大数据时代流动人员人事档案管理使用困境与对策
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【摘要】当今社会，信息数据共享已成为这个时代的主流。大数据的时代背景对人事档案管理提出了更高的要求。而人事档案作为记载人一生经历的载体却未能跟上时代的发展，无法满足人们的需求。本文就大数据时代流动人员人事档案管理与使用所面临的问题作出分析并提出建议。
【关键词】大数据;流动人员人事档案管理与使用;公共就业和人才服务机构
在当前大数据时代背景下，信息的使用与传播打破了时间和空间限制，共享数据成为这个时代的主流。如何更加高效对流动人员人事档案进行管理和使用，是时代对我们提出的新挑战。
一、大数据时代对人事档案管理工作提出新要求
Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、
Value（价值）、Veracity（真实性）是大数据的5V特点。人事档案需反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况。它包含的内容应是全面真实的。由此来看，人事档案包含的信息正是一项符合大数据定义与特点的重要信息资产。
然而长期以来，流动人员人事档案由于各种原因，完整性和全面性都未能做到尽善尽美。进入大数据时代，对数据人事档案信息的完整性和真实性又提出了更高的要求。同时，传统的档案管理思路是重收集保存，轻查询利用。而大数据时代要求对数据共享，收集的目的是更好地利用。
面对这种情况，山东省人社厅在2018年11月发布的《关于征求对〈山东省人力资源社会保障厅关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的实施意见〉修改意见的通知》中对我省流动人员人事档案更是提出了具体要求。文中指出我们的工作目标是＂利用3年左右时间，建成统一便捷的省级档案管理服务信息系统，建设互联互通的档案管理服务运行平台，建立规范完整的全省档案基础信息资源库，推动档案数字化进程，满足档案管理服务的信息管理、公共服务、宏观决策等方面的要求。加快推进档案管理服务领域＂一次办好＂改革，积极配合全国档案信息化建设进程，运用大数据等新技术打破档案信息孤岛，强化部门内外信息共享，推动系统联动，＂让数据多跑路，群众少跑腿＂，提升档案管理服务整体效能。
二、流动人员人事档案管理工作出现的问题
《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》中明确规范了流动人员人事档案范围，具体包括：非公有制企业和社会组织聘用人员的档案;辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案;与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案;未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案;自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案;外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案;自由职业或灵活就业人员的档案;其他实行社会管理人员的档案。从此定义中就可看出该部分档案的一个主要特征就是流动性强。而长期以来，受实体档案本身实物性质所限，各单位在办理手续时只要使用档案中的信息就必须进行实体档案转递工作。因此，流动性强也就成了该部分档案的一大特征。这部分人员档案不仅流动性强，其流动方向也十分复杂，大致可分以下几种：1.跨省市民营企业间转移。2.体制外向体制内转移。3.体制内向体制外转移。4.在职职工档案向失业部门转移。5.失业职工档案向企业转移。6.民政部门档案向人社部门转移。7.教育部门向人社部门转移。8.在职职工为办理退休向社会保险部门转移。这样一来，该部分人员档案就出现了以下几个主要问题：
（一）档案存放地分散，信息不共享。各部门办理各类就业失业等相关手续时，为审查其提供信息的真实性，不得不进行实体档案转递交接与保管。这导致流动人员档案存放地分散，而跨地区跨行业的各存档部门之间尚无信息共享条件，无法设立统一的档案查询平台。流动人员往往需要跑许多部门才能查询到自己的档案存放地。
（二）部分实际档案保管部门无法提供对外的档案借查阅服务。由于历史遗留问题，目前相当一部分数量的流动人员档案并未能及时存放至有档案管理资质的部门。而这些单位部门作为实际的档案保管者，其保管的目的是为了自己单位使用档案以方便相应手续的办理，再加上他们并无档案管理权限，不能对外开具相关证明。因此在其他部门需要档案材料，或者档案本人使用档案材料时不能够执行国家统一的借查阅程序，也不太愿意对其提供借查阅服务，这就导致流动人员档案利用率低下。
（三）档案信息资料收集困难，信息不完善。造成这种情况主要有3个原因：1.目前不少单位进行档案的保管是为了方便自己单位内部使用，他们并不注重档案材料的收集。2.大部分中小企业档案管理意识不强。人力资源专员对档案材料收集不够重视，不能够及时主动向档案管理部门递交该归档的材料。3.随着网络的发展，为方便群众，许多就业、保险等手续均陆陆续续实施网络办理，并无纸质材料生成。而由于这些手续保密性要求，这些数据信息不能够跨单位跨行业共享。在电子签章尚未普及的情况下，这就导致了手续办理完毕但却无纸质材料生成，同时由于尚未普及电子档案，生成的电子材料也无处归档。这严重影响了人事档案的完整性。
（四）目前实体档案的影像化、数字化程度较低，影响了使用效率。这主要是以下几个原因造成的。1.相当一部分档案未能存放在有资质的档案管理部门。而实际的档案存放部门在本质上是档案的使用者，而不是管理者，因此他们不愿承担其档案标准化、电子化工作。2.流动人员本身流动性强，材料生成多，不能及时归档。流动人员档案流动性强，在各档案管理部门之间频繁流动，但固定在一个部门的时间却很短。而在现有物质设备下，档案的标准化整理与电子化是需要时间的。因此各单位无法及时在短时间内对其信息实行电子化。
三、建议与设想
（一）初步实现档案存放地信息的共享。要运用大数据等新技术，实现跨地区、跨行业、跨层级数据共享与交换，打破档案信息孤岛，打破行业单位间壁垒，建立统一档案查询平台，初步实现档案存放地信息的共享。为后期档案规范存放、标准化整理做好基础。
（二）积极处理历史遗留问题产生的＂问题档案＂。有些单位原来有档案管理资质，現由于单位性质变动，档案管理资质未能及时明确，但仍存有大量人事档案。这部分档案的后续管理和转递正面临着极大的阻碍。需要对此部分档案摸底排查，并根据实际情况制定措施进行移交或整理。
（三）明确规范非档案管理部门对于档案的使用原则。应禁止无档案管理资质部门以各类理由向档案本人要求提供整份档案。明确其身份为使用者，而非管理者。
（四）加强对企业人事部门档案管理知识的培训。提高企业对人事档案的重视程度，并督促各单位人力资源专员严格执行公共就业和人才机构制定的档案材料收集制度。
（五）层层传导，建立统一联动的档案调转机制。从基层抓起，以市级为单位，建立统一的档案调转平台，启用电子签章，简化市内市级及各县区间的档案转移手续，以此类推，逐步实现覆盖全省、全国的联动档案调转机制。
（六）加快实体档案的规范整理与影像化进度。开展档案基础信息采集工作，建立部、省级集中的档案基础信息资源库。参照《干部人事档案数字化规范》，逐步建立统一规范的数字档案资源库。
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