浅谈如何提高办公室工作人员办事效率

　　摘 要：办公室是一个综合性的机构和部门，发挥的是服务性作用。主要负责协调部门间的合作、进行公司与外部的事务联系，起到承前启后的作用。其工作效率的高低直接决定单位的企业文化和管理水平。为了实现较高的办公室工作效率，必须不断探索实现高效运行的途径和办法。
　　关键词：办公室；工作人员；办事效率；途径
　　办公室的工作看起来比较复杂和琐碎，但是地位相当重要，是整个单位工作中不可缺少的一部分。其工作效率的高低直接决定单位的企业文化和管理水平。只有保证高质量、高效率的工作状态才能体现单位良好的精神风貌。为此，要不断寻求提升办公室人员工作效率的方式和模式，推进办公室工作的发展和完善。
　　1.办公室人员要做好工作计划
　　1.1 办公室人员的办事效率在很到程度上取决于工作计划的制定。所谓计划，也就是要对自己接下来进行的工作做到心中有数，了解在什么时间具体做什么事情，防止临时抱佛脚现象的发生。工作计划既有文字性的，也有铭记于心的。具体工作内容可能发生诸多变化，只有提前做好预测，才能应对一些临时发生的、极为被动的情况，收到意想不到的效果。从表面上看，计划不可能尽善尽美，但是一个工作概要就可以使后续工作变得得心应手。在现代的管理制度和模管理式中，计划显得极为重要，占据重要的地位。在不同的时间段制定不同的工作计划，如日计划、周计划、月计划、年计划等。除了一个较为系统的、长远的计划外，还要近期的工作计划及安排。计划要按照事情的轻重缓急进行安排，将最重要的事情安置在最为关键的位置，将所有精力都分配到这项工作中，并从各方面的支持和协助。
　　1.2 办公室的工作往往灵活多变，计划要分清主次，同时主计划和备份计划也是必不可少的。在进行文件的草拟时，要注意准备详尽的资料，为实现高质量的文案提供有力的支持。针对一项工作任务，多想几个备选方案，这样才能应对各种不同的状况的发生。办公室人员办事只有做好充分的计划及准备，才能应付各种突发情况的发生。
　　2.营造有井然有序的办公秩序
　　2.1 对于公文、文件、资料要放在合适的位置，要做到井然有序。这样才能保持较为清晰舒适的办公环境。办公桌上的物品纷乱复杂，各种不同类型的文件堆积在一起，毫无章法可循；抽屉里文件不做规范管理，随便摆放，乱作一团；有的办公室里文件没有进行系统的分类，也没有根据特点而放置在不同的位置。此时如果想在文件堆里找某个文件，难度极大、费时多，需要极大的工作量来完成，耽搁了一些重要的事情。有时有可能将其当垃圾处理了都有可能。其后果很严重。不但影响降低办事效率，还有可能造成单位机密的泄漏。
　　2.2 文件的存放情况直接体现一个人的责任感和办事态度，甚至反应一个人的个性。文件的存放可以遵循下面几个原则：以文件的来源为依据，进行不同层次的存放；按照文件的类型和性质进行存放；按照文体进行分类存放。总之文件的存放要充分考虑以上几个因素，易于查找。同时还要做定期整理。
　　3.从点滴做起，做到一丝不苟
　　办公室的工作纷繁复杂，既有决策性的大事，也有细微的小事，都要做到认真负责，否则会影响整个团队的工作效率。由于工作范畴广，事情涉及方方面面，单凭脑子是记不住的。这时最原始的办法就是用笔记录。记录的主要内容包括：日常活动、单位重大事件、领导安排的事情、自己认为即将发生的事情。将近期的事情记录下来以后，要定时翻看。先办最急的事情，而后按照计划逐一完成。对于上级交代的事情要标注清楚，及时汇报完成。详细记载事情发生的几要素，办完一件消除一件，争取做到不掉事。为了防止忘记某些事情，要注意几点：想起一件，立即执行；能在短时间完成的事情要即时就办，防止被其他事情干扰而忘记；当日的事情尽量做到当日毕，防止第二天忘记。
　　4.进行适度的思考
　　做任何事情都要掌握一个合适的度。只有这样，才能将事情处理得恰如其分，在提高工作效率的同时，令各方都满意。因此，办公室人员一定要针对工作进行适度的思考。办事情要果断，不要举棋不定，在经过＂适度思考＂后，才能有效地提高办事效率。办事要公平与公正，做事要有章可循，以制度为依据，严谨混入个人方面的情感；做事灵活多变，防止本本主义，在遵循基本制度和规矩的同时，做到灵活多变。总之，适度的思考将事情处理得恰如其分，也就顺势提高了工作效率。
　　5.做事情要有始有终。
　　在办公室的工作中，要坚持要有始有终的原则，防止一件事半途而废，特别对于后期的工作，更要给以足够的重视，满怀信心、精力充沛地去完成。任何事件都分为开始阶段、完成经过、最后结束三个阶段。缺少任何一个过程都不能称之为完成。因此，为了保证一件事的善始善终，办公人员应该做到：对于一些重大、紧急、上级交代的任务要主动进行监督及时催促；一项事情安排以后，要进行及时的跟踪，做好落实工作；在一些单位内，针对自身状况制定一些规章制度和规范，应该切实履行，否则将造成资源和时间的浪费；对于一人经手的事情要办到底，尤其是事件的后期，要顶住压力和困难，精力充沛地投入其中，排除困难和阻力，进行最后一拼，防止前功尽弃，以达到提高了办事效率。
　　6.善于总结，不断积累经验。
　　人们认识事物的过程是从实践到认识、再实践、再认识的过程。一个人素质和能力的提升也是这样一个循环往复的过程，显示的是一个渐进性的规律。在完成一项工作后，要进行阶段性的概括，实现经验的积累和经验的总结。将低层面的感性思想转化为深一层的理性思维，将一些琐碎的东西系统化。这些总结工作对于办公室人员素质的提高和能力的增强有着显著的作用。人的素质提高了，办事效率也就提升了。为此，办公室人员要高度重视这项总结性工作。不能只顾埋头干，不看前方的路。同时，办公室人员要善于对有价值资料进行搜集和整理，养成记笔记的习惯。
　　7.统筹协调与顾全大局相结合。
　　办公室人员必须要具有全局思想，能够顾全大局，要从单位的全局出发，进行工作的计划和安排。只有站在全局的高度，才能较好地实现协调，促进各个部门进行意见的交流。在明确了各自的责任后，各部门的积极性就得到充分调动，形成了凝聚力。正确处理内部和外部的关系，进行阶段性部署，做到办事缜密周到，尽量避免错误，减少矛盾的发生。办公室人员将事情处理得井井有条，使内部和外部实现了较为顺畅的沟通，切实提高了办事效率。
　　结束语：
　　办公室是一个综合性的职能部门，起到协调和监督的作用。其工作质量、面貌直接代表了一个单位的精神风貌，体现了管理模式的正确性以及管理水平的高低。而作为主体的办公室工作人员要勤于在日常的工作中进行思考，具备缜密和严谨的工作态度，养成良好的工作习惯，明确区分不同性质、级别的工作任务，按照计划逐一完成。总之，办公室工作人员要想实现效率的提升，必须善于积累经验，发挥理性思维的作用，要有持之以恒的精神，对于工作要有始有终。办公室工作人员只有抓细节，做到心细，认真对待工作中的每一件小事。不断提升办公室人员的管理素质和管理能力，才能最终实现办公室工作的高效率。
　　参考文献：
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