等光学输入方式，将票据、书籍、报刊和文稿等载有文字的印刷品中的文字转化为图像，再利用文字识别技术将读取的图像信息转化为计算机可以接收识别的数字信号的输入技术。OCR概念最早由德国科学家Tausheck于1929年提出，并且申请了专利。该技术可应用于有大量文字的资料的录入和处理，如文案、档案卷宗、银行票据等。早在上个世纪90年代，发达国家就开始使用OCR技术进行小规模的票据电子化处理，近几年，OCR技术开始在国内普及，尤其是金融、税务、保险等领域。目前市场上较为成熟的OCR产品有证件识别、银行卡识别、名片识别、文档识别、票据识别、车牌识别等。
（二）搭建基于OCR技术的票据自动识别平台
搭建OCR票据识别平台，可实现发票图片精确扫描、数据快速录入传输、发票信息自动识别并存储等功能。识别发票种类包含增值税专票、增值税普票、卷票、电子发票、加油票、定额发票、打车票、火车票和飞机票等。根据自动扫描的发票图片，OCR平台通过图片识别手段自动提取发票中的购买方名称、纳税人识别号、发票代码、货物名称、金额、发票专用章等信息并将其转化为财务数据，形成电子数据存档并保存在学校电子发票信息库。同时，OCR 平台将待验证的增值税发票上传提交到国税总局查验平台验证真伪，并反馈真伪验证结果。
未使用OCR技术前，报销过程中需要人工参与的环节较多，搭建OCR票据识别平台，可以减少人工操作环节，加上实时的传递和存储，既节省时间又提高准确率。对报销人来说，通过扫码、拍照，将获取的发票图像资料上传到网上报销系统发票信息库，平台可以自动识别发票上公司户名和账号，无需再手工录入，可以减少差错提高效率。同时发票信息库与税局发票查验平台联网，平台可以自动完成发票的查重验真，不需要报销人再输入发票号码;对于新兴的区块链发票，只要将查验区块链发票的平台与发票信息库联网，就可以解决区块链发票的查验问题。对于传统纸质假发票，也无需审核人员人工判断，如发票图像与税局查验平台发票信息比对不一致，还没到审核人员手中就已经审核不通过了。对于通过修图软件修改发票内容报销的情况，比较理想的状态是，平台能自动识别电子发票内容，自动从发票信息库提取以往报销出现频次较多的发票内容，并作为允许报销的发票内容范围限定，出现允许报销内容范围以外或第一次出现的发票内容，则自动审核不通过或转为人工审核，这样即使打印出来的电子发票为修改过的，但发票信息库里的数据是不能修改的，因此平台显示该张发票會审核不通过或转人工审核，从而引起审核人员的特别关注。会计档案管理人员在影像化发票的时候，也可以在发票信息库里直接提取，无需再扫描一次。
（三）搭建基于OCR的手机智能APP报销系统
在建立已对接电子发票验证系统和电子档案系统的手机智能报账系统基础上，引入OCR识别技术，手机就成为了一个配备扫描仪的可移动报账系统，可随时随地拍摄发票，掌上报销，为报销人办公提供便利服务。只要有网络，就可以通过手机、Pad等移动终端在系统平台或微信公众号中查询项目经费余额及使用情况，实现费用报销、借款等流程的提交、审批更加方便快捷，为实现远程电子签名提供基础。在经费负责人或领导出差在外的情况下，通过手机APP远程签名，可以解决紧急情况下需要补签名或重新签名的问题，缓解审核人员和报销人的矛盾，解决报销人的燃眉之急。
三、OCR技术财务报销应用中的挑战应对
（一）重视财务信息数据安全
大数据时代发展背景下，OCR技术的应用一方面使财务数据的数量增长速度越来越快，另一方面使财务数据的来源面也越来越广泛，这些庞大的财务数据量导致财务信息处理起来的难度越来越高。高校财务报销系统不只是一个独立的信息系统，在储存了大量高校重要财务信息的基础上，还与高校其他有重要数据信息的系统也紧密相联，如审计系统、教务系统和人事系统等。财务人员在财务报销系统中进行的财务报销、管理、查询等操作，都会与互联网进行数据的不断交互。如果网络安全没做好，遭到恶意第三方黑客或病毒的网络攻击而导致数据的篡改、拦截、拷贝以及传播等，从而使高校重要财务信息被泄露或恶意篡改，会给高校的财务安全带来恶劣的影响。此外，教工对个人账号和密码的保管不善，也容易造成个人信息泄露，严重的造成账号密码被篡改及盗用，造成资金损失。
（二）加强复合型人才培养
在大数据的支持下，高校财务管理工作模式发生了相应的变化，对高校财务管理人员综合能力的要求也将越来越高，仅懂得财务知识、善于财务核算的财务管理人员已经渐渐不能满足大数据时代对财务人员的需求。因此，高校要注重对财务人员的培养和升级，要求财务人员不仅要具备财务方面的专业能力，还需要提高自身的信息素养，与时俱进，主动学习一些财务系统的新增功能以及计算机网络知识，提升自身的信息技术应用能力，不断朝着复合型人才方向努力，首先实现高校财务管理在人才方面的优化创新，为真正达到财务信息技术手段创新做好铺垫。此外，由于高校财务人员基本忙于报账、核算，与信息技术人员缺乏沟通，对于财务系统使用中发现的问题和新增功能未能及时交流，因此，还需要加强财务系统工程师、财务内部技术人员和财务管理人员三者之间相互交流，使系统更符合实际使用的需要，使得信息化技术在高校财务管理工作中的作用达到最大化。
（三）重构优化财务流程
信息化时代，管理流程、财务流程和业务流程三者有机融合在一起，彼此互相关联缺一不可。对于高校而言，传统的财务管理技术与模式已无法适应大数据时代下的财务管理需求，因此为了紧跟时代的步伐，必须更新财务管理技术手段，原有的财务流程也要做出相应调整，通过完善创新原有的财务流程，提高财务数据的使用效率，从而更加合理优化配置资源。换言之，在引入OCR技术之后，财务报销流程也要做出相应优化调整。
（四）转变财务管理观念
传统高校财务管理工作专注于财务管理核算方面，比较注重财务数据资料的安全性。将信息化技术运用于高校财务管理工作中，一开始容易有担心和疑虑，因为大多数财务人员对于网络和信息技术知识并没有深入了解的基础，对于电子数据化财务资料如何安全保存并没有太多概念，对于信息技术手段信任感也比较低，从而也不易建立起与时代相符的财务管理工作理念。落后观念影响行动，传统思维模式束缚发展进程，如果高校财务不能以开放和学习的心态理解信息技术对财务工作的影响，就会在一定程度上给高校财务信息化发展造成阻碍，使高校财务管理水平提高受到影响，从更广泛的层面上讲不利于高校数字化校园的建设。因此，在海量的的财务数据面前，财务管理部门应该积极地推动并充分地融入信息化技术，将其更好地用于服务财务管理工作，为高校提供更加高效智能的财务管理方式。虽然目前OCR平台仍未发展为成熟的产品，但可以预见，这是未来的发展方向，接受这种技术并积极应用到财务管理工作中来就是一种观念转变的开始。
四、结语
大数据时代的快速发展为高校财务管理工作带来了海量财务信息，但同时也给我们提供了解决问题的技术，OCR技术就是其中之一。在此背景下，高校应顺应时代发展，实现财务报销方式方法创新，在此过程中虽然存在挑战，但相信会随着大数据技术的不断发展完善以及财务人员的努力下，克服挑战，实现高校财务报销和财务管理水平的不断提升。
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