大数据时代企业采办管理研究与探讨
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朱毅 刘星
【摘 要】随着科学技术的进步，我们逐渐步入信息化、大数据时代，在石油行业，采办管理也逐渐实现信息化。本文主要对大数据时代下采办信息化管理的意义以及手段做了简要分析，以供参考。
【关键词】大数据；采办管理；研究与探讨
在计算机技术飞速发展的时代背景下，人们依靠互联网进行工作、生活更加方便快捷，其给人类带来了新的理念和思维，因此受到众多领域的青睐。各个企业在实施管理时，信息化管理有助于加强企业的管理力度，提高管理效率，为企业发展提供强大的技术支持。
对于石油行业而言，其从开采到销售涉及的产业链很多，拥有庞大的数据，石油企业要想运行管理有序，就必须挖掘数据处理的潜在需求。在大数据的环境下，企业需要通过对风险以及成本效益等进行分析，构建数据库，实施信息化管理，使有用的数据信息能够真正发挥其价值。根据实际情况，企业还可以适当建立数据共享中心，各个部门可以通过数据共享中心提供的信息，采取针对性的对策，以此来改善企业的管理水平和效率，使企业的管理顺应时代发展潮流，从而提高企业的经济效益，促进企业的快速长久发展。
一、采办信息化管理的意义
企业实施采办信息化管理不仅可以降低企业运营成本，提高工作效率，还可以使企业内、企业间的竞争更公正、透明。
（一）增强采办的透明度
在计算机技术尚未得到普及与推广的时候，采办信息基本上都是通过手工记录，这样的采办方式透明度不高，因此企业能够轻易躲避上级检查，进而实现企业的自身利益。而实施信息化管理后，所有操作都是在计算机上进行，在网络上对外是公开的，因此采办过程更加的透明。同时，相关的监督部门还可以通过从网上查看采办过程等信息来更好地制定管理策略，在一定程度上打击了腐败行为，使采办流程更合理合法，企业管理更有序。另外，采办信息化还可以有效避免传统手工记录字迹不清楚等漏洞，既节省了时间，又提高了数据的准确性，使企业采办工作更加方便快捷。
（二）打破地域限制，增加有效供应商，降低采办成本
对于投招标方面，企业通过实施采办信息化管理，有效地打破了地域的局限性，扩大到了企业的供应商资源，也方便了企业了解更多的市场信息。企业通过构建数据库，进行专业的信息化管理，可以将供应商资源进行规整，从而找出更合适的供应商，增加有效供应商。
在信息化采办的管理下，各地区的供应商拥有平等的竞争机会，由此增加了有效供应商的数量，也使竞争更加充分和完全，有利于为公司创造客观的效益。通过网络招标，供应商不必再亲自跨地区进行商谈，大大节约了出差时间和费用等成本，也避免了纸质文件的繁杂，从而节省了企业与供应商的交易成本，有利于双方的合作与发展。
（三）提高采办数据分析能力，增强采办管理的科学性
通过构建数据库，所有的数据都被整合到数据库里，采办人员不必担心数据的丢失，能够随时进行查询，了解物资的具体信息，挑选出合适的供应商。这对采办部门来说，也是评估制度的一种方式。另一方面，将数据汇入数据库，可以实现指标的量化，有利于采办人员对数据进行计算和分析，提高了采办数据分析的能力，便于制定更加合理的采办决策，增强了采办管理的科学性。
数据被整合到数据库后，所有信息都将展示在网络平台上，信息更加公开透明，人们可以随时查看想要的数据和信息。企业各部门之间交流了解物资情况不必进行逐级传达，减少了信息传达时间，节约了时间成本，利于企业的效益最大化。另外，上级领导还可以通过平台直接查询物资状况，进一步做出采办决策，制定相应的工作计划。
二、传统采办的弊端
传统采办的各个环节基本上都是人工进行，为避免人为錯误，采办的要求常常较为严格，分工过细，物资信息要逐级传达，这在一定程度上延长了信息获取的时间，耗费了大量的时间成本。另外，人员的逐级传达难免会出现一定的漏洞，信息的准确性与各环节负责人的责任感以及对信息的理解程度有关，如果负责人的理解出现偏差，物资信息的准确性就得不到保障，不利于采办的管理，影响了采办工作的质量。另外，由于对物资的库存及需求量等信息了解不及时，使得采办数量缺乏科学性和合理性，极易导致库存积压或者缺货断货，严重阻碍了工作的进展，给施工带来一定的麻烦，不利于企业的经济效益。
物资采办不是由单一部门独立完成的，它涉及多个部门，而物资的数据信息的传达又是人工记录和传送的，这增加了采办人员的工作量，其需要耗费过多的精力，既不利于调动采办人员的积极性，又降低了其工作效率。另外，由于纸质信息不能实现实时共享，这给各个部门获取信息带来了不便，信息利用率不高，同时各个部门的要想利用物资信息常常需要重新整理，造成了重复劳动，也降低了工作效率。再者，传统的采办方式难以实现实时监督管理，没有科学的供应商评估系统，不能实现供应商资源的充分利用，增加了管理供应商的难度。
三、采办流程的信息化
（一）物资需求信息化
物资管理人员在获取需求信息后，可以随时查看物资的库存情况，倘若物资剩余充足，则直接申请物资出库即可；倘若物资余量不足，则在相应系统中填写物资请购单，上报经理，待审批后转交财务部门，若申请量合理，则通过审批并由总经理审核签字，若申请量超过了预算，则财务部门的工作人员应该标注清楚预算外的需求并将其返回给经理，由经理填写需求说明并上报总经理，总经理审核后作出决定。
（二）招投标过程信息化
企业在进行招标时，应当建立信息化招标平台，通过将招标文件和公告等一系列相关资料、信息发布到官网平台，使信息流管理更加规范和安全。只有构建相应的平台，才能保证招标的信息化建设与发展。在我国现阶段，已经出现了专门的电子招标网络平台，这对企业来说是一大福利。倘若企业有足够的人才与能力，也可以建立自己的招标平台，便于使用和管理。
物资的采办只有经过总经理审批后才可以实行，一般总经理通过办公系统即可对请购单进行审核，采办部通过需求量和相应的分析决策出采购的方式。如果条件允许，也可以将标准设置在办公系统里，通过系统决策出采购方式。倘若需要进行招标采办，则按照相关法律标准制作招标书，会同其他部门协调完成。如果招标规模较大，企业在能力范围内无法制作出完整的招标书，则可以委托第三方机构进行制作。
对于大型招标，在招标书制作完毕前，相关部门就应该着手联系相应的网站，洽谈招标广告的具体内容，从而将采办的信息公布于众。需要注意的是，招标广告中应该展示出电子招标平台的网址，以确保招标涉及的各个环节都在同一招标平台进行，相关供应商应该在规定的时间内进行注册，避免影响后期的投标。负责招标的部门应该将招标书放置在网络平台上，如果有供应商需要，其完成注册后可以通过购买来自行下载招标书。
决定投标的供应商应该在指定的时间内将投标文件上传到招标平台，其文件应该加密，确保文件的保密性。待开标当天，投标供应商再同时将文件解密，一同参与唱标等活动。解密的文件会发送给企业的相关负责人，由其进行评标，招标委员会在商议后将评标意见及结果发布在平台上，由此确定合作的供应商，招投标过程全部结束。
整个招投标过程全部在电子招标平台上完成。因此电子招标平台的选取或建设维护至关重要。
（三）合同签署及执行过程信息化
授标工作完成后，采购部或者招标委员制作合同，制作合同的过程中将供应商信息（名称、银行信息等）、货物信息（清单、数量、单价等）由内部办公系统自动提取并与财务、库房管理等部门共享。合同文本在内部办公系统会签后，发送给供应商签署。合同签署完成后，进入合同执行阶段。
在合同执行中，负责催交催运的是采购方。如果供应商是企业长期的合作伙伴，则可以与之构建网络连接，由此实现信息共享，便于以后的合作和沟通。倘若构建了网络连接，系统应包含供应商的计划表和企业的采购订单，通过网络发送，供应商根据订单需求进行供货。除此之外，企业财务部门还可以通过该系统了解物资信息和资金使用情况，便于后期物资的储备工作。构建这樣的网络系统既可以方便双方进行信息交流，减少信息传递时间，也可以节省大量的劳动力，提高工作效率，而且通过系统了物资情况，也有效避免了库存堆积或者库存不足等现象，降低了企业管理成本，提高了企业的运行效率。
如果供应商不是企业长期的合作伙伴，则双方沟通的主要途径是合同中约定的方式，一般是通过电子邮件进行。供应商通过电子邮件将物资的情况发送给企业，企业由此得知备货情况。合同中都会有供货时间限定，如果企业发现供应商的供货速度太慢，可以按照合同进行催交催运，也可以对供应商提出进度整改的要求，防止供货商供货不及时给企业造成不必要的损失。
供应商如期将物资交付给承运人后，承运人将订船（航班）信息、船期（航班时间）、集装箱信息等传输给采办部门，采办部门便可根据上述信息跟踪货轮、飞机甚至某个集装箱的运动状态，从而了解货物的方位及到港时间。目前，这些信息可以随时通过互联网获得，仅需要承运人告知准确的信息并将互联网信息纳入公司的采办信息化管理系统即可。
四、采办数据的信息化
（一）供应商管理
供应商管理是以供应商选择和分析为前提，建立供应商库和供应商网络，构建企业和供应商之间的战略合作关系而实施的管理活动。大数据在供应商管理中最核心和有价值的应用是建立和完善供应商管理数据库。
通常供应商管理数据库包含供应商的各类信息，具体来说包括以下几点：第一，供应商的注册资金、组织结构等，这些信息都属于基本信息，同时还含有产品的质量、公司的服务水平等内容，通过对这些信息进行整合，根据产品属性对其进行分类，一般对这些数据信息掌握的越多，越有利于采办的管理；第二，包括供应商的信誉度以及企业对供应商履约情况的评估信息，供应商履约情况评价的主要指标有业绩情况、管理能力、价格竞争力、质量安全环保管理体系、交付能力、服务能力、技术和工艺方案、战略合作意愿、信息化和创新管理水平等。中标的供应商，其与招标方签订的合同内容会被录入到数据库中，另外，以上提到的所有信息，也必须通过互联网从相关部门提供的平台中获取，还需要实现和电子招标平台的对接，实现＂一地受罚、处处受制＂的招投标信用管理机制，依托电子招投标平台，建立统一的招投标违法违规行为记录公告平台，形成互联网信用共享机制，实现严格的企业准入和禁入机制，从而充分发挥激励守信和惩戒失信的作用。
倘若招标方与供应商能够达成共识，最好能够实现数据库的诚信履约信息与业绩信息的互通，这样不仅为评估系统的建立提供了有力的保障，还使评估方案更具有权威性与说服力。供应商为了避免承担较大的违约成本，通常会主动遵守承诺，使双方交易合作更加顺利。
（二）采办计划管理
准确把握采办目标，科学分析各项因素需求是采办计划中的一项重要工作。采办需求一般包括功能、价格以及其他需求等。需求分析是采办计划管理中的重要环节。寻找潜在投标人是需求分析的一项工作内容，大数据的应用可以帮助更高效地获取潜在商品信息，有助于降低交易成本，可以进行深入的数据挖掘和精细化管理，建立采办需求计划管理数据库，统一各个参数的定义，整合市场上千差万别的采办信息化平台。随着市场的发展，各个体系开发公司之间的竞争增大，为了扩大市场，各开发公司必须考虑自己的系统与其它公司的兼容对接问题。在开发自己系统的同时，完成与其它公司相关体系的衔接，促进整个行业的发展。
体系平台的整合是一项系统工程，本身受到各种因素和环境的影响和制约。但可以肯定的的一点就是在规划阶段就必须开始考虑各方面的整合问题。在基础信息的数据采集和数据整合过程中，必须考虑到采办信息化平台的数据共享和互联互通。只要尽早进行科学的整合，其调整的成本就会大大降低。
只有做好了体系的对接以及平台的整合，才能将数据的价值最大化，才能使采办信息化落到实处，使其为企业发展发挥出应有的作用。
五、结语
综上所述，企业要对未来发展做出合理的决策，离不开数据的支撑，在大数据时代背景下，企业采办管理必须建立信息化系统，以便采办人员通过数据库了解更多的物资信息。企业管理人员用该拥有大数据理念和思维，通过不断创新以适应社会发展的步伐，充分利用采办数据库里的信息，使其发挥最大价值，为企业采办管理工作提供强有力的数据支撑，进而促进企业的快速发展，提高企业效益。
【参考文献】
[1]陆其琛.国有企业物资采购信化探析.商场现代化，2011（10）：13～14
[2]周翔.唐立新.信息化在石油企业物资采购管理中的应用研究.科技创业月刊，2009（06）：90～91