试论如何做好档案保密管理与利用

　　摘要：随着社会的迅猛发展，档案资源的社会价值开始被社会公众所重视，这就涉及到档案保密管理和利用工作。只有把这项工作做好了，才能维护党和国家以及企事业单位的安全和利益。文章主要就如何做好档案保密管理与利用进行了相关的分析，以供参考。
　　关键词：档案;保密管理;利用
　　档案是社会信息资源，不但要重视其载体的保管保护，更要重视档案密级调整、、监督、保密。档案保管人员要在在提高认识、大力协调的基础上严格执行解密划控的时间标准，为企业的生产技术服务。
　　一、档案保密管理工作的重要意义
　　作为人类社会各项实践活动的真实历史产物，档案所具有的原始真实凭证功能及其权威性是现实客观存在的，是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限，在开放档案为社会服务的同时全面做好保密工作，这是档案资料使用管理中的重要环节。
　　二、档案保密管理存在的问题
　　（一）档案保密管理技术手段低
　　要想将档案的保密工作做到位，就必须要具备相应的保密手段。但是这种技术手段在当前的企业中并不常见。究其原因是企业档案的保密工作意识不强，由此阻碍了档案管理水平的提升。我们应该将先进的技术应用到档案管理中，使档案管理与技术手段完美的结合，促进保密工作的发展。另外，档案的管理工作也应该得到重视，只有工作人员具备认真的工作态度，才能运用多元化的技术手段促进档案管理的保密工作得到进一步发展，保证档案管理的安全性。
　　（二）档案管理人员的素质有待进一步提高
　　首先，有的单位档案管理意识薄弱，只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训，对档案管理工作没能给予足够的支持。其次，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足。以上所述严重制约着档案管理工作的发展。
　　（三）档案保密管理的制度不全面
　　部分档案管理部门未能严格依照《档案法》以及《保密法》中的相关规定，制定完善的档案保密规章制度，导致档案管理工作在落实过程中缺乏相应的指导依据。而且部分档案管理部门虽然针对档案保密管理工作有明确的规章制度要求，但是缺乏相应的落实执行措施，导致各项制度形同虚设，难以形成强有力的档案保密管理体系。
　　三、档案保密管理的改进方法
　　（一）使用各种新型档案保密管理技术手段
　　多媒体以及电子档案的保存方式主要有两种，一种是借助于存储盘进行保存，另一种则是直接存储与网络数据服务器上。对于通过存储盘等存储介质保存的电子档案资料，重点应该做好存储介质的安全保管，定期进行消磁以及修复，避免档案数据资料的丢失。对于存储于网络数据库内的档案资料，则首先应该强化与网络数据库相关的计算机信息系统的管理，通过设置内外网隔离或者是登录访问权限，并设置完善的防火墙，保证档案资料不会受到非法的窃取。此外，如果保存档案资料的计算机出现损坏需要修复时，应该严格按照相关的保密管理规章规定，上报档案管理保密委员会，由指定的电脑维修部门对电脑进行修复处理，避免涉密计算机中档案资料的流出泄露。
　　（二）要进一步提高档案管理人员的各项素质
　　档案专业工作人员必须热爱档案事业，有较强的事业心和责任感，并具备一定的文书学、档案史、档案管理学、档案文献编纂学等专业基本知识，最重要的是档案管理人员必须熟悉自己所管理的档案的内容及密级。这就要求我们具备较强的信息素质、学习能力及记忆能力。所以这就要求我们档案管理人员，必须注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式来提升自己，熟悉档案工作的各个环节并按其基本要求努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率、提高档案质量。通过外出交流的方式，与其他单位进行学习、讨论、交流，将好的档案管理方法进行应用，促使档案管理工作更科学、更实用。
　　（三）建立健全的档案保密管理制度
　　完善档案保密体系应该从实际情况出发，根据不同的使用群体进行分类整理，将保密程度按照借阅量的多少进行由高到低的排列，这样就能够有效的掌握档案的借阅与利用。另外，还应该在此基础上建立起相应的监管体系，一方面，加强档案的审批，进行层层把关，这样做能够保证档案借阅的安全性，使其能够及时归还，另一方面，建立起该制度，能够避免发生信息外泄的状况。
　　四、如何做好档案的利用工作
　　（一）完善监督措施
　　在档案利用过程中，难保不会发生什么不好的事情。档案管理人员要根据不同的利用目的和不同的利用人员，做好监督工作。工作人员要仔细检查翻阅被利用过的档案或案卷，一旦发现问题，要及时查处，并在档案利用登记簿上备注说明，如果发现损毁档案较严重的现象，要及时报告给上级领导，并采取措施，挽回损失。
　　（二）正确处理好档案保密与管理利用的关系
　　在日常生活中，档案管理人员要尽心尽职地工作，重视档案保密。因为保守机密是每个公民应尽的义务，同时也是档案管理工作人员的神圣职责。机密档案必须保密，但是档案保密的目的之一也是为了利用，如果为了保密而将档案束之高阁，就不能发挥档案的应有价值，所以，档案要在不泄密的前提下，在有限范围内加以利用。
　　五、结束语
　　总之，在档案管理工作中，档案保密和档案维护安全始终是放在首位的，在能够保障档案保密以及维护安全的基础下，进行科学管理，能够极大的提高档案的使用价值，进而能够有效的避免由于档案的泄露造成重大损失这一情况。
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